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Comment respirer avec ses mails en 5 étapes [fr]

[en] Five steps to feeling on top of your e-mail, with the new Gmail inbox.

Cet après-midi, j’ai aidé une amie à reprendre le contrôle de sa boîte de réception. Voici une marche à suivre (sous Gmail) pour vous aider à faire de même.

1. activez la nouvelle boîte de réception

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La nouvelle boîte de réception va trier pour vous vos e-mails, séparant les pubs, les messages provenant des réseaux sociaux, les mailing-listes, et les alertes automatiques.

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Ce qui est très sympa avec cette nouvelle boîte de réception c’est que le compte des mails à traiter n’inclut pas ceux des colonnes secondaires. Gmail vous indique en tête de colonne qu’il y a des nouveaux mails, mais dès que vous allez regarder, le compte disparaît. Gmail trie vos mails de façon à ce que ceux que vous avez besoin de traiter se trouvent dans la boîte principale. Tous les autres, c’est “pour info”.

2. créez des filtres

Si un e-mail n’est pas à sa place (en particulier s’il est dans votre boîte primaire alors qu’il ne devrait pas y être), déplacez-le sous l’onglet approprié. Gmail vous propose immédiatement de filtrer ainsi les autres mails de ce correspondant.

Des fois, c’est plus compliqué. Beaucoup de gens envoient des “newsletter” sauvages depuis leur boîte mail normale, par exemple (au lieu d’utiliser un service comme MailChimp). Comment faire le tri entre leurs mails-newsletters collectifs et les mails qui nous sont destinés?

Deux schémas courants:

  • la personne adresse l’e-mail-newsletter à elle-même, avec tout le monde en copie cachée
  • la personne n’adresse l’e-mail directement à personne, juste avec des copies cachées

Deux solutions:

  • le premier cas est simple: on spécifie dans le filtre que ce sont les e-mails de cette personne à elle-même qu’il faut filtrer
  • deuxième cas, un peu plus délicat: on peut indiquer qu’on filtre les e-mails de cette personne qui ne nous sont pas adressés.

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On peut demander à Gmail de faire passer un mail directement à l’archivage (sans passer par la boîte de réception), lui appliquer un label, ou le rediriger dans une des colonnes de la nouvelle boîte de réception.

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Où commencer? Avec votre boîte de réception principale. Commencez en haut, et à chaque fois que vous rencontrez un mail qui devrait en fait aller dans une autre colonne ou bien carrément passer direct à l’archivage, faites un filtre pour lui.

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3. archivez sans classer

Une grande part du stress de l’e-mail provient de cette boîte de réception sans fond, qu’on ne vide jamais, qui se remplit sans cesse, qui contient un mélange de choses traitées, à traiter, passées, et présentes. Si on est du genre à penser qu’il faut trier et classer ses mails, c’est encore pire: c’est une tâche sans fin.

La nouvelle inbox de Gmail ainsi que les filtres permettent d’en ralentir le remplissage. Il faut maintenant prendre soin du vidage.

La boîte de réception ne devrait contenir que deux types de mails:

  • les mails qu’on n’a pas encore regardés, et qui sont peut-être à traiter
  • les mails ouverts auxquels on n’a pas encore répondu ou sur lesquels on doit agir (= à traiter)

On ne voit donc dans sa boîte de réception que des chose qui requièrent une action de notre part. Il est complètement inutile de laisser trainer dans sa boîte de réception des vieilleries dépassées, des mails informatifs déjà lus, des e-mails auxquels on a déjà répondus.

Si on travaille sur un bureau, on garde la surface de la table relativement libre pour les affaire courantes. Le reste, ça va dans les tiroirs ou les armoires.

Il y a toutes les chances que les mails plus vieux que quelques semaines aient “disparu” de votre champ de vision. Soyons honnêtes, vous n’allez pas les traiter, sauf si on vous relance (= un nouveau mail) ou si vous y pensez à cause d’un événement extérieur. Ils n’ont donc plus rien à faire dans votre boîte de réception. Il faut donc les archiver, mais non les trier (si vous devez remettre la main dessus, une recherche sera bien plus efficace que de longues fouilles dans un système de libellés ou de dossiers bien trop complexe).

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Sélectionnez tous les messages plus vieux qu’une certaine date, et appuyez sur le bouton Archiver.

Pour ceux qui restent, sélectionnez tous les messages de la page, puis déselectionnez sélectivement (Cmd/Ctrl+clic) ceux qui doivent rester dans votre boîte de réception car vous devez encore les traiter. Archivez.

4. archivez sans merci au quotidien

Quand vous ouvrez votre inbox, la première chose à faire est de régler leur sort aux nouveaux mails: les déplacer dans les autres colonnes si c’est là qu’ils appartiennent, créer un filtre s’il y a lieu, y jeter un oeil.

  • Si une fois le mail lu il n’y a plus rien à faire, archivez-le immédiatement.
  • S’il demande une réponse courte et simple, répondez immédiatement.
  • Envoyez toujours vos mails à l’aide du bouton “Envoyer + Archiver” — une fois que vous avez répondu à un mail, c’est à votre interlocuteur de jouer, il n’a donc plus aucune raison d’encombrer encore votre champ de vision quand vous ouvrez votre boîte mail.

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Encore une fois: ne perdez pas de temps à classer vos mails. Vous les retrouverez suffisamment facilement grâce à la recherche. Et avec le temps économisé en classement, vous pouvez vous permettre de perdre de temps à autre une dizaine de minutes pour retrouver un e-mail bien caché.

De temps en temps, faites inbox zero: traitez tout ce qui reste à traiter dans votre boîte de réception, et reportez sur votre liste de tâche les e-mails qui résistent. Quant aux colonnes “secondaires”, il suffit de temps en temps de tout sélectionner et d’archiver, car vous aurez déplacé dans la boîte principale les éventuels mails demandant de l’attention de votre part au fur et à mesure.

5. et les libellés?

Les libellés peuvent être utiles si vous devez grouper des e-mails qui ne sont pas faciles à regrouper grâce à une recherche. Par exemple, tous les mails concernant le projet X. Mais attention: si les mails de votre projet X contiennent systématiquement certains mots-clés (=> recherche facile) ou proviennent toujours des deux mêmes interlocuteurs (recherche facile aussi), ne vous fatiguez pas à les libeller!

Associés aux filtres, les libellés permettent aussi de classer automatiquement certains types d’e-mails pour pouvoir faire des recherches parmi eux facilement.

Plus utile (et toujours avec les filtres), ils aident à rendre visibles certains e-mails dès leur arrivée. On peut donner une couleur de fond à un libellé, et donc “marquer” les e-mails d’un client important, ou qui nécessitent d’être particulièrement réactif.

De façon générale: utilisez peu de libellés, et triez très peu à la main.

Votre boîte mail vous fait-elle étouffer? Cette méthode vous est-elle utile? Faites-vous autrement pour éviter de vous sentir dépassé par votre courrier électronique?

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S'organiser… en fonction du niveau de stress? [fr]

[en] I tend to grow out of my "GTD" systems. Initially, I found myself wondering if I shouldn't simply accept that I'm somebody who needs to change systems every few months (victim of "the magic of novelty"). However, I'm now inclined to think that I might need different time/task management systems depending on how stressed I am. It seems logical, after all, that the best way to keep your head out of water when you're on the verge of sinking is not necessarily the best method to be productive when you're not afraid of drowning.

Il y a une dizaine de jours, me promenant dans mon cher Chablais vaudois (je vous dois des photos, et aussi du Bol d’Or, je suis irrécupérable), je méditais tranquillement sur ma tendance (irrécupérable) à sombrer dans la procrastination. En effet, après quelques mois très chargés et productifs, rythmés par les petits billets colorés “à faire” sur mon bureau, la pression s’est relâchée, l’été est arrivé, et… je pétouille.

J’ai toujours bien des choses à faire, je vous rassure, mais je ne suis plus en train de courir derrière les deadlines. (Je suis disponible pour de nouveaux mandats, en passant, ne comprenez pas dans ce “bien des choses à faire” que “Steph est surbookée et n’a de temps pour rien, comme d’hab'”.) Et, misère, les petits billets colorés sur mon bureau ont l’air d’avoir perdu leur pouvoir de m’aider à organiser mon temps.

Ma première idée fut la suivante: peut-être que je suis simplement quelqu’un qui est très susceptible à la magie de la nouveauté, et que je dois simplement changer régulièrement de méthode d’organisation. Peut-être faut-il simplement que j’accepte que “j’use” mes systèmes de gestion du temps, et qu’au bout de quelques mois, il me faut simplement en trouver un autre.

Quelques kilomètres plus loin, ma réflexion avait suivi mes pieds et avancé également: peut-être que l’usure des méthodes de gestion du temps n’était pas une fatalité. En effet, une différence majeure entre la Grande Epoque des Petits Billets Colorés (février-avril) et maintenant est mon état de stress. Je suis beaucoup moins stressée. Et comme toute personne qui a un peu tendance à être motivée par l’urgence et les épées de Damoclès, l’absence de stress signifie que je me laisse un peu emporter par mon envie de me la couler douce.

On comprend donc aisément que les piles de petits billets roses et bleus sur mon bureau, destinés avant tout à me permettre de me concentrer sur les quelques tâches les plus urgentes du jour, ne fonctionnent plus vraiment.

Moralité: j’ai peut-être simplement besoin d’avoir à ma disposition une palette de méthodes à utiliser en fonction de mon état de stress.

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Décortiquer sa crevette sans douleur [fr]

Une méthode infaillible pour décortiquer une crevette sans larmes ni grincements de dents, et surtout, sans en mettre partout sur ses doigts et dans l’assiette du voisin.

[en] How to get the shell off prawns easily with a knife and fork, without putting prawn everywhere (including on your fingers and in the neighbour's plate).

J’adore les crevettes. Surtout les grosses, celles qu’on trouve dans la fondue chinoise au poisson, dans les plats de fruits de mer, et dans les buffets indiens à  volonté.

Le problème avec les crevettes (je suis certaine que êtes au courant), c’est qu’il faut les décortiquer. Une rapide observation au restaurant ou lors des repas de famille pourra confirmer que cette opération est généralement douloureuse et frustrante: les morceaux de carapace jonchent l’assiette, la table, et même parfois le sol; les doigts des convives sont enduits d’une substance à  l’aspect peu ragoûtant, et surtout peu approprié parfois au standing du lieu de sustentation.

Pour ma part, j’ai développé au fil des années une technique qui me permet de décortiquer rapidement et sans les doigts notre aimable crustacé, m’offrant ainsi la possibilité de me gaver de ce délice culinaire alors que mes commensaux en sont réduits à  se bagarrer avec leurs crevettes durant tout le repas.

Vous aussi, apprenez cette merveilleuse méthode de décorticage, qui fera l’admiration de vos amis et rendra jaloux vos frères et soeurs! Pour la modique somme de CHF 89.95, vous pouvez commander le fantastique guide illustré qui résoudra à  jamais vos problèmes de décorticage de crevettes. Commandez dès maintenant! Stocks limités!

Trève de plaisanterie. Comme je l’ai déjà  dit mainte fois, je n’ai pas l’esprit commercial (ce sera ma perte). Je vais donc partager avec vous, gratuitement et en direct, ce secret inestimable qui augmentera de façon sensible votre plaisir à  déguster de la crevette.

Avant les instructions proprement dites, une petite remarque à  l’attention de nos lecteurs qui fréquentent la crevette-fondue-chinoise: une crevette très cuite semble (d’après notre étude) résister avec plus d’énergie au déshabillage qu’un crevette moins cuite. Si donc vous aimez les crevettes trop cuites, que vous laissez nager trois heures dans le caquelon avant de les repêcher, ne vous étonnez pas si la méthode détaillée ci-dessous ne fonctionne pas parfaitement.

Allons-y:

  1. Attirez dans votre assiette une crevette cuite bien dodue. Coupez-lui la tête et la queue.
  2. A l’aide de votre couteau et de votre fourchette, tenez-la sur le côté ou sur le dos (cherchez la position qui vous convient le mieux, on est tous différents!) et plantez-lui bien profondément votre fourchette dans le ventre, entre les pattes, dans le sens de la longueur. Le plus dur est fait.
  3. Maintenez la crevette bien fermement sur le dos à  l’aide de votre fourchette. (Si votre fourchette est bien plantée, cela ne devrait pas être un problème.) Ne la laissez pas s’échapper!
  4. Glissez votre couteau entre ses pattes et chatouillez-lui les côtes afin qu’elle se déroule un peu. (Les crevettes n’ont pas de côtes, bien sûr, mais allez là  où elles en auraient.)
  5. Quand vous sentez que la position est bonne, vous allez inciser la carapace ventrale sur toute sa longueur. Comme la fourchette se trouve au milieu, vous allez inciser la crevette un peu sur le côté, tout près des pattes. Ne faites pas une incision trop profonde! On ne désire pas couper la crevette, juste la carapace.
  6. Une fois l’incision faite, glissez délicatement votre couteau dans la fente, entre le côté de la crevette et la carapace (les côtes, vous vous souvenez?), jusqu’à  ce que le couteau soit presque entièrement entre la crevette et la carapace.
  7. Maintenez la carapace sur l’assiette avec le couteau et extrayez-en la délicieuse crevette grâce à  votre fourchette, qui doit être encore fermement plantée dans la bête.
  8. Si tout s’est bien passé, il vous reste une carapace de crevette presque entière sur l’assiette, et une crevette toute nue sur la fourchette. (Au pire, il lui restera quelques pattes, qui peuvent être aisément retirées avec le couteau.)
  9. Savourez la crevette et l’admiration de vos voisins de table, puis attaquez la suivante!

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