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Google Docs: savez-vous partager un document? [fr]

[en] This is my French weekly newsletter that gives tips and simple explanations to use our daily digital tools better.

Ma newsletter hebdomadaire “Demande à Steph” est archivée ici pour la postérité. Chaque semaine, un tuyau ou une explication touchant à la technologie numérique, ou une réponse à vos questions! Inscrivez-vous pour recevoir directement la prochaine édition. Voici l’archive originale.

Si vous avez un compte Google (ou une adresse Gmail), vous avez aussi Google Drive et la suite bureautique de Google: Docs, Sheets, Forms, etc.

C’est un peu l’équivalent de Office de Microsoft: Word, Excel, Powerpoint. Mais c’est Google. Et c’est en ligne, au lieu de vivre sur votre ordinateur.

Tous les documents de cette suite peuvent être partagés, et on peut collaborer dessus en temps réel: plus besoin de faire des allers-retours interminables de versions diverses d’un document par e-mail pour le fignoler à plusieurs!

Voici comment partager un document. Je vous montre avec un document texte, mais le principe est le même pour tous les documents que vous pouvez créer à partir de Google Drive.

Pour créer votre document, allez simplement à l’adresse http://docs.google.com. Dans votre document, vous verrez en haut à droite un bouton bleu pour partager:

Ce bouton donne accès à l’interface de partage, qui vous permet:

  • d’ajouter un collaborateur via son adresse e-mail (choisissez si la personne peut modifier, commenter, ou seulement voir le document)
  • de créer un lien “magique” qui donne automatiquement le droit de voir ou de modifier le document à quiconque clique dessus (pratique mais attention à la confidentialité!)

Quand vous ouvrez le document alors que quelqu’un d’autre travaille dessus, vous pouvez voir où cette personne est dans le document, et même la voir taper!


Si vous connaissez déjà tout ça, transférez ce mail à une personne avec qui vous aimeriez pouvoir collaborer avec les documents en ligne Google. Peut-être que ça lui donnera envie…

N’oubliez pas que vous pouvez toujours m’envoyer vos questions, que ce soit pour des informations supplémentaires ou pour proposer un sujet pour la semaine prochaine.

Using Google Docs for Small Team and Project Management [en]

[fr] Pour gérer des petites équipes et des projets de modeste envergure, simplement utiliser les documents partagés de Google Docs peut vous sauver la mise et diminuer grandement les communications inutiles. Par exemple, un document texte avec la timeline, les éléments clés du projet, les next actions... Pas besoin de se casser la tête à rentrer ça dans un programme dédié!

I regularly work with small teams of people, particularly when wearing the blog editor or blogger relations consultant hat. I love using Google Docs to keep everyone in the loop. It’s not a very structured way of doing things, but it works well enough.

I usually have one text document which contains an outline of the timeline, project description, decisions to make, and an action list of who does what. It’s shared with everyone and team members ideally update it as we go along.

If there is a larger group of people involved, I might set up a Google Groups discussion list so we can all communicate with each other.

For lists of people (bloggers to invite or accredit, posts to publish/review…) I make a spreadsheet that I share with all people involved, again.

I also use shared folders so we can try to collect all project-related documents in one place.

Using these shared documents avoids dealing with e-mail attachments (urgh!) which are forever out-of-date (“got the latest version?”) and minimizes to-and-fro communication just to know where things are.

However, it remains really important to have phone calls or face-to-face meetings in parallel — shared documents alone aren’t going to make your project run itself!

This post is 1/10 of the #back2blog challenge. Blogged today too — congrats to all:

Google Forms: Multiple Choice, List, Checkbox [en]

[fr] Attention: dans Google Forms, "multiple choice" n'est en fait pas un choix multiple. Il faut utiliser "checkbox" pour ça.

Like I did last year, I’m currently preparing the blogger accreditation request form for the LeWeb’09 conference in Paris (if you’re not a blogger and want to come, be sure to grab a very early bird ticket before the end of September — if you’re a student, get in touch with Géraldine). We’ll by the way shortly be letting you know which dates the form will be open for you to request an accreditation.

This is not the purpose of this post, however. I was a bit mystified by the difference between the “multiple choice”, “list”, and “checkbox” elements one can use to build a form using Google Forms, so I decided to build a quick test case to see how things worked. Brace yourself for a surprise (the test form is below, with explanations):

Loading…

Summary?

  • list is your normal “one choice only” drop-down list, no surprise here
  • checkbox is your real multiple choice list, with optional “other” choice which can be filled in manually
  • multiple choice is very poorly named, and is in fact a radio button “one choice only” list, but which allows an extra “other” choice which can be filled in manually

In all cases, multiple values are stored in a single spreadsheet cell as a comma-separated list. View the resulting spreadsheet.

I hope this will save somebody the trouble of working it all out themselves like I had to do!