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Comment respirer avec ses mails en 5 étapes

[en] Five steps to feeling on top of your e-mail, with the new Gmail inbox.

Cet après-midi, j’ai aidé une amie à reprendre le contrôle de sa boîte de réception. Voici une marche à suivre (sous Gmail) pour vous aider à faire de même.

1. activez la nouvelle boîte de réception

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La nouvelle boîte de réception va trier pour vous vos e-mails, séparant les pubs, les messages provenant des réseaux sociaux, les mailing-listes, et les alertes automatiques.

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Ce qui est très sympa avec cette nouvelle boîte de réception c’est que le compte des mails à traiter n’inclut pas ceux des colonnes secondaires. Gmail vous indique en tête de colonne qu’il y a des nouveaux mails, mais dès que vous allez regarder, le compte disparaît. Gmail trie vos mails de façon à ce que ceux que vous avez besoin de traiter se trouvent dans la boîte principale. Tous les autres, c’est “pour info”.

2. créez des filtres

Si un e-mail n’est pas à sa place (en particulier s’il est dans votre boîte primaire alors qu’il ne devrait pas y être), déplacez-le sous l’onglet approprié. Gmail vous propose immédiatement de filtrer ainsi les autres mails de ce correspondant.

Des fois, c’est plus compliqué. Beaucoup de gens envoient des “newsletter” sauvages depuis leur boîte mail normale, par exemple (au lieu d’utiliser un service comme MailChimp). Comment faire le tri entre leurs mails-newsletters collectifs et les mails qui nous sont destinés?

Deux schémas courants:

  • la personne adresse l’e-mail-newsletter à elle-même, avec tout le monde en copie cachée
  • la personne n’adresse l’e-mail directement à personne, juste avec des copies cachées

Deux solutions:

  • le premier cas est simple: on spécifie dans le filtre que ce sont les e-mails de cette personne à elle-même qu’il faut filtrer
  • deuxième cas, un peu plus délicat: on peut indiquer qu’on filtre les e-mails de cette personne qui ne nous sont pas adressés.

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On peut demander à Gmail de faire passer un mail directement à l’archivage (sans passer par la boîte de réception), lui appliquer un label, ou le rediriger dans une des colonnes de la nouvelle boîte de réception.

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Où commencer? Avec votre boîte de réception principale. Commencez en haut, et à chaque fois que vous rencontrez un mail qui devrait en fait aller dans une autre colonne ou bien carrément passer direct à l’archivage, faites un filtre pour lui.

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3. archivez sans classer

Une grande part du stress de l’e-mail provient de cette boîte de réception sans fond, qu’on ne vide jamais, qui se remplit sans cesse, qui contient un mélange de choses traitées, à traiter, passées, et présentes. Si on est du genre à penser qu’il faut trier et classer ses mails, c’est encore pire: c’est une tâche sans fin.

La nouvelle inbox de Gmail ainsi que les filtres permettent d’en ralentir le remplissage. Il faut maintenant prendre soin du vidage.

La boîte de réception ne devrait contenir que deux types de mails:

  • les mails qu’on n’a pas encore regardés, et qui sont peut-être à traiter
  • les mails ouverts auxquels on n’a pas encore répondu ou sur lesquels on doit agir (= à traiter)

On ne voit donc dans sa boîte de réception que des chose qui requièrent une action de notre part. Il est complètement inutile de laisser trainer dans sa boîte de réception des vieilleries dépassées, des mails informatifs déjà lus, des e-mails auxquels on a déjà répondus.

Si on travaille sur un bureau, on garde la surface de la table relativement libre pour les affaire courantes. Le reste, ça va dans les tiroirs ou les armoires.

Il y a toutes les chances que les mails plus vieux que quelques semaines aient “disparu” de votre champ de vision. Soyons honnêtes, vous n’allez pas les traiter, sauf si on vous relance (= un nouveau mail) ou si vous y pensez à cause d’un événement extérieur. Ils n’ont donc plus rien à faire dans votre boîte de réception. Il faut donc les archiver, mais non les trier (si vous devez remettre la main dessus, une recherche sera bien plus efficace que de longues fouilles dans un système de libellés ou de dossiers bien trop complexe).

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Sélectionnez tous les messages plus vieux qu’une certaine date, et appuyez sur le bouton Archiver.

Pour ceux qui restent, sélectionnez tous les messages de la page, puis déselectionnez sélectivement (Cmd/Ctrl+clic) ceux qui doivent rester dans votre boîte de réception car vous devez encore les traiter. Archivez.

4. archivez sans merci au quotidien

Quand vous ouvrez votre inbox, la première chose à faire est de régler leur sort aux nouveaux mails: les déplacer dans les autres colonnes si c’est là qu’ils appartiennent, créer un filtre s’il y a lieu, y jeter un oeil.

  • Si une fois le mail lu il n’y a plus rien à faire, archivez-le immédiatement.
  • S’il demande une réponse courte et simple, répondez immédiatement.
  • Envoyez toujours vos mails à l’aide du bouton “Envoyer + Archiver” — une fois que vous avez répondu à un mail, c’est à votre interlocuteur de jouer, il n’a donc plus aucune raison d’encombrer encore votre champ de vision quand vous ouvrez votre boîte mail.

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Encore une fois: ne perdez pas de temps à classer vos mails. Vous les retrouverez suffisamment facilement grâce à la recherche. Et avec le temps économisé en classement, vous pouvez vous permettre de perdre de temps à autre une dizaine de minutes pour retrouver un e-mail bien caché.

De temps en temps, faites inbox zero: traitez tout ce qui reste à traiter dans votre boîte de réception, et reportez sur votre liste de tâche les e-mails qui résistent. Quant aux colonnes “secondaires”, il suffit de temps en temps de tout sélectionner et d’archiver, car vous aurez déplacé dans la boîte principale les éventuels mails demandant de l’attention de votre part au fur et à mesure.

5. et les libellés?

Les libellés peuvent être utiles si vous devez grouper des e-mails qui ne sont pas faciles à regrouper grâce à une recherche. Par exemple, tous les mails concernant le projet X. Mais attention: si les mails de votre projet X contiennent systématiquement certains mots-clés (=> recherche facile) ou proviennent toujours des deux mêmes interlocuteurs (recherche facile aussi), ne vous fatiguez pas à les libeller!

Associés aux filtres, les libellés permettent aussi de classer automatiquement certains types d’e-mails pour pouvoir faire des recherches parmi eux facilement.

Plus utile (et toujours avec les filtres), ils aident à rendre visibles certains e-mails dès leur arrivée. On peut donner une couleur de fond à un libellé, et donc “marquer” les e-mails d’un client important, ou qui nécessitent d’être particulièrement réactif.

De façon générale: utilisez peu de libellés, et triez très peu à la main.

Votre boîte mail vous fait-elle étouffer? Cette méthode vous est-elle utile? Faites-vous autrement pour éviter de vous sentir dépassé par votre courrier électronique?

3e #back2blog challenge (5/10), avec: Brigitte Djajasasmita (@bibiweb), Baudouin Van Humbeeck (@somebaudy), Mlle Cassis (@mlle_cassis), Luca Palli (@lpalli), Yann Kerveno (@justaboutvelo), Annemarie Fuschetto (@libellula_free), Ewan Spence (@ewan), Kantu (@kantutita), Jean-François Genoud (@jfgpro), Michelle Carrupt (@cmic), Sally O’Brien (@swissingaround), Adam Tinworth (@adders), Mathieu Laferrière (@mlaferriere), Graham Holliday (@noodlepie), Denis Dogvopoliy (@dennydov), Christine Cavalier (@purplecar), Emmanuel Clément (@emmanuelc), Xavier Bertschy (@xavier83). Follow #back2blog.

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Pet Peeve: Marketers and Advertisers Cold-Sending Junk E-mails

[fr] Un truc qui m'énerve: les e-mails non-sollicités me proposant des liens ou autres ressources pour mes articles. Ou de la pub pour mon blog.

I’m sure you all get these. They’re bloody annoying. Here’s the last one I got:

Subject: Interested in Purchasing Advertising: http://climbtothestars.org/

Hi,

I need this type of placement could you do this?

1. We will provide php file with plugin source code
2. Webmaster will need to FTP to root folder of blog, then open folder wp-content/plugins
3. Webmaster will need to create folder ‘footerlinks’, then enter that folder and upload php file that we provided
4. Webmaster will need to log into blog admin area, click ‘Plugins’ in left menu, click ‘Installed’ in submenu, find plugin named ‘Footer Links’ and click ‘activate’ link
5. After that links will appear at the bottom of the blog like here [redacted] see our links in footer.

Very simple work just 1,2 minut only,Our links show on your old ABOUT PAGE.

i can give you $200 for uploading our php file for 1 year time period only.

Let me know are you agree if you agree then send me paypal id please.

Waiting for your Answer

Thanks

And another:

Subject: Interested in Purchasing Text links Advertising

I am basically interested for business reasons. I found your site:”http://climbtothestars.org/” really enchanting and would like to buy a number of text-links on your website. Let me know if you would like to hear more of this.We will provide php file with plugin source code.i need links on your old Post.Give you all instructions.I can offer you a good price.

Or:

Subject: Partnership with an OTA

Dear Editor,

I would be interested in buying a simple text based advertisement on your website.

The advert will be text, not a visual banner. It will appear on a single page of your website.

The text link will be Travel related ( ex: airplane ticket,airfare, etc.. )

We pay an annual fee to you as soon as the advert is live. It is a straight forward process and we work with you to make sure we fit naturally with your site.

If interested we can also provide you with Unique Travel Articles.

Please let me know if you are interested and I’ll send you more details.

If Possible can you send me a link of the page where you would accept advertising on?

Here is one of the latest, which prompted me to write today:

Subject: An Inquiry About an OpenCourseWare Database

I’m reaching out to you because I was extremely impressed with the content that you have created on digitalcrumble.com/post/306596904/the-copy-editors-old-bugaboo-about-not-using. As a writer and researcher in the education field, I sometimes find it very difficult to track down good web resources for prospective students–I just wanted to say that you’ve done a great job with your site.

Do you have any interest in adding a supplemental resource that provides your readers with links to hundreds of OpenCourseWare classes? I think could be really valuable for your site’s visitors because the classes are free and cover a wide variety of subjects.

If you’re not the right person to contact, can you let me know who is?

Adding insult to injury, my silence resulted in three follow-up e-mails over the last months. Three! Sure, following up is good. But at some stage it morphs into pestering.

Follow-up #1

I wanted to follow up with you and make sure you had received my email I sent a little bit ago regarding my research project, [redacted].

I had contacted you initially because I believe the readers on your site would find our OpenCourseWare informative and valuable. It would be great to have you include a link to the resource somewhere on your site. Do not hesitate to get back to me with any questions!

Thanks, I look forward to working with you!

 

Follow-up #2

I hope all is well! I am writing to follow up with you about the resource — [redacted] — I sent you a few days back. Let me know if I can answer any questions for you in regards to it or myself.

Thanks for your help. I look forward to hearing back from you!

 

Follow-up #3

I hope this message reaches you well. I am following up with you to see if you had the opportunity to review the resource that I sent you?

Please let me know what you think, I look forward to hearing any feedback you might have.

In your book, do these contact attempts qualify as spam? For me, they aren’t technically spam, as they seem to have been sent out by hand and by human being robots, and therefore do not really meet the criteria for automated mass-sending.

But the end result is pretty much the same. They’re just noise. How do you deal with them? Respond, or straight to the spam box? Or ignore, at the risk of being pestered?

If you know more about the (misguided?) process that results in this kind of junk arriving in blogger mailboxes, I’d love to hear about it.

Here are a few other choice morcels for you, and I’m out to enjoy the Spain sun a while.

Subject: Education News Resource Inquiry

I recently came across your page at digitalcrumble.com/post/306596904/the-copy-editors-old-bugaboo-about-not-using.

I am emailing you because I am a contributor to the online education publication, EducationNews.org, and have been active in spreading the message about it. The site is a vast resource of education news from K-12 and higher education policy and politics all the way to education technology. The editorial efforts of the site have been cited by the New York Times, Washington Post and Cato Institute while also being added as an educational resource in the New York Times Education section.

Given the quality of our writing and breadth of topics discussed, I thought this resource could be of interest to you and those who frequently visit your site. Please let me know what you think; if interested, it would be great to see it listed on your site for others to read and refer to.

Thanks for your help and I look forward to hearing from you soon.

 

Subject: Graphic on How Taking a Break is Saving Your Life

My name is Kayla and I came across climbtothestars.org after searching for people that have referenced or mentioned workplace health. I am part of a team of designers and researcher that put together an infographic showing why skipping out on your work break might be killing you. I thought you might be interested, so I wanted to reach out.

If this is the correct email and you’re interested in using our content, I’d be happy to share it with you. :)

 

Subject: Infographic about How Plastic Bags are Suffocating the World

My name is Kayla and I came across climbtothestars.org after searching for people that have referenced or mentioned the importance of living green. I am part of a team of designers and researcher that put together an infographic showing why plastic bags are ruining the environment and the impact of plastic bag bans. I thought you might be interested, so I wanted to reach out.

If this is the correct email and you’re interested in using our content, I’d be happy to share it with you. :)

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Gmail: essentiel d’activer la double identification (avec téléphone)

[en] Haven't turned on Google two-factor authorization? Do it now, or you risk being the next Mat Honan.

Pour mes lecteurs plus francophones, dans la série “sécurité internet de base”, il est essentiel d’avoir pour votre e-mail non seulement un bon mot de passe, unique, et que vous ne partagez pas, mais également d’activer l’authentification en deux étapes.

C’est le genre de système qu’utilise votre e-banking depuis des lustres: pour vous connecter, vous devez donner votre mot de passe (=quelque chose que vous savez) et prouver via un code reçu par SMS que vous êtes en possession de votre téléphone mobile (=quelque chose que vous avez). Ainsi, le simple crack de votre mot de passe ne suffit plus à rentrer dans votre boîte e-mail.

Une fois activée la double authentification, Google va générer à votre demande des mots de passe à usage unique pour les services et applications que vous avez besoin de connecter à votre compte Gmail. Par exemple, votre logiciel de chat pour Google Talk, votre client e-mail sur votre ordinateur si vous en utilisez un, ou un réseau social qui voudrait accéder à vos contacts pour vous aider à démarrer.

Pas convaincu encore? Lisez Matt Cutts, patron de l’anti-webspam chez Google, qui vaporise un certain nombre de mythes (oui, si vous perdez votre téléphone, il y a quand même moyen pour vous d’accéder à votre e-mail!). Il a écrit cet article suite au hacking assez dramatique dont a été victime Mat Honan (en gros, perdu toutes ses données dans l’histoire, y compris toutes les photos de la première année de vie de sa fille). Si cette triste histoire ne vous motive pas à prendre un tout petit peu sérieusement la sécurité de votre identité en ligne… je ne peux rien faire pour vous!

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Drive, Practical Wisdom, Money and Congress, Alone Together

[fr] Quelques lectures, vidéos, podcasts.

A few random thoughts about stuff I’ve been reading. Or maybe, random pointers to stuff I’ve been reading. Or watching.

I had a chat the other day with a friend about needing to make time for “serious reading” (that I want to do!) and we both decided to try and fit in 30 minutes of reading during lunch break when we didn’t have meetings or appointments. I think this has motivated me to get back on the podcast-listening and talk-watching track too. Interestingly, I’m seeing collisions between the various things I’m reading/listening to/watching from various sources.

Anyway. Start with Drive, the book I’m reading. It’s about motivation. I’m around page 30 so far, and it’s talking about the intrinsic/extrinsic motivation stuff I’m so interested in since I bumped into it whilst reading The How of Happiness. Now read I Was a Warehouse Wage Slave, a rather chilling account of what happens on the other end when you order stuff online (physical stuff, that is stored in warehouses, and needs to get to you). No place for intrinsic motivation of any kind in there.

And here’s a TED talk by Barry Schwartz (the guy who wrote The Paradox of Choice) on using our practical wisdom. What’s that? Quoting from memory, it’s about wanting to do the right thing, and knowing where and how to bend the rules to do the right thing. Barry gives examples of how rule-ridden our culture (particularly American culture) has become.

And in the same vein, watch Larry Lessig explain how money corrupts congress, and how it can be stopped. Sobering.

This morning I decided to listen to an RSA talk (I subscribed to their podcast ages ago but haven’t yet really listened to anything). I picked one with a title that appealed to me: Alone Together, title of a book by Sherry Turkle. She talks about two things, mainly. Robots is the second. It’s a huge topic: how willing we are to enter into relationships with machines designed to imitate the behaviours of living/sentient/caring beings — and the consequences of that.

But that’s less interesting for me right now than her thoughts on always-on mobile connectedness: smartphone in hand, we always have the option of bailing out of our lives with each other. She gives the great example of the 15-year-old birthday party. When everyone wants to leave, it gets uncomfortable. They have to talk to each other. Say that they’re leaving. Now, they just “disappear” into Facebook and avoid having to confront that uncomfortable moment.

We have this capacity to leave where we are physically to go someplace else, which is easier. And avoid facing moments where maybe we need to learn something as a human being — growing moments.

Later in the discussion, she talks about our inflated expectations of responsiveness from one another. This is a topic that’s dear to my heart. I strongly believe that we should not cave in to being “always available” and “ever responsive”. Sherry says that before e-mail, when professors were asked if they would contribute to a publication, the average response time was 3 weeks. Now it’s 1.5 days. We’re not thinking anymore. We’re responding as fast as our fingers can type on our Blackberries. She suggests trying to answer an e-mail with “I’m thinking” to see the reaction. Maybe I’ll try. :-)

Update 16h45: oh yes, forgot this one. More hours does not mean more productivity.

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Orange Link nous demande nos mots de passe: pas au point!

[en] There is absolutely no excuse, in 2010, for asking people to enter their Gmail, Facebook or Twitter passwords on third-party sites. And that is precisely what the "social media to SMS" service Orange Link is doing for Gmail and Twitter, though they got Facebook right. Laziness or scary cluelessness?

Orange Link est un service d’Orange.ch qui nous permet de recevoir des alertes SMS de services comme Twitter, Facebook, et Gmail (et aussi, d’envoyer des SMS à ces services).

Orange Link

Très cool. J’espère en passant qu’ils sont aussi en train de bosser sur un partenariat avec Twitter comme l’ont fait d’autres opérateurs.

Ce qui est beaucoup moins cool c’est qu’ils nous demandent nos mots de passe Twitter et Gmail!

Orange Link - BAD BAD password anti-pattern

Regardez ce que je disais en avril 2008, il y a plus de deux ans:

I have an interest in social network portability (also called “make holes in my buckets”) — I gave a talk on SPSNs from a user point of view at WebCamp SNP in Cork recently — and I am also concerned that in many cases, implementations in that direction make generous use of the password anti-pattern (ie, asking people for the password to their e-mail). It’s high time for design to encourage responsible behaviour instead. As the discussion at WebCamp shows, we all agree that solutions need to be found.

Les gens ont tendance à être d’une naïveté affligeante avec leurs mots de passe, tant dans le choix de ceux-ci que l’insouciance avec laquelle il les prêtent à autrui ou les entrent sur n’importe quel site qui le leur demande.

Il est irresponsable de la part d’une entreprise comme Orange.ch d’encourager les gens à entrer leur mot de passe sur un site qui n’est pas celui du service en question. On est en 2010, loin de la situation en 2008 référencée plus haut, et OAuth et autres services du genre sont une réalité. Texprezzo et Textendo, qui fournissent la technologie derrière Orange Link, ne nous demandent d’ailleurs pas notre mot de passe Facebook, mais utilisent Facebook Connect pour accéder à notre compte.

Orange Link -- Good

Facebook | Request for Permission

Il n’y a donc aucune excuse pour ne pas procéder avec les technologies similaires à disposition pour Twitter et Gmail. Début 2009, Twitter était sur le point d’implémenter OAuth, ce qui a été fait depuis lors — lire la FAQ de Twitter sur OAuth. Quant à Google (pour Gmail), eh bien, depuis mars 2010 (enfin!) ils parlent aussi OAuth.

Je ne sais pas s’il faut en conclure qu’ils s’en fichent ou qu’ils sont mal informés/inconscients — mais à ce point, j’avoue que ça ne m’inspirerait guère confiance.

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Liste de discussion n’est pas newsletter

[en] I write a weekly column for Les Quotidiennes, which I republish here on CTTS for safekeeping.

Chroniques du monde connecté: cet article a été initialement publié dans Les Quotidiennes (voir l’original).

Malgré tout le foin qu’on fait aujourd’hui autour des médias sociaux, on est loin d’être à l’heure où la participation active de tous en matière de communication numérique va de soi. Exemple: la liste de discussion par e-mail.

Elle n’est pas jeune, la liste de discussion. Elle est même plus vieille que le web. Et pourtant… mes tentatives de mettre en place des listes de discussion parmi des populations “moyennement connectées” se heurtent souvent au fait que les gens peinent à s’imaginer y participer activement — ou alors n’osent pas.

Regardons ça de plus près.

Il y a, tout d’abord, l’omniprésence de la newsletter, forme de mailing-liste dont le propriétaire communique en masse avec les abonnés. Les abonnés peuvent s’ils le désirent répondre au propriétaire de la liste, mais pas aux autres membres. (En passant, la newsletter c’est le scénario “poli”, parce que souvent, les mass-mailings sont gérés de telle sorte qu’il est impossible de se désabonner sans devoir affronter en personne le gestionnaire de la liste.) La newsletter éclipse tant sa petite soeur la liste de discussion que les gens sont “formattés” à voir les communications par e-mail à de multiples destinataires comme étant à sens unique, et sont tout surpris quand ils apprennent qu’ils pourraient eux aussi écrire à tout ce monde.

Ensuite, il y a le fait que la liste de discussion représente, malgré son caractère purement numérique, une prise de parole en public. Ceux d’entre nous qui avons l’habitude d’enseigner, d’animer ou diriger des groupes, de nous exprimer dans les médias, ou d’intervenir comme orateurs oublions facilement à quel point la prise de parole publique ne va pas de soi pour la grande majorité des gens. Il ne faut pas, à mon avis, sous-estimer cette difficulté.

Troisièmement, il y le frein qu’à défaut de mieux, je nomme “ça n’intéresse personne” ou “ça n’intéresse pas tout le monde”. C’est l’idée si quelqu’un n’a pas absolument besoin de savoir quelque chose, eh bien, il est plus prudent d’éviter de lui donnere cette information. Pour éviter des ennuis, ou simplement éviter de fatiguer notre interlocuteur. On ne communique que ce qui est nécessaire: cloisonnement et rétention d’information, avec en prime une conception du destinataire un peu “pauvre victime” qui ne saurait pas se défendre contre un déluge d’informations qui ne lui sont peut-être pas capitales.

La philosophie de communication accompagnant internet et les médias sociaux, sans aller nécessairement jusqu’à la transparence radicale et absolue, est assez différente: à moins qu’il soit dommageable de diffuser cette information, diffusons-la donc! En tandem avec des outils qui permettent de filtrer l’information ainsi diffusée ou d’attirer à soi celle qui nous intéresse, le résultat est une communication bien plus fluide et productive.

Finalement, il convient de noter que dans notre utilisation des technologies de la communication plus “classiques”, les échanges se limitent généralement au dialogue. Les conversations à plus que deux sont rares. Téléphone, SMS, tout se limite à la communication entre une personne et une autre. L’adoption d’une nouvelle technologie est facilitée par l’existence de comportements compatibles soutenus par des technologies existantes. Ici, on a peu de points de repères pour les échanges entre de multiples personnes se trouvant au même niveau — sauf peut-être la réunion. Du coup, la liste de discussion met les gens dans une situation sociale avec laquelle ils sont peu familiers.

Voilà le problème posé. Après, il faut y chercher des solutions, et ça, c’est une autre paire de manches… pour une prochaine semaine peut-être!

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La newsletter, carnet d’adresses de 2010

[en] I write a weekly column for Les Quotidiennes, which I republish here on CTTS for safekeeping.

Chroniques du monde connecté: cet article a été initialement publié dans Les Quotidiennes (voir l’original).

En affaires, on le sait, le carnet d’adresses, c’est primordial. Permettez-moi de diviser ce carnet d’adresses en deux:

  • les relations, d’une part, à savoir les personnes que font partie de notre réseau
  • les clients ou potentiels clients, d’autre part, à savoir les personnes que l’on tente d’intéresser à nos services ou nos activités.

C’est une division discutable, je vous l’accorde. Voyons tout de même. En 2010:

  • les relations, on les garde “à portée de main” via les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter, etc.)
  • les clients (ou futurs clients), on leur envoie une newsletter.

A nouveau, schématisation un peu à l’emporte-pièce, mais qui permet de situer l’importance de ce qui suit.

Trop de structures (surtout petites) ne savent pas comment gérer convenablement une newsletter, et travaillent avec des listes d’adresse manuelles ou des “groupes” à l’intérieur de leur logiciel e-mail (Outlook ou Notes par exemple). C’est dramatique! Premièrement parce que tenir ces listes à jour (et propres) à la main est un travail de titan si on veut le faire convenablement. Et deuxièmement, tout simplement parce que c’est vraiment impoli. Carrément.

Que vient faire la politesse là-dedans? Eh bien, j’imagine que comme moi, vous appréciez assez peu de recevoir des pubs dans votre boîte aux lettres (le nombre d’autocollants “pas du pub” semble témoigner du fait que ce sentiment est assez bien partagé dans nos contrées). J’imagine aussi que côté e-mail, surtout si vous tentez de ne pas vous y noyer, vous n’aimez pas trop recevoir de spam. Vous avez d’ailleurs des filtres (efficaces, espérons-le) pour ça.

“Mais ma newsletter, ce n’est pas du spam,” protesterez-vous! Vous truffez votre newsletter d’informations vitales et fascinantes à vos yeux, mais le sont-elles aussi pour chacun de vos destinataires? Certes, vous avez probablement raison à strictement parler: un spam, c’est un e-mail commercial non sollicité et envoyé de façon automatisée. Si vous avez manuellement copié-collé vos adresses e-mail depuis le fichier où vous les conservez précieusement, votre newsletter ne répond probablement pas au critère d’automatisation requis pour qu’on puisse la traiter de spam. De plus, vous ciblez certainement un peu vos destinataires (enfin j’espère). J’utilise donc des mots qui choquent — vous voyez le procédé — mais j’espère ainsi vous faire un peu réfléchir: la limite entre la newsletter commerciale gérée un peu maladroitement et le spam en bonne et dûe forme est ténue.

Que faire? Ne renoncez en aucun cas à votre newsletter, elle est un outil précieux si vous savez l’utiliser correctement, et elle le restera durant les années à venir. Par contre, asssurez-vous que chacun destinataire puisse se désinscrire très facilement (quelques clics) et sans avoir besoin d’intéragir avec un être humain. C’est très embarrassant de devoir demander à un ami ou une connaissance de bien vouloir arrêter de nous envoyer sa super newsletter mais qui franchement ne nous intéresse pas. C’est au destinataire de contrôler s’il désire ou non recevoir des informations de votre part.

Dans le même ordre d’idées, invitez les gens à s’inscrire à votre newsletter plutôt que de les y abonner de force. Mieux vaut avoir 100 destinataires qui ont envie de recevoir vos communiqués que 1000 qui l’envoient directement à la poubelle sans passer par le start. Tenter de s’imposer dans la boîte e-mail d’un client potentiel n’est pas une bonne stratégie.

La solution? Utilisez un service en ligne dédié pour votre newsletter. Fini le bricolage à la main. Quelques suggestions qui me viennent immédiatement à l’esprit (il y en a des tas d’autres, demandez autour de vous):

  • Google Groups ou Yahoo Groups: gratuits, support quasi inexistant pour Google Groups, mais ça marche suffisamment bien (c’est personnellement la solution que j’utilise)
  • MailChimp: moins gratuit (le compte gratuit est limité) mais semble très bien, y compris le support
  • PopList: francophone!
  • Mailman: si vous aimez les solutions maison (à installer sur votre serveur)
  • AWeber ou Emailvision: ça, c’est déjà plus l’artillerie lourde…

Je vous souhaite plein succès avec vos newsletters… polies!

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My Journey Out of Procrastination: Doing Things Now

[fr] Une clé pour procrastiner moins: faire les choses à mesure. Evident, bien sûr, mais important. Pour pouvoir faire les choses à mesure, ralentir, prendre le temps. Comprendre au fond de soi et pas juste dans sa tête qu'une tâche effectuée maintenant ne sera pas à faire plus tard.

This is the fifth post in my ongoing series about procrastination. Check out the previous ones: Five Principles, Perfectionism, Starting, and Stopping, Getting Thrown Off and Getting Unstuck, and Not Running (Firewalls and iPhone alarms).

Obviously, doing things now (as opposed to later) is the remedy against procrastination. If you do things now, then you can’t procrastinate them, right?

Now that the obvious is out of the way, let’s dig a little. Doing things now is both the result of not procrastinating and part of the cure against procrastination. This means that if we understand what’s going on, and manage to make a habit of doing certain things immediately, we have a key to easing the accumulation of incoming tasks on the procrastination list.

At one point in my life (the “when” is a little fuzzy here) I really understood (deep down inside) that if I did something now, then it meant that I wouldn’t have to do it afterwards. I’m sorry for stating the obvious. Everybody knows this. But between knowing it in your head and knowing it in your gut, there is a difference. The procrastinator’s gut believes that if you don’t do it now, with a bit of luck you’ll be able to continue ignoring it safely until the end of time.

So read this again: if you do something you need to do now, you will not have to do it later.

I know that one decisive “aha!” moment in that respect was when I reached the “2-minute rule” part of GTD. Here’s what this rule is about: when you’re in the “processing” phase of GTD, going systematically through a pile of stuff and deciding what you need to do about each item — but not actually doing it, just making decisions and putting tasks in the system for later — well, there is one situation where you do what needs to be done instead of putting your next action in the system, and that’s when it takes less than 2 minutes to deal with the task. The logic behind this is that putting a task in the system and retrieving it later is going to take two minutes or so — so you’ll actually spend less time if you just do it now. Also, a 2-minute interruption in your processing is not the end of the world.

The trick here is to use a timer — if the timer goes off and you haven’t finished what you thought would be done in 2 minutes, then you stop, put the task on the right list, and continue processing.

Now, I’m not saying that this is where I got the “do it now” revelation, but it’s definitely one blow of the hammer that helped drive that particular nail in.

Another moment I remember is when clicking around on a few links on the FlyLady site brought me to Bratland. I like this metaphor of the “inner brat”, the part of you who finishes the toilet roll but doesn’t put a new one on for the next person (who, if you live alone, is going to be you). The brat who spills the milk and doesn’t clean up, so it ends up caking the kitchen counter and it takes you 5 minutes to get rid of it instead of 30 seconds. I started keeping a kind but firm parental eye open for my inner brat, and that is something that helped me not create more work for myself by letting things drag along.

One area I managed to put this in practice rather well is e-mail. If an e-mail comes in my inbox, and I answer and/or archive it straight away, it won’t be sitting there looking at me next time I go into my inbox. I know this goes against the “deal with your e-mail only twice a day” (or whatever) rules — I’ll write more about why I think my way of dealing with e-mail works, though.

But clearly, if you are the kind of people for whom tasks tend to go onto todo lists to die or weigh on your conscience for months, there is a decisive advantage to not letting them get on the list in the first place.

Related, but not exactly in the “doing things now” department: I have a trick I use when people ask me if I can do something for them (I’m usually tempted to say yes, because I want to be helpful and I want people to like me, and then I feel horrible because I let things drag along and don’t do them). I ask the person to send me an e-mail to remind me about it. This has three advantages:

  • if the person doesn’t really need me to do this for them, they won’t e-mail
  • I don’t have to answer right away
  • I have a “physical” reminder already in my system (I know that I am going to deal with stuff that reaches my inbox), that I will answer when I have the brain space to do so, and if necessary, can politely steer to “sorry, have other commitments” or “this is stuff I get paid for” or even “so sorry, I know I said yes, but actually, to be honest, I just can’t because xyz”.

One important element to be able to start doing things that need it “right away” (you do not want to be putting things like cleaning up spilled milk on your to-do list) is to slow down, run less. If you’re trying to run out the door because you’re late for an appointment, you’re not going to clean up the spilled milk. You’re not going to do the washing up right after your meal. You’re not going to put the laundry away today if you haven’t planned that you need time for that. Yes, household chores, but it’s the same thing with work-related stuff: accounting, invoicing, getting back to prospective clients. You need wiggle space in your days, and that will not happen if you’re running from morning to evening.

I had forgotten about this when I wrote my previous post in this procrastination series, but one thing that helped me break out of the vicious running cycle was heading up into the mountains with no internet for a few days, in summer 2008. Up in the mountains, with nothing to do but eat, sleep, walk, and read a bit, I slowed down. I started taking the time to do things. And I kept a taste of this when I came back to my work-life.

I’ve found that, in the spirit of incremental changes, it’s no use deciding “from now on, I’m going to do all the regular stuff I should be doing as it comes in, à mesure“. Picking an area or two where you stick to it, on the other hand, is helpful. It’s helpful because it means one area where you will be accumulating less procrastinable material, and one area where you can experience the change, the slowing down, the “less backlog”, and get a taste of what it can be like to encourage yourself to make these changes in other areas of your life too.

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