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De l’intention à l’action: mode d’emploi [fr]

[en] For people with executive dysfunction (ADHD for example) or when faced with particularly challenging tasks, it can really help to use some tools: make lists, decompose tasks in concrete actions, plan precisely when one is going to do a task and for how long.

Vous arrive-t-il d’avoir l’intention de faire quelque chose, sans réussir à passer à l’action de réellement « faire » ? C’est un problème courant pour les personnes qui ont une dysfonction exécutive (TDAH par exemple), mais cela peut aussi arriver à tout le monde, en cas de fatigue importante, surcharge mentale, de tâches particulièrement rebutantes au rébarbatives, de burn-out…

J’ai réalisé récemment en discutant autour de moi qu’il y a certains principes de base pour faciliter ce processus de passage de l’intention à l’action que beaucoup de personnes ne connaissent pas ou n’a appliquent pas, soit qu’elles n’en ont jamais eu besoin, ou qu’elles n’ont simplement jamais eu l’occasion de les apprendre.

Pour moi, voici les trois étapes de base:

  • Faire une liste des tâches à faire (il y en a généralement plus qu’une)
  • Décomposer la ou les tâches choisies en actions comportementales
  • Planifier quand et pendant combien de temps on va avancer sur une tâche.

Important: il faut mettre tout ça par écrit.

Voyons pour chacune de ces étapes pourquoi elles sont importantes, à quoi elles servent et comment s’y prendre.

1. Faire une liste

Cela peut sembler basique et inutile. Beaucoup de gens me disent “la liste elle est dans ma tête”. On ne s’en rend pas compte, mais le fait d’avoir cette liste qui se balade dans notre tête “prend de la place”, et peut aussi venir nous perturber au moment de nous mettre à l’action.

Le moyen le plus simple de faire une liste est de prendre un papier (ou une nouvelle note sur son téléphone ou votre ordi si vous préférez) et de simplement écrire, les unes sous les autres, les choses qu’on sait qu’on doit faire prochainement. Les petites, les grandes, peu importe l’ordre.

Ainsi, notre cerveau n’a plus besoin de “se souvenir” de tout ça (même si on a l’impression, à tort, que cela ne nous demande pas d’effort).

2. Décomposer la tâche en actions comportementales

Cette étape peut sembler peu naturelle voire superflue. Il y a en effet beaucoup de tâches au quotidien que l’on décompose en actions sans nous en rendre compte. Et pour beaucoup de personnes, cette étape est automatique. Mais si notre fonction exécutive est en vacances ou traine la patte (ou au lit avec une crève!), ça peut souvent bloquer à ce niveau sans qu’on s’en rende compte.

Donc, on choisit sur notre liste la tâche qu’on veut faire. (S’il y en a plusieurs, on fait ça pour une à la fois.) On se pose la question: “quelle est la première action que je dois faire pour accomplir cette tâche?” Voici quelques exemples:

  • changer les pneus de la voiture => appeler le garage pour prendre rendez-vous
  • faire mes impôts => chercher dans ma pile de papiers tous ceux dont j’ai besoin pour les impôts (ou peut-être: faire une liste des différents documents dont j’ai besoin pour les impôts)
  • ranger le salon => ramasser les différents objets qui trainent par terre
  • faire la vaisselle => me lever du canapé et aller à la cuisine

Il ne faut pas hésiter à définir un très petit “premier pas” pour sa tâche. Parfois, ça peut sembler ridicule: “m’asseoir à mon bureau”. En fonction de la tâche (et des gens), il est nécessaire de faire des premiers pas plus ou moins petits.

Ce premier pas doit être très concret. Par exemple, ci-dessus, on a “appeler le garage pour prendre rendez-vous” et pas juste “prendre rendez-vous”. Suivant la situation, peut-être que le premier pas est même “chercher le numéro de téléphone du garage”.

Cette décomposition diminue le travail mental nécessaire pour “comment” faire une tâche et nous laisse donc avec plus d’énergie pour “faire”: il n’y a qu’à commencer avec le premier pas. On va donc mettre par écrit ce premier pas pour la tâche que l’on souhaite faire.

3. Planifier quand et combien de temps

Parfois les gens font assez bien les deux première étapes et brûlent cette troisième: j’ai ma liste, j’ai bien mis mes tâches sous forme d’actions, mais je n’ai quand même pas fait ce que je voulais faire aujourd’hui!

Faire une tâche, cela consiste à commencer à un certain moment, s’y atteler pendant un certain temps, puis arrêter (soit qu’elle est finie, soit qu’on passe à autre chose). Il est donc utile de planifier quand dans le déroulement de notre journée on va faire telle ou telle chose. Sinon, cela veut dire qu’on compte sur notre présence d’esprit, alors qu’on est pris dans l’instant présent de notre journée, pour nous dire “hah! maintenant est le bon moment pour appeler le garage!” – et réalistement, pour une tâche que l’on peine à accomplir, il y a peu de chances que ça se produise.

Une fois la tâche choisie et décomposée, on va donc décider quand on va la faire, ou du moins quand on va faire le premier pas. On va aussi prévoir une certaine quantité de temps pour ça (prévoir large! ce n’est pas grave s’il y a trop de temps, mais plus embêtant s’il n’y en a pas assez). Par exemple:

  • appeler le garage pour prendre rendez-vous pour les pneus: demain à 10h30, je prévois 20 minutes (ces petits appels c’est toujours plus chronophages que ce qu’on croit)
  • ranger le salon: samedi à 9h30, je commence par ramasser tout ce qui traine au sol, et je continue pendant 1h

On va noter ces plages consacrées à des tâches dans notre calendrier comme s’il s’agissait d’un rendez-vous. Cela aide à rendre visible le fait que durant ce temps, on n’est pas disponible pour autre chose.

Si vous n’utilisez (encore) pas de calendrier, vous pouvez simplement mettre par écrit le plan de votre journée sur une feuille:

  • 9h réveil, douche, petit-déjeuner => 10h
  • 10h30 appeler garage => 10h50
  • 11h30 préparer à manger => 12h00
  • etc

Le fait de préparer le déroulement de sa journée la veille augmente les chances qu’on réussisse à s’y tenir.

FAQ et objections

Je complèterai cette section en fonction des retours et commentaires.

Faire une liste augmente mon stress

Si on fonctionne un peu en mode “tête dans le sable”, le fait de mettre les choses par écrit peut effectivement faire monter le stress dans un premier temps, parce que la liste nous oblige à nous confronter à ce qu’on évite généralement de regarder.

Mais une fois les choses par écrit, on va se rendre compte que ça libère de la place dans notre tête – et de l’énergie (garder la tête dans le sable prend de l’énergie). Et identifier ce qu’on a à faire est une première étape requise pour avoir une chance de le faire avant d’avoir le couteau sous la gorge.

Je fais des listes mais ensuite je ne les regarde plus

Travailler avec une liste, comme toute stratégie de compensation, est une habitude à prendre. Si vous avez tendance à faire des listes qui ensuite disparaissent dans un trou noir, il vaut la peine de vous arrêter quelques instants pour réfléchir à comment vous allez intégrer la cette liste dans votre quotidien, et aussi sur quel support vous allez avoir moins de chances de la perdre ou de l’oublier.

Par exemple, un cahier est plus difficile à égarer qu’un post-it. Donc peut-être que pour certaines personnes, avoir un joli “cahier de tâches” ou “cahier de planification” est une solution. D’autres personnes préfèrent le numérique: peut-être qu’une note dans le téléphone sera plus appropriée (attention au piège de la recherche du “parfait outil” numérique, qui peut devenir simplement un autre moyen de procrastiner; si vous êtes là-dedans, retour au papier pour un temps).

Au début, cela peut être utile de prévoir un petit moment chaque jour pour regarder sa liste et préparer sa journée du lendemain (15 minutes). Comme pour les autres tâches, c’est quelque chose à noter dans son planning. Réfléchissez à votre routine de fin de journée pour voir où vous pourriez insérer cette nouvelle activité.

Je veux garder mes jours libres et ne pas tout planifier!

Attention! il ne s’agit pas de remplir le calendrier du matin au soir avec des choses à faire, mais de rendre visible quand vous allez faire une tâche spécifique. Il peut y en avoir plusieurs dans la journée, et avec l’entrainement on peut en arriver à planifier un déroulement complet de journée, avec les pauses et les moments “ouverts”, mais si vous commencez tout juste avec ce genre de chose, ne blindez pas votre journée.

Il faut toutefois garder en tête que quand on a du mal à passer à l’action, planifier peut être le prix à payer pour pouvoir surmonter ça. Cela ne signifie pas qu’il faut le faire du matin au soir et tous les jours. Mais si on insiste à refuser de planifier, le prix qu’on paie est peut-être qu’on… ne fait pas grand-chose de ce qu’on souhaite – ou doit – faire.

Je n’ai pas besoin de faire tout ça, quand il y a un truc à faire je le fais, point

Quelle chance! Les cerveaux fonctionnement différemment, et tout le monde n’a pas la même facilité pour “faire”. Cette facilité (ou difficulté) peut aussi évoluer au cours de la vie, et en fonction des périodes. Donc si vous n’avez pas besoin de faire de listes, de décomposer des tâches ou de planifier pour faire ce que vous voulez faire, tant mieux. Ces stratégies s’adressent aux personnes pour qui ça ne se fait pas “automatiquement”.

Je décompose mes tâches mais j’ai toujours l’impression d’être face à une montagne

Il est possible que vous ne fassiez pas des “pas” assez petits. Si la résistance est grande pour une tâche donnée, ou si on décompose mais que ça ne “marche” toujours pas, cela vaut la peine de voir s’il y a une plus petite “première action”. Cela peut être aussi bête que: m’asseoir à mon bureau.

Si le problème est qu’après la première action, on coince, alors cela peut aider de préparer les quelques actions suivantes, assez pour réussir à être “dedans” (souvent, une fois qu’on a réussi à commencer, c’est beaucoup plus facile de continuer). Donc on pourrait avoir: m’assoir à mon bureau => allumer l’ordinateur => ouvrir Word => mettre la date, l’adresse => écrire une première phrase.

Aussi, si votre tâche est quelque chose qui va vous prendre des heures et des heures, il peut être utile de la “saucissonner” en plusieurs sous-tâches. Par exemple: ranger le salon = ramasser les objets qui trainent par terre + ranger le coin à sacs + ranger ce qui est sur la table + arroser les plantes et ôter les feuilles mortes + faire la poussière de la bibliothèque + passer l’aspirateur.

Est-ce qu’il faut décomposer toutes les étapes nécessaires pour faire la tâche?

Il n’est pas forcément nécessaire d’aller au-delà du “premier pas”, mais ça peut aider de mettre aussi par écrit les quelques actions qui suivront la première (cf. exemple ci-dessus). Par contre, essayer de décrire en détail toutes les actions nécessaires jusqu’à la fin de la tâche est probablement un très bon moyen de se noyer. Généralement, une fois qu’on est dans l’action, il devient plus facile de “voir” ce qu’on doit faire.

Si on a beaucoup de soucis de distraction, alors c’est un problème un peu différent que simplement avoir du mal à initier une tâche (ce dont il est question ici), et dans ce cas peut-être qu’avoir une feuille de route plus détaillée pour l’accomplissement de la tâche est utile.

What Goes On My To-Do List? [en]

As far as I can remember, I’ve used lists as a strategy to keep track of what I needed to do. Lists of things to pack when I was a child, lists of things to deal with when I was a scout leader or youth camp organiser, lists of topics to revise or courseworks to work on when I was a student… and so on.

In 2006, I discovered “Getting Things Done” and the concept of “next action”, which was hugely helpful. I’ve used various tools and methods over the years but the one I fall back to in times of stress (which tells me it’s the easiest for me to manage) is simply to write down my tasks on a double page, as they come, and cross them out when they’re done. Once the double page is full, I start a new double page, copy over the remaining tasks from the old one, and go from there.

But what is a task? What goes on this comprehensive to-do list?

In short, anything that I’m going to have to think about, or need a reminder for, or risk postponing or forgetting in the daily flow of things. Anything that will not naturally get done. Brushing my teeth doesn’t go on it, because it’s part of my routine and I do it automatically. Things in my calendar (appointments, etc.) aren’t either. But “contact garage to get new tyres” is, as is “sort through mail”, because it tends to pile up and I haven’t succeeded in building a routine for it yet. I also put things I want to do in my list, like “go to the museum for the samurai exhibit” or “write poetry” because I know now that they won’t just happen if I don’t prioritise or plan them.

If I find myself going “oh, I need to do this!” or “omg, I’d forgotten about that!” it means it needs to go on the list. Time horizon? Within a month or two.

Isn’t a comprehensive list overwhelming?

It can be, but it’s certainly less overwhelming than trying to keep it all in your head and running around like a headless chicken (forgetting important things along the way or staying up late because you forgot a deadline).

How do you use it?

Making a list is one thing, actually using it is another (and maybe the topic of another blog post). The trick is to set aside (plan!) a little time each day to check in on the list and update it. What I do these days is excerpt a weekly list from my comprehensive list when I prepare my week. During the week I work with the weekly list to produce and plan my daily set of tasks.

What about work?

I’ve always had a separate planning system (and list, or notebook) for work and non-work. Work usually happens in a defined timespace, particularly if you’re an employee. This, by the way, explains why I often struggled with my personal life organisation even though things were going fine at work: it’s quite obvious that at work I will keep track of my tasks, plan my days, etc. It’s taken me time to realise I also needed to manage my personal life in a similar fashion – and implement it.

I’ve tried, it doesn’t work!

In that case, what is interesting is to examine how it didn’t work for you. For example, looking back to when lists and planning failed for me, I realised that the key element of failure is that I was not scheduling time to plan, update my list, and schedule. Planning is a task and it needs to be planned for.

What about priorities, deadlines, task classification?

Over the years I tried many shiny task management tools, and saw that anything more than just jotting down something or crossing it out adds friction, and decreases the likelihood that I will keep using the system. If something has a hard deadline I might forget, I’ll write it down with the task. As for priorities, I find that my intuitive feeling of dread when I look at a task on the list is generally a good indicator of what needs to be dealt with first. However, bear in mind that setting priorities for my personal projects is still tricky for me (not enough constraints, compared to a work environment which makes things way easier), and I may have more to say about this as I progress in that regard.

How do you word a task?

I’m more relaxed about this than I used to be. The most important thing is to write it down, so if how you formulate it is keeping you from writing it down… don’t worry so much about the words. But over all, “next concrete action” is always good, especially if you can express it in terms of behaviour. A typical example is “find garage phone number and call for tyres” rather than “change tyres” or even “tyres”. The less your brain has to work to transform the item on your to-do list into an action, the better. I find that when I’m copying over what’s left of my comprehensive to-do list, I’ll often tweak the wording of the list items to make them more actionable (and avoid copying them over a third time in a few weeks!)

Got more questions? Ask away in the comments.

Prune Your To-Do Lists, Mercilessly [en]

[fr] Plus tôt on admet que l'on ne fera pas une tâche, mieux c'est (avant qu'elle nous pourrisse la vie durant des mois avant de mourir de sa belle mort). Soyez donc sans merci en révisant vos listes de tâches. Posez-vous honnêtement la question: vais-je vraiment faire ça?

Yesterday, I opened Things for the first time in… a year, maybe, to see if the link to a video I wanted to watch was still in my old lists there. It wasn’t, but trawling through the state of my to-do lists from Going Solo times made me realize just how much stuff was in there that I never did. And I’m still alive.

I’ve known this for some time: a good way to make our lives miserable is to stack our to-do lists (or next action lists, if we’re GTD-enabled) with piles of tasks that we will end up not doing. Seeing all those old tasks I never got around to doing reminded me, once again, of how important it is to realize as early as possible if I am not going to do something.

I think the first time I really heard somebody talk about this explicitly was at the Going Solo conference in Lausanne, when Martin Roell gave his talk on “Self-Organisation for Effectiveness” (watch the whole video, but the moment in question is about 10 minutes in). He told us that, contrarily to some understanding of GTD (who is to say what’s right or wrong?), he recommended throwing out as much as possible from action lists. YANGTDI: You Are Not Going To Do It.

It’s a bit the same frame of mind as when you come back to your e-mail inbox after a holiday. You can usually safely ignore the stuff that’s marked URGENT in all caps, because chances are if it was urgent a week ago, it’s simply not relevant anymore.

I think that this is where lies the trap in GTD’s “Someday/Maybe” list. Also because we quickly forget one important step in the GTD process, which is that when we put a task on a next action list, it means we are fully committed to doing it. That, I have found, is simply just not the case most of the time for mere mortals like us struggling around with imperfect implementations of GTD in our lives.

So, here are some ideas. They’re not perfect, but they might help.

If you’ve been ignoring an item on your list for a long time, take a moment to look at it. First, make sure it’s a real next action and not a project in disguise, because that could be why you’re not getting around to doing it. Then, take a deep breath, and ask yourself, honestly, deep down inside in your heart of hearts, if you are really going to do it, or if you’re going to keep on procrastinating it until it disappears into a little puff of smoke, in which case you’d have been better off removing it from your list straight away and preventing it from adding to your stress.

How do you know you’ve been ignoring a task for too long? Some systems have that built-in. For example, when I was in my notebook phase, once a page was filled with tasks-done-and-still-to-do, I’d copy over to the next page all the tasks that still needed doing. Once you’ve copied over a task to the new page five times, you start to realize that you’re not doing it.

Yesterday, somebody told me of another method: at the beginning of the week, make a list of tasks you want to accomplish. Opposite that list, draw columns — one per day. Each day, ask yourself if you are committed enough to spend (say) an hour and a half on that task. If you are, draw a green dot on that task’s line. If you aren’t a red dot. At the end of the week, look at what you haven’t done, and look at the amount of red vs. green. The decisions to make are probably made, by that time.

Another trick I have is that I have a sub-heading, in my lists, which is called “Obviously I’m not doing this”. That’s where I send tasks off to die, when I’m clearly not doing them but don’t have the courage to get rid of them completely. A bit like the “Should throw away but can’t yet” box in your cellar.

A corollary to this “task pruning” attitude is to extract subsets of tasks for given time periods, like I started doing (and still am doing) when I plan my week. Or on a stressful day, when you feel swamped, select three things (or five!) and forget about all the rest.

But the main point here is: show no mercy for those idle tasks that just sit there, make your life miserable, and never get done.