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Coworking: Fixed Desks or Hot-Desking?

[fr] A l'occasion de la conférence Coworking Europe, j'ai pris part à un panel discutant des avantages/inconvénients des postes fixes ou mobiles.

I was on a panel at Coworking Europe about fixed desks versus hot-desking. When I opened eclau, I had a vision for it based on how Citizen Space had been set up. Mid-2008, Citizen Space was my ur-coworking-space. I was in contact with Chris and Tara and had spent a little time at the space over the summer 2007 during my stay in San Francisco.

It quickly became apparent to me that eclau’s architecture (and possibly Lausanne’s business culture) was not working out well with my desire to have a heart of fixed-desk resident coworkers.

Eclau has very few walls that are not interrupted by pipes, radiators, or windows, making it difficult to install desk+bookcase combos that most people needing a fixed desk required.

Also, people who came to visit for a fixed desk often turned out to be either people who wanted to store a lot of stuff in the space, or who wanted a “real office” and were just trying to save on the costs.

After a year or two, eclau counted only a couple of fixed desks, and way more “hot-desking” members. Roughly two years after opening, eclau 2.0 re-focused the offer on free seating, making fixed desks an extra option available to existing members. So far, nobody has actually got around to taking the fixed desk option.

That’s for my story.

One interesting idea that emerged from the panel was that coworking space managers are trying to maximize the returns for the space they have. This is kind of an alien idea to me, as I don’t earn a living with eclau — I just want it to “not cost me anything”. The debate over fixed vs. flexible desks brought us to speak of our price plans and business models, which tend to reflect how important revenue is to the space manager. Clearly, if you’re trying to make a living out of your coworking space, or if you’re making a living doing something else, the way you approach these issues will be quite different.

At eclau, I don’t really worry that summer months are “empty”. Or Fridays. Of course it’s nicer when you’re not alone when you come to work at the coworking space. But from a financial perspective it doesn’t change anything for me, because I don’t sell desk space, or time in the space, or services. People sign up to be members, for six months or a year minimum, and the yearly membership fee is spread over 12 months. So people still pay for the space in July/August, even if they’re on holiday. They’re paying to be part of the community. Not because they occupy a seat.

This fits with my vision of coworking as “community/people first”. For me the desk renting business is the business that business centers are in.

Some argue that the type of price plan I propose is not flexible. On the contrary, I see it as very flexible. The membership fee is low, because all I’m looking to do is cover my costs. Once you’re a member, you have a key, and come whenever you want. Complete flexibility.

And the rather serious commitment required of full members is balanced with an “occasional member” offer which is virtually free (tip jar) for those who want to come less than three times a month.

I also believe in keeping things dead simple. Want to be a member? Here’s how it works. You don’t need to agonize over which price plan to choose, or wonder if you want to drop in at the coworking space today and use up some of your credit. Once you’re a member, the only thing that determines whether you come or not is your need of a place to work for the day.

Now of course, if I were trying to make a living (or at least money) out of eclau, I would be doing things very differently. Because on a given day, there are a lot of empty desks at eclau. So clearly, I’m not maximizing my revenue from the space. But that’s not my objective. (Which brings us to the other session I co-held at Coworking Europe, about the criteria of success for coworking.)

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Frustrations comptables: banques et logiciels, c’est pas encore ça!

[en] Frustrating and fruitless search for a system that will let me track my expenses and income, and reduce monkey-work by importing statements from my banks. (Postfinance and BCV, in case you're tempted dangle in front of me all the great tools that work only with US and UK banks.)

Looks like Google Spreadsheet and typing up everything is going to be the solution. There's work to be done in the Swiss finance software departement, devs and UX people. Specially UX people.

Pour diverses raisons sur lesquelles je ne m’étendrai pas, je songe à la possibilité de reprendre en main ma comptabilité, après l’avoir déléguée (avec bonheur) durant plusieurs années.

Ma comptabilité n’est pas très compliquée: des factures pour mes clients, des frais à déduire, hop. Je pourrais faire ça dans un tableur (<3 Google Docs, c’est ce que j’utilise depuis deux ans pour la compta de l’eclau et ça va très bien).

Oups, ça vient de se gâter. Voyez, moi, la compta, c’est pas mon truc. Ça me fait un peu l’effet que doivent faire les médias sociaux à certains d’entre vous: important, mais compliqué, et bon sang, par où on commence, et ça s’appelle comment, ça?

Ça vient de se gâter parce que j’ai dit “compta” au lieu de “faire les écritures” ou quelque chose comme ça. Mon bilan, je vais laisser faire ça aux professionnels. Mais c’est les écritures, et le côté “garder un oeil sur les sous”, qui m’intéresse.

Donc, tableur, très bien. Je note les entrées et les dépenses, je fais des petites catégories qui rentreront dans le plan comptable, nickel.

Sauf que Philippe (coworker de l’eclau, justement) me montre qu’il y a des programmes qui arrivent à causer avec Postfinance ou d’autres banques et à importer directement les écritures. Vous imaginez comme ça me fait saliver, ça.

Hop, ni une ni deux, je pars en exploration. Chez Crealogix, PayMaker, le programme dont m’a d’abord parlé Philippe. Je fouille un peu, je demande sur Twitter. MacPay. Crésus semble un poil cher. Je télécharge les deux premiers en version d’évaluation.

Premier constat, désolée, mais c’est pas très user-friendly. (“Moche”, je me permettrai pas — mais un peu clunky.) Probablement que c’est pas très user-friendly parce que je suis une complète pive quand il s’agit de finances et donc que je ne comprends pas bien à quoi doit servir le programme, ni les différentes choses qu’on peut faire avec.

Deuxième constat, ça semble surtout être des programmes de saisie d’ordres de paiement. J’en ai rentré un dans MacPay mais impossible de trouver comment “l’envoyer” (j’utilise probablement pas le bon vocabulaire).

Bref, c’est décourageant.

Je retourne à mon plan initial, le tableur. Ma compta n’est pas bien compliquée… Mais j’ai eu l’espoir de ne pas avoir besoin de recopier toutes les écritures déjà saisies dans mon compte en banque, et j’avoue que j’ai de la peine à lâcher l’idée. Mais oui! Il y a une fonction d’exportation des transactions, non?

Je me précipite dans Postfinance. Misère, on nous sert du PDF. La BCV, ça semble plus prometteur: exportation vers Excel. Bon sang, pourquoi n’ai-je jamais utilisé cette fonctionnalité? J’exporte, et j’ouvre dans NeoOffice. Ah oui, je me souviens: ce n’est pas un joli petit tableau bien propre qu’on nous sert, mais une espèce de machin qui ressemble plus à du Word fait dans Excel qu’autre chose.

Messieurs les banquiers (ou plutôt, messieurs les qui-développez-des-interfaces-ebanking), serait-ce trop vous demander de pouvoir simplement exporter mes transactions en format .csv? Tout bêtement?

On ne va pas baisser les bras, je suis une acharnée. Peut-être qu’en copiant-collant les transactions listées dans mon interface e-banking je peux m’épargner quelques précieuses minutes de frappe. Ben là aussi, déception: la BCV est laconique au possible dans ses libellés de transaction (“BCV-NET”, ça indique bien que c’est le paiement de mon assurance maladie, juste? et “BCV-NET”, c’est aussi les paiements de ma facture téléphonique? oublions…) et Postfinance pèche par excès de zèle dans l’autre direction, me donnant jusqu’à dix lignes d’informations dans le libellé de chaque transaction (je vous juge, j’en ai même vu une qui indiquait la date de naissance du créditeur… presque).

Bah.

Comme me l’a fait remarquer Julien, c’est quand même dingue que ce soit aussi mauvais: on a tous des comptes en banque. On utilise tous (bientôt tous) l’e-banking. On a tous besoin de garder un oeil sur ses finances, même si ce n’est “que” à titre personnel. Et les outils qu’on a à disposition pour le faire sont franchement pénibles à utiliser — mauvaise UX autant que fonctionnalités inadaptées.

Développeurs et spécialistes UX, je crois qu’il y a un besoin à remplir, là.

Sinon, prouvez-moi que j’ai tort de me plaindre ainsi amèrement. Montrez-moi l’outil facile à appréhender, agréable à utiliser (et à l’oeil, ça ne gâche rien), qui automatise au maximum le suivi des mes finances, tout en me laissant suffisamment de flexibilité pour l’adapter à ma situation personnelle. Dites-moi ce que je n’ai pas compris et qui fait que je ne trouve rien, peut-être, parce que je cherche au mauvais endroit. Je serai ravie de m’être lamentée pour rien sur ce blog.

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Retour au Dragon

[fr] Each time I go through a bad bout of RSI, I can be certain that my speech recognition setup breaks down. This time, my microphone died, and I had to buy a new headset, which seems to be working correctly, as you can see. Business seems to be slowly picking up again after the summer break, but there's nothing really solid for the moment. I will be travelling beginning of October and beginning of November (conferences I've been invited to speak at, and others that I'm attending), but things are unfortunately too uncertain financially for me to make definite plans about the trip in India I was thinking about for this winter. As for my book project, I decided that I actively need to seek a way to finance it at least partially, so that I can relax enough about the money issues to really get to work on it. If you have any ideas or contacts that could help me in that direction, they are most welcome.

Comme toujours, lorsque mes douleurs aux mains reprennent, le Dragon se met en grève. Là, en l’occurrence, c’est le microphone de mon casque qui semble avoir rendu l’âme. Après une bonne prise de tête en ligne il y a déjà quelques semaines, un peu de troubleshooting à l’aide d’un casque prêté (merci Pierre !), j’ai acheté ce matin un casque Logitech (modèle 250, USB) qui semble très bien marcher, preuve en est le texte que vous êtes en train de lire.

L’été touche gentiment à sa fin, c’est la rentrée scolaire, j’ai quelques rendez-vous pour discuter de projets possibles, mais rien n’est encore très concret. J’ai des voyages prévus à l’étranger, début octobre et début novembre, des conférences auxquelles j’ai été invitée à faire une présentation, et d’autres auxquelles j’assisterai simplement. J’ai caressé l’idée de partir un mois en Inde cet hiver — je n’y ai pas encore tout à fait renoncé, mais les mois à venir sont trop incertains (financièrement, bêtement) pour que je prenne des engagements de ce côté-là maintenant.

Et puis il y a le livre, oui, le fameux livre. Je dois me rendre à l’évidence : entre autres obstacles à son écriture, le stress de l’incertitude financière liée à mon statut d’indépendante ne me laisse pas la disponibilité d’esprit dont j’ai besoin pour m’atteler à une tâche pareille, même si je pourrais objectivement libérer le temps nécessaire. Je vais donc activement me mettre en quête de solutions pour financer au moins partiellement ce projet. Du coup, si vous avez des idées, des tuyaux, des relations, ils seront les bienvenus.

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