Category Archives: Life Improvement

More practical stuff to make life better. Tips and tricks and sharing my wisdom (ahem).

LeWeb13: Kitesurfing

Kitesurfing is something I’ve known Loïc did for a long time, but only recently (about a year ago) did I actually see people doing it in Torrevieja where my family goes sailing. Kitesurfing is now on my bucket list — it’s something I really want to learn. Not for the business though, which will be the topic of this session.

World champion kitesurfer on stage right now, Jessie Richman. steph-note: showing a video, lots of jumps and figures, I’m more of the go-downhill kind of snowboarder, so less excited about that aspect of kitesurfing — not mentioning that I’d never have the arms for it.

Kiteboarding // entrepreneurship: risk, all sorts of things that can go wrong. Once in the air, you can’t turn back.

Jessie tells us about what it is like to be doing what he does. To learn new stuff, sometimes you just have to “do it”. Loïc describes a loop where you jump as high as your kite, pull on one side of the “bar”, the kite does a 360…

steph-note: liked the theme here but sadly had trouble following the conversation… Sure I could make a bunch of parallels with judo too.

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Comment respirer avec ses mails en 5 étapes

[en] Five steps to feeling on top of your e-mail, with the new Gmail inbox.

Cet après-midi, j’ai aidé une amie à reprendre le contrôle de sa boîte de réception. Voici une marche à suivre (sous Gmail) pour vous aider à faire de même.

1. activez la nouvelle boîte de réception

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La nouvelle boîte de réception va trier pour vous vos e-mails, séparant les pubs, les messages provenant des réseaux sociaux, les mailing-listes, et les alertes automatiques.

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Ce qui est très sympa avec cette nouvelle boîte de réception c’est que le compte des mails à traiter n’inclut pas ceux des colonnes secondaires. Gmail vous indique en tête de colonne qu’il y a des nouveaux mails, mais dès que vous allez regarder, le compte disparaît. Gmail trie vos mails de façon à ce que ceux que vous avez besoin de traiter se trouvent dans la boîte principale. Tous les autres, c’est “pour info”.

2. créez des filtres

Si un e-mail n’est pas à sa place (en particulier s’il est dans votre boîte primaire alors qu’il ne devrait pas y être), déplacez-le sous l’onglet approprié. Gmail vous propose immédiatement de filtrer ainsi les autres mails de ce correspondant.

Des fois, c’est plus compliqué. Beaucoup de gens envoient des “newsletter” sauvages depuis leur boîte mail normale, par exemple (au lieu d’utiliser un service comme MailChimp). Comment faire le tri entre leurs mails-newsletters collectifs et les mails qui nous sont destinés?

Deux schémas courants:

  • la personne adresse l’e-mail-newsletter à elle-même, avec tout le monde en copie cachée
  • la personne n’adresse l’e-mail directement à personne, juste avec des copies cachées

Deux solutions:

  • le premier cas est simple: on spécifie dans le filtre que ce sont les e-mails de cette personne à elle-même qu’il faut filtrer
  • deuxième cas, un peu plus délicat: on peut indiquer qu’on filtre les e-mails de cette personne qui ne nous sont pas adressés.

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On peut demander à Gmail de faire passer un mail directement à l’archivage (sans passer par la boîte de réception), lui appliquer un label, ou le rediriger dans une des colonnes de la nouvelle boîte de réception.

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Où commencer? Avec votre boîte de réception principale. Commencez en haut, et à chaque fois que vous rencontrez un mail qui devrait en fait aller dans une autre colonne ou bien carrément passer direct à l’archivage, faites un filtre pour lui.

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3. archivez sans classer

Une grande part du stress de l’e-mail provient de cette boîte de réception sans fond, qu’on ne vide jamais, qui se remplit sans cesse, qui contient un mélange de choses traitées, à traiter, passées, et présentes. Si on est du genre à penser qu’il faut trier et classer ses mails, c’est encore pire: c’est une tâche sans fin.

La nouvelle inbox de Gmail ainsi que les filtres permettent d’en ralentir le remplissage. Il faut maintenant prendre soin du vidage.

La boîte de réception ne devrait contenir que deux types de mails:

  • les mails qu’on n’a pas encore regardés, et qui sont peut-être à traiter
  • les mails ouverts auxquels on n’a pas encore répondu ou sur lesquels on doit agir (= à traiter)

On ne voit donc dans sa boîte de réception que des chose qui requièrent une action de notre part. Il est complètement inutile de laisser trainer dans sa boîte de réception des vieilleries dépassées, des mails informatifs déjà lus, des e-mails auxquels on a déjà répondus.

Si on travaille sur un bureau, on garde la surface de la table relativement libre pour les affaire courantes. Le reste, ça va dans les tiroirs ou les armoires.

Il y a toutes les chances que les mails plus vieux que quelques semaines aient “disparu” de votre champ de vision. Soyons honnêtes, vous n’allez pas les traiter, sauf si on vous relance (= un nouveau mail) ou si vous y pensez à cause d’un événement extérieur. Ils n’ont donc plus rien à faire dans votre boîte de réception. Il faut donc les archiver, mais non les trier (si vous devez remettre la main dessus, une recherche sera bien plus efficace que de longues fouilles dans un système de libellés ou de dossiers bien trop complexe).

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Sélectionnez tous les messages plus vieux qu’une certaine date, et appuyez sur le bouton Archiver.

Pour ceux qui restent, sélectionnez tous les messages de la page, puis déselectionnez sélectivement (Cmd/Ctrl+clic) ceux qui doivent rester dans votre boîte de réception car vous devez encore les traiter. Archivez.

4. archivez sans merci au quotidien

Quand vous ouvrez votre inbox, la première chose à faire est de régler leur sort aux nouveaux mails: les déplacer dans les autres colonnes si c’est là qu’ils appartiennent, créer un filtre s’il y a lieu, y jeter un oeil.

  • Si une fois le mail lu il n’y a plus rien à faire, archivez-le immédiatement.
  • S’il demande une réponse courte et simple, répondez immédiatement.
  • Envoyez toujours vos mails à l’aide du bouton “Envoyer + Archiver” — une fois que vous avez répondu à un mail, c’est à votre interlocuteur de jouer, il n’a donc plus aucune raison d’encombrer encore votre champ de vision quand vous ouvrez votre boîte mail.

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Encore une fois: ne perdez pas de temps à classer vos mails. Vous les retrouverez suffisamment facilement grâce à la recherche. Et avec le temps économisé en classement, vous pouvez vous permettre de perdre de temps à autre une dizaine de minutes pour retrouver un e-mail bien caché.

De temps en temps, faites inbox zero: traitez tout ce qui reste à traiter dans votre boîte de réception, et reportez sur votre liste de tâche les e-mails qui résistent. Quant aux colonnes “secondaires”, il suffit de temps en temps de tout sélectionner et d’archiver, car vous aurez déplacé dans la boîte principale les éventuels mails demandant de l’attention de votre part au fur et à mesure.

5. et les libellés?

Les libellés peuvent être utiles si vous devez grouper des e-mails qui ne sont pas faciles à regrouper grâce à une recherche. Par exemple, tous les mails concernant le projet X. Mais attention: si les mails de votre projet X contiennent systématiquement certains mots-clés (=> recherche facile) ou proviennent toujours des deux mêmes interlocuteurs (recherche facile aussi), ne vous fatiguez pas à les libeller!

Associés aux filtres, les libellés permettent aussi de classer automatiquement certains types d’e-mails pour pouvoir faire des recherches parmi eux facilement.

Plus utile (et toujours avec les filtres), ils aident à rendre visibles certains e-mails dès leur arrivée. On peut donner une couleur de fond à un libellé, et donc “marquer” les e-mails d’un client important, ou qui nécessitent d’être particulièrement réactif.

De façon générale: utilisez peu de libellés, et triez très peu à la main.

Votre boîte mail vous fait-elle étouffer? Cette méthode vous est-elle utile? Faites-vous autrement pour éviter de vous sentir dépassé par votre courrier électronique?

3e #back2blog challenge (5/10), avec: Brigitte Djajasasmita (@bibiweb), Baudouin Van Humbeeck (@somebaudy), Mlle Cassis (@mlle_cassis), Luca Palli (@lpalli), Yann Kerveno (@justaboutvelo), Annemarie Fuschetto (@libellula_free), Ewan Spence (@ewan), Kantu (@kantutita), Jean-François Genoud (@jfgpro), Michelle Carrupt (@cmic), Sally O’Brien (@swissingaround), Adam Tinworth (@adders), Mathieu Laferrière (@mlaferriere), Graham Holliday (@noodlepie), Denis Dogvopoliy (@dennydov), Christine Cavalier (@purplecar), Emmanuel Clément (@emmanuelc), Xavier Bertschy (@xavier83). Follow #back2blog.

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Au chalet: une vie simple et propice à l’écriture

[en] Life slows down at the chalet. Fewer options to fill my days. Lots of reading, lots of writing. Hence the flood of blog posts.

Autour du chalet, photo calendrier

Quelques jours au chalet. De la lecture, du triage de photos, de la cuisine, et de l’écriture. Hors ligne, j’ai pondu une bonne dizaine d’articles pour Climb to the Stars. Il faudra rajouter des liens (mais j’ai déjà préparé le terrain en insérant d’emblée les liens mais en mettant “article sur x ou y” à la place de l’URL), certes, mais c’est écrit. Il va juste falloir que je décide comment et à quel rythme les publier.

Est-ce parce que je suis hors ligne? Pas certaine que ce soit la raison principale. En fait, au chalet, ma vie est plus simple. J’avais déjà fait ce constat en Inde (quand je suis ailleurs qu’à Pune).

Ici, je n’ai pas de vie sociale, pas de travail à accomplir, pas de compta à faire. Il n’y a pas de télé, pas d’internet, je n’écoute pas de musique ou de podcasts. J’ai juste à m’occuper des chats et de moi, me faire à manger (les courses c’est déjà fait), et voilà. Je n’ai même pas à réfléchir aux jours qui viennent, après ma petite retraite, car je suis ici dans une parenthèse hors du temps.

Je me suis créé un contexte où mettre des priorités est ridiculement simple, et où il y a très peu de décisions à prendre (quoi lire? quoi écrire? quelles photos trier?). On pense aux auteurs qui s’exilent quelque part pour finir d’écrire.

Je m’endors à 21h et je suis réveillée par les chats à 5h30, après plus de 8h de sommeil. Impensable à la maison, avec les possibilités infinies du monde dans lequel je baigne.

Cet état, je le retrouve également lorsque je navigue. Sur un bateau, il n’y a pas grand-chose à faire (à part naviguer bien sûr, ce qui n’est pas rien!) Vivre ainsi est extrêmement reposant, mais j’ai conscience que ce n’est possible que parce que c’est une parenthèse, justement.

Ça me fait penser à mon année en Inde, qui s’éloigne à grands pas dans les brumes du passé. Après six mois environ, je m’étais reconstruite une vie aussi complexe que celle que j’avais laissée derrière moi en Suisse. J’avais des activités, une vie sociale, des projets. Je procrastinais, mon emploi du temps me stressais, je n’avais “pas assez de temps” (en Inde, vous imaginez!), bref, j’ai bien compris que le problème, c’était moi.

Durant ces parenthèses que je m’offre quelques fois par année, je me demande comment je pourrais simplifier ma vie “normale” — et si c’est possible. J’aime avoir des projets. Je m’intéresse à un tas de choses, trop, même. C’est une force qui me tire en avant, qui est extrêmement positive, mais dont je finis par devenir un peu la victime.

Bien entendu, je gère la complexité de ma vie bien mieux maintenant, à l’approche de la quarantaine, que lorsque j’avais à peine vingt ans. Je me connais mieux, je comprends mieux comment fonctionnent les gens et le monde, j’ai mis en place des systèmes et des stratégies pour éviter de me faire trop déborder, ou pour mieux supporter lorsque je le suis. Ça ne va pas tout seul, ce n’est pas forcément facile, mais dans l’ensemble, je n’ai pas trop à me plaindre.

Alors, faut-il simplifier? Simplifier, ça veut dire faire moins, pour moi, et possiblement, vouloir moins. J’ai récemment mis fin à une activité importante dans ma vie, parce que j’avais pris conscience que c’était juste logistiquement impossible pour moi d’y rester engagée “correctement” vu mon train de vie. Ça a été une décision extrêmement douloureuse qui a mis plus d’un an à mûrir, j’ai versé quantité de larmes et j’en verserai probablement encore, mais maintenant que c’est derrière je suis extrêmement soulagée. Allégée. Mon emploi du temps est un peu moins ingérable, je peux me consacrer mieux à ce que j’ai décidé de garder (et qui était encore plus important pour moi que ce à quoi j’ai renoncé), et j’ai aussi appris que je pouvais “lâcher”, même si ça me coûtait. FOMO et tout ça.

D’expérience, l’espace que je crée dans ma vie en “simplifiant” se remplit toujours assez vite. C’est si facile de dire “oui”! Pour simplifier vraiment, je crois qu’il faut vouloir moins. Difficile.

En attendant, je vais continuer à préserver ces “pauses”. J’en ai en plaine, aussi, mine de rien: je protège assez bien mes week-ends et mes soirées de ma vie professionnelle, par exemple. Mais ma vie personnelle est aussi parfois une source de stress, étonnamment. Et on sait que même avec plus de temps à disposition, ce n’est pas dit que l’on fasse enfin toutes ces choses auxquelles on a renoncé “par manque de temps“.

Mon article tourne un peu en rond, désolée. On en revient toujours au même: la compétence clé, pour moi du moins, c’est la capacité à hiérarchiser, à faire des choix et mettre des priorités. Et là-derrière se cache quelque chose qui est probablement encore plus que ça le travail d’une vie: faire les deuils des désirs que l’on ne poursuivra pas.

Je crois que je vais arrêter là ;-) , quand j’ai commencé à écrire je voulais juste vous dire à quel point j’avais pondu une grosse pile d’articles pendant que j’étais ici!

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Trucs en vrac

[en] A bunch of tips: kitty litter in the bathtub and how to clean the litter box properly and easily, deactivate 3G for better phone call quality, kill all your iPhone app "history" to improve battery life, think about your motivating end objective to find the courage to tackle the unexciting task at hand, keep ginger/garlic paste and other fresh spices in the freezer for Indian cooking, and use the Google Calendar web interface to add tasks to your days - with checkboxes!

Je pourrais faire un article pour chacun, mais non, allez, en vrac.

  • désactiver le 3G sur son smartphone pour que ses appels passent par le 2G, bien moins chargé (données!) — meilleure qualité sonore et moins d’appels coupés
  • pour se motiver, ne pas penser à la tâche à faire mais à l’objectif plus large vers lequel il nous amène (réserver les billets d’avion pour l’Inde… bleh… par contre, je me réjouis d’aller en Inde, et pour ça il faut des billets d’avion!)
  • la caisse des chats dans la baignoire pour diminuer la quantité de litière qui se balade dans la salle de bains (et dans l’appart); bonus, on nettoie sa baignoire chaque jour avant la douche (c’est vite fait)
  • pour vider la caisse, ma technique, inspirée par la vidéo en bas de cette page (super informative) sur tout ce qui touche à la litière pour chats:
    1. utiliser de la litière “clumping” (vous aimeriez gratter dans un bac de sable imbibé de pipi, vous?)
    2. soulever la caisse et l’agiter de droite à gauche comme un tamis: les divers “blocs” remontent à la surface
    3. mettre avec la pellette tout ce qui est visible dans un petit sachet plastique que vous nouerez une fois l’opération terminée et stockerez “quelque part” en attendant la prochaine sortie poubelles (balcon/rebord de fenêtre en hiver, ou boîte hermétique)
    4. taper une ou deux fois la boîte au sol (attention les voisins de dessous!) pour décoller ce qui serait resté coller, agiter, ramasser…
    5. faire un dernier “tour de bac” systématique, en raclant le sable d’un côté à l’autre, pour être sûr qu’on a rien oublié et ramasser les petits bouts qui trainent!
    Répéter 2-3 fois par jour (suivant le nombre de chats et de caisses), et dès qu’il y a des petits îlots dans la caisse :-) . En passant, le nombre de caisses idéal c’est “nombre de chats +1″ (cf. détention convenable du chat d’appartement)
  • pour la cuisine indienne, garder au congél dans des sachets ziploc feuilles de curry, blocs de pâte au gingembre et à l’ail, feuilles de coriandre, piments…
  • utiliser l’interface web de Google Calendar qui permet d’ajouter facilement des tâches à un jour donné (avec la petite case à cocher, s’il vous plaît!); on peut les glisser-déplacer d’un jour à l’autre, les créer directement sur la bonne journée (cliquer le lien “Task” quand on crée un événement), ne pas leur attribuer de date au départ et en attribuer une en faisant “monter” la tâche dans la liste classée chronologiquement. Reste à synchroniser avec iCal (si ça peut), mais c’est pour plus tard. (voir mon calendrier idéal)
  • [Edit 09.05.12: attention, il semblerait que ceci soit de l'intox! cf. commentaires] tuer tout “l’historique” des tâches sur votre iPhone pour récupérer une autonomie de batterie respectable (je crois que c’est ça qui m’a fait passer de “bon sang, 20% restants à 14h” à “bon sang, 76% restants à 21h!”): double-clic sur le bouton pour faire apparaître la liste, appuyer longuement sur une des applications pour faire afficher les petits boutons “kill” en haut à gauche de chaque icône, puis s’en donner à coeur joie; confirmez-moi si ça marche!

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Variety is the Spice of Life

[fr] De l'importance de varier les choses que l'on fait pour être heureux, les façons dont on s'organise, et le type d'article qu'on publie sur son blog. La routine ne tue pas seulement le couple. Vous avez d'autres exemples?

I’m in India. I’m reading “The How of Happiness“. The two are completely unrelated aside from the fact they come together to give me the title of this article.

Spice
Photo credit: Sunil Keezhangattu/Flickr

Don’t let the slightly corny title put you off as it did me, The How of Happiness is an excellent, solid, well-researched and practical book.

I don’t want to delve into the details of the book, but just share with you something that has fallen into place for me during the last week. It has to do with variety.

You see, in her book, Sonja Lyubomirsky doesn’t only go through the various things you can do to make yourself happier, or help you pick those that seem the best fit for you: she also insists on the necessity of varying the way you put them into practice.

The example that really made this point hit home for me was the one on “counting your blessings” (yes, corniness warning, directly from the author herself, but don’t let that stop you).

First, the test groups who were asked to write down the things they were thankful for 3 times a week ended up seeing less improvement in their happiness than those that were asked to do it only once a week. Doing it only once a week makes it more of an event and keeps boredom/immunisation at bay.

Second, even then, Sonja Lyubomirsky invites the reader to not do it in the same way every week. By writing, by conversation with a friend, upon certain occasions, about certain areas of your life, or in yet a different manner, so that it remains a meaningful practice. (Page 97, if you want to look it up directly.)

This immediately reminded me of a flash of insight I had one day walking in the mountains around my chalet. I can’t remember exactly when it was, but I can see the road I was on and I remember the insight quite clearly.

Update: I found the article I wrote at the time, it was in 2009!

I was thinking of the different ways in which I had got organized, and how I seemed to become “immune” to a given method after some time had passed. The flash of insight was this: “maybe I just need to keep on finding new ways of getting organized.” I brushed off the idea, because it wasn’t comfortable, and wrote it down to the need to have different techniques for different contexts. For example, there are times when I’m more stressed than others. Times when I have more work than others. Times when I feel productive, and times when I need to kick myself down the two floors from the flat to the coworking space to get to work. Even my recent musings on freeform versus structured work go in that direction.

But in fact, I was right. Just like it’s important to vary “happiness activities/techniques” to prevent habituation (or worse, boredom), I think it’s important to vary one’s organization methods. Or at least, for me, it is. And it could well be because there is a “happiness” component for me in the act of getting organized. I like the feeling of being on top of things, of finding solutions to be productive despite my built-in procrastination engine, of learning how I function, of coming up with strategies to prioritize and get things done. And maybe — maybe — for me, trying to find one method that I can just stick to is a big mistake.

Another area I’ve recently connected “variety is the space of life” to is blogging. I’ve been hanging out with the communication team at Wildlife SOS these last days, volunteering a bit of my time and expertise to help them make better use of social media.

As I was inviting them to vary the type of article they publish on their blog (at the moment, almost all the stories are animal rescue stories), I realized that this was another example of this theme at work: “variety is the spice… of reader engagement?”

Even if as a reader, animal rescue stories are my favourites, I will actually enjoy them more if they stand out against other types of articles. And for another reader, the favourites might very well be “behind the scenes” articles or “get to know the team” ones.

By publishing only one type of “top post”, one turns it into the “average post”. Add a sprinkle of intermittent reward to the mix, and you’ll probably positively influence the way readers perceive your content. Isn’t it more exciting to head over to a blog which might or might not reward you with a new article, which might or might not be the type that moves you most?

Now think about relationships: don’t we say that routine is the biggest love-killer? Oh, some habits are nice — but you also want new stuff, changes from the habitual, different way of being together and relating to one another. Surprises. The unexpected. This is nothing new.

So, let me summarize. Variety is the spice of life. Not only should you flee excessive routine in your marriage or relationship, but also in the following areas:

  • activities that make you happy
  • how you get organized (work, and probably life too)
  • the kind of content you publish on your blog

Can you think of other areas where it’s a little counter-intuitive, but it actually turns out to be really important to add variety to the way you do things?

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Different Kinds of Downtime

[fr] Déconnecter ou se décontracter peut prendre plusieurs formes, et je viens de réaliser que malgré tout le temps de libre que j'ai pris pour récupérer de mon printemps un peu intense côté travail, je ne me suis pas laissé beaucoup d'espace pour penser. Laisser vagabonder mon esprit sans arrière-fond de musique, d'activité, de TV ou de jeux iPhone.

At two points in my “grown-up” life, I’ve been through phases of intense work which drove home the importance of making sure I had enough downtime. One was when I started teaching (I ended up on sick leave) and the other was when I was preparing Going Solo (a welcome cat bite probably prevented me from burning out completely).

I learned that when you do nothing but work, you can’t recuperate. Since then, I’ve always paid attention to preserving enough time “for myself”. Even when I have a lot of work and have “no time”, I still make time to eat with friends, watch TV series, read, sleep, etc. I never work until two in the morning, I take my week-ends off (there are exceptions), and generally am pretty good at setting boundaries between “work” and “non-work” modes (which might make certain people feel I’m hard to reach ;-) ).

Over my lunch break today, I think I understood something really important — and funnily, just after saying that I don’t feel like writing anything these days, I feel an urge to blog about it here.

The thing I understood is the following: there are different kinds of downtime.

I’ve been thinking about this these last days — for example, I use both iPhone games and TV series to relax or take my mind off stuff, but for different purposes.

One of my ongoing grievances about life these last months is that I feel tired and worn-out and don’t seem to be able to recuperate despite having taken a lot of time off (holidays here and elsewhere) since working too much this spring.

I go home for lunch break (it’s just two floors above my coworking space eclau, so it’s not much of a commute). I needed to sit a bit before preparing lunch, so I took a book and sat down on my balcony couch (yes, you can be jealous).

But I didn’t open the book. I just stared outside at the garden, looked at my plants, stared into space some more, did some low-level plant maintenance, stared into space, looked at the garden… See the idea? All that time, my mind was wandering idly around, thinking about this and that, and that and this, going back in time, forward in time… Just undirected thinking about… “stuff”.

And I realised that I don’t actually give myself much time for that. Thinking without doing anything else while I think. Maybe my discomfort these days months has to do with the fact that I have things to process and haven’t really been making appropriate space for that — despite all my downtime.

So, what kind of downtime do I give myself, and what need does it fulfill? And what are your types of downtime?

Fiction

Fiction (whether books or TV) takes me out of my life. It disconnects me from what is preoccupying me. At the same time, it’s like an emotional catalyst. I’m the kind of person who’ll end up crying whilst watching CSI. I like movies that take you on an emotional roller-coaster. So in that respect, fiction also helps me reconnect.

Games

I’m the kind of “on-off” casual gamer, but ever since I downloaded Angry Birds (end of last year) I’ve been playing iPhone games regularly. Games allow me to wind down and distract me, but without the emotional component I get from fiction. Games are also more active, and speak to my obsessive streak.

Physical Activity

I have an exercise bike at home I try to use regularly, I do judo, sing, and go sailing. Physical activity empties my head and tires my body — vital for something with a desk-bound job like mine. Sometimes my mind wanders off and I do some light thinking, but most of the time, I’m just completely taken by what I’m doing.

Online Downtime

Online downtime includes idly chatting, catching up with people, reading random articles… It’s a way of keeping busy without being productive, and maybe of avoiding “more down” downtime. It also leads to new ideas and insights, new interests to explore. It’s good for a breath of fresh air but at times like now where I feel worn out, overworked and oversocialized, I avoid it.

Socializing

I’m not sure if socializing is a “downtime” activity for me. I’m not much of a bar/club person, so for me socializing is either “networking” (and that’s work) or long (often personal) discussions with people I’m close to. I also know I switch modes when I’m around people. I guess it is a kind of downtime I need, but there are times when I’m more in an introvert mood and seeing people adds to my stress (maybe — hypothesis — because it’s stressful for me to be around people when I’m unsatisfied with something I do not manage to put in words; hmmm, maybe blogging is to be included under “socializing”?)

Thinking

Thinking is just that. Thinking. Not really doing anything. It happens when I clean the flat or the dishes or do laundry, but only if I’m taking all the time in the world and not really paying much attention to what I’m doing. Going for a walk or sitting on the balcony (without a book or an iPhone!) is also an opportunity for this kind of downtime where I let my mind wander around freely and think about whatever it is I want to be thinking, without real aim or purpose.

I’m sure that when watching TV, or exercising, or reading a book, there is some background processing going on in my brain. I’m sure it’s useful and necessary. But this is more like frontground processing.

And this, I think, is what’s been missing — and might be the reason why I’m having trouble identifying what is behind my feeling of “not quite right” (although objectively, everything is going fine).

Having understood this, I’m going to make sure I have time every day to sit on my balcony and stare into space. We’ll see what happens.

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In Praise of the Morning Routine

[fr] Avoir une routine matinale à laquelle on se tient, ça aide (même quand on a eu une panne d'oreiller, comme moi ce matin!)

I have a morning routine. From wake-up to office, it takes roughly 90 minutes. I don’t hurry. I don’t look at the time. I just go through it.

It’s a way to start the day, a way to wake up before staring at my inbox or getting started with work. It also means that for 90 minutes at the start of the day, I don’t have to make any choices or take any decisions.

There are times when I’m not good at sticking to it. But in general, I’ve noticed that the days, weeks or months when I do tend to go better. Not confusing correlation with causation, here: I’m very well aware that if I have the leisure to not be in a rush in the morning and take those 90 minutes, it means I’m not running around putting out fires all the time. True too, though, that if I am putting out fires but do manage to preserve this morning time of mine, I am managing to firewall some downtime from the madness of the rest of the day. In this way, my morning routine is not just a health indicator of my life, but also a took I can use to influence it.

This morning, I overslept. I had blocked a full day of work in the office, and I woke up three hours later than I had planned. Normally, when that happens, I rush downstairs to the office as fast as I can and get on with my day. This morning, I had second thoughts:

[blackbirdpie url="http://twitter.com/stephtara/status/98311606978625536"]

Well, I listend to Nicole’s (and others’) advice and followed my gut: stick with the morning routine. Waking up late is annoying enough without throwing “my time” out of the window on top of it. And if I needed to sleep 10 hours straight, well so be it.

[blackbirdpie url="http://twitter.com/cncx/status/98312585681715200"]

I now have a new “rule”: stick with the morning routine. If I needed extra sleep, well, let that eat into work or evening time, not morning and “get going” time.

Consequences for today: I worked later than I’d initially planned, and decided to give up going to a barbecue in the evening. But I went through my day without feeling crap.

So, you’re wondering, what do I do during those 90 minutes? No big mystery. My morning routine intially crept up on me (result of too much unstructured life) and was fertilized by my discovery of FlyLady (who, amongst other things, insists on the importance of routines). My morning routine is pretty much what it was 2 years ago:

  • get up, straighten bed
  • neti pot if necessary, wash any leftover dishes (ideally)
  • hop into exercise clothes, do sit-ups, 30 minutes on the bike, stretch a bit
  • shower, get dressed, have breakfast
  • prepare my stuff and head out/downstairs

Not much to do for 90 minutes, see. I often also take a few minutes to check Twitter, or play a level of Plants vs. Zombies on my iPhone (warning: crack-addictive).

Do you have a morning routine? (Coffee drinkers, you do — even if you don’t think you do.)

 

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Slowing Down: About Cleaning, Laundry, Accounting, and Backlogs

[fr] Il vaut mieux avoir un style de vie ou processus qui nous permet de faire les choses à mesure (compta, rangement, nettoyages, vaisselle...) que de courir et devoir s'arrêter pour s'occuper des désastres accumulés qui ont commencé à nous pourrir la vie.

I’ve just spent about 2 hours tidying up the flat and cleaning it. And yesterday, as I was about to head out to my concert, I couldn’t find my flashlight (which we need for one of the songs). It wasn’t where it was supposed to be, I couldn’t find it in the half-unpacked bag from our last concert two weeks ago, and basically lost 20 minutes turning the already messy flat upside down. (I found it finally. Hidden inside one of my concert t-shirts I’d taken out of the bag.)

This experience has allowed me to realise, after all these months of living a reasonably tidy and organized life (not too much, but enough to be functional), that it’s much easier to find something when the place is not in a mess and it’s nicer to clean/tidy as you go along rather than have to stop to do it (although I actually do like cleaning).

A year an a half ago I set off on a process which helped me crawl out of 10 years (maybe even a lifetime) of feeling overwhelmed by the mess in my living space (thanks, FlyLady). There’ve been ups and downs, but overall I have been living in a tidy flat for many months, doing my accounting, putting my laundry away instead of living in the laundry basket, and giving my flat a quick cleaning session once a week. I’ve been slacking these last few months though, probably because of calendar overload.

What’s the general teaching here? In the spirit of the “not running” and “doing things now” principles I detailed in my “Journey out of Procrastination” series, I’d say the following:

It’s better to go slower and have a process/lifestyle which allows you to deal with things as they come, rather than running around and having to stop to deal with the accumulated backlog once it starts impeding on your ability to live happily.

In practice, for me, that means I need to pay attention to build enough time into my days/weeks for:

  • unpacking bags
  • putting things away after I’ve used them
  • washing the dishes after the meal/snack
  • doing my accounting at least once a week
  • cleaning the flat roughly once a week
  • putting my laundry away the day after laundry day
  • taking things to the office

In summary: planning ahead enough so that I’m not in a rush. Added bonus: life is more enjoyable like that.

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The Art of Removing One’s Socks

[fr] Comment enlever ses chaussettes de façon à ce qu'elles ne nous pourissent pas la vie quand on les sort de la lessive. Je ne plaisante pas, ça a été une révélation pour moi, même si c'est super simple: les enlever sans les retourner.

Amongst other life-saving tips I learned from hanging around on the Flylady site, I learned how to remove my socks. Now, don’t laugh — it has been a life-changing revelation for me. It’s a very simple obvious trick, and when I read about it I could have kicked myself for not having figured it out on my own, and as a result struggling with bunched-up socks in my laundry for the last 20 years.

I’m a sharing person, so here’s the tip, lifted directly from Flylady’s site (it’s #4 on this page):

[Robert] also taught me to take my socks off, right side out. LOL Push them down over your heels and then pull the toes. Poof your socks are right side out. No more having to turn socks after they are washed.

Now, I imagine you’re all going to tell me that you’ve done this all your life and you never have trouble with socks in laundry, but trust me, I did not. I would remove my socks as they came, inside-out, all rolled up, and wash them like that, and then have to struggle to unbunch them so they could hang up and dry.

It’s one of those very simple things that takes no effort (or almost) to do and makes life much easier for the future you. I’ve been implementing a lot of these “good habits” over the last year or so, but the sock thing is the one example that really sticks out for me, and represents the spirit of dealing with things now rather than later.

And as I remove my socks every day, I’m reminded of my new way of doing things every day.

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Prune Your To-Do Lists, Mercilessly

[fr] Plus tôt on admet que l'on ne fera pas une tâche, mieux c'est (avant qu'elle nous pourrisse la vie durant des mois avant de mourir de sa belle mort). Soyez donc sans merci en révisant vos listes de tâches. Posez-vous honnêtement la question: vais-je vraiment faire ça?

Yesterday, I opened Things for the first time in… a year, maybe, to see if the link to a video I wanted to watch was still in my old lists there. It wasn’t, but trawling through the state of my to-do lists from Going Solo times made me realize just how much stuff was in there that I never did. And I’m still alive.

I’ve known this for some time: a good way to make our lives miserable is to stack our to-do lists (or next action lists, if we’re GTD-enabled) with piles of tasks that we will end up not doing. Seeing all those old tasks I never got around to doing reminded me, once again, of how important it is to realize as early as possible if I am not going to do something.

I think the first time I really heard somebody talk about this explicitly was at the Going Solo conference in Lausanne, when Martin Roell gave his talk on “Self-Organisation for Effectiveness” (watch the whole video, but the moment in question is about 10 minutes in). He told us that, contrarily to some understanding of GTD (who is to say what’s right or wrong?), he recommended throwing out as much as possible from action lists. YANGTDI: You Are Not Going To Do It.

It’s a bit the same frame of mind as when you come back to your e-mail inbox after a holiday. You can usually safely ignore the stuff that’s marked URGENT in all caps, because chances are if it was urgent a week ago, it’s simply not relevant anymore.

I think that this is where lies the trap in GTD’s “Someday/Maybe” list. Also because we quickly forget one important step in the GTD process, which is that when we put a task on a next action list, it means we are fully committed to doing it. That, I have found, is simply just not the case most of the time for mere mortals like us struggling around with imperfect implementations of GTD in our lives.

So, here are some ideas. They’re not perfect, but they might help.

If you’ve been ignoring an item on your list for a long time, take a moment to look at it. First, make sure it’s a real next action and not a project in disguise, because that could be why you’re not getting around to doing it. Then, take a deep breath, and ask yourself, honestly, deep down inside in your heart of hearts, if you are really going to do it, or if you’re going to keep on procrastinating it until it disappears into a little puff of smoke, in which case you’d have been better off removing it from your list straight away and preventing it from adding to your stress.

How do you know you’ve been ignoring a task for too long? Some systems have that built-in. For example, when I was in my notebook phase, once a page was filled with tasks-done-and-still-to-do, I’d copy over to the next page all the tasks that still needed doing. Once you’ve copied over a task to the new page five times, you start to realize that you’re not doing it.

Yesterday, somebody told me of another method: at the beginning of the week, make a list of tasks you want to accomplish. Opposite that list, draw columns — one per day. Each day, ask yourself if you are committed enough to spend (say) an hour and a half on that task. If you are, draw a green dot on that task’s line. If you aren’t a red dot. At the end of the week, look at what you haven’t done, and look at the amount of red vs. green. The decisions to make are probably made, by that time.

Another trick I have is that I have a sub-heading, in my lists, which is called “Obviously I’m not doing this”. That’s where I send tasks off to die, when I’m clearly not doing them but don’t have the courage to get rid of them completely. A bit like the “Should throw away but can’t yet” box in your cellar.

A corollary to this “task pruning” attitude is to extract subsets of tasks for given time periods, like I started doing (and still am doing) when I plan my week. Or on a stressful day, when you feel swamped, select three things (or five!) and forget about all the rest.

But the main point here is: show no mercy for those idle tasks that just sit there, make your life miserable, and never get done.

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