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Ménage numérique [fr]

Ménage numérique [fr]

[en] Musings on backups (my first real hard drive failure) and on trying to keep digital stuff (smartphone photos, anyone?) under control. Oh, and Hazel. Try Hazel if you haven't yet.

Entre hier et aujourd’hui, ménage numérique. Il faut que je vous parle du workshop que j’ai donné hier au Swiss Creative Center, mais d’abord, le ménage.

En rentrant de Neuchâtel, j’ai branché Time Machine, parce que ça faisait 2 semaines que je n’avais pas fait de backup, me disait mon ordi, mais surtout, parce que j’avais vu passer un petit tweet de Matt Gemmell un peu plus tôt dans la journée:

Oups, me suis-je dit. Avec toute l’énergie que je mets à encourager mon entourage à faire des sauvegardes, ce serait bête que je ne suive pas mes propres préceptes. Bon, ce ne serait pas la première fois, non plus.

Je branche aussi mon disque dur externe, celui qui contient plus de 10 ans de photos et bien d’autres choses. 600Gb de données. Au bout d’un moment, je me rends compte qu’il couine. Et qu’il n’est toujours pas visible dans le Finder. Re-oups.

Je vous passe les étapes pour vérifier qu’il était bien mort (il l’était). Le coeur battant un peu, je vérifie où en était ma dernière sauvegarde Crashplan (2 jours, ouf). Celle de Time Machine date d’il y a deux semaines… j’ai fait un peu de ménage dans mes photos depuis là. Je lance le “restore”:

  • Crashplan: 10 jours (la sauvegarde est sur mon serveur à l’eclau)
  • Time Machine: 10 heures (la sauvegarde est sur un disque dur externe que je peux brancher direct dans mon ordi)

Je récupère les fichiers dans Time Machine, et ceux “qui manquent” dans Crashplan.  Ça tourne toute la nuit. Aujourd’hui je vais chez STEG pour rendre le disque dur cassé et en ramasser un nouveau (3 mois de durée de vie… heureusement il y a une garantie).

Bref, cette histoire aurait pu être un désastre si mes sauvegardes n’avaient pas été plus ou moins à jour! C’est la première fois de ma vie qu’un disque dur me claque entre les mains. Heureusement ça arrive à une période où j’ai un système de sauvegardes qui roule. Il y a quelques années, j’aurais pu perdre des choses irremplaçables.

Ne jouez pas avec le feu, faites des sauvegardes, et dites-moi si vous voulez mon code Crashplan pour avoir une sauvegarde distante sur mon serveur. Quand on se fait cambrioler ou que notre logement brûle (Dieu nous en garde), c’est déjà assez horrible comme ça sans qu’on ait en plus perdu toutes les photos de nos chats ou de nos enfants.

En parallèle de tout ça, j’ai remis le nez dans IFTTT et Google Plus. Avec iOS7 (ou peut-être même avant mais je dormais), il y a plein de portes intéressantes qui s’ouvrent. Par exemple, Auto Backup uploade automatiquement vos photos de smartphone dans Google Plus (elles sont privées bien sûr, mais on peut ensuite les partager d’un simple clic). J’ai joué donc du coup avec les albums et les photos dans Google Plus. J’aime bien, sauf que j’ai la sale impression que Google Plus duplique les photos quand je les partage, et je n’aime pas sa manie de faire des albums sans me demander quand je partage plusieurs photos d’un coup. Je suis peut-être un peu formattée “Facebook”, mais j’ai l’impression que c’est un peu plus le pétchi.

Autre chose testée, le partage de photos dans Facebook directement depuis l’album photos d’iOS7. J’aime bien, en passant, comment iOS7 regroupe les photos en “moments”. J’aimerais bien que Lightroom en prenne de la graine. (Tiens, peut-être temps de passer à la version 5.)

Le problème récurrent que j’ai avec les photos que je prends sur mon smartphone, c’est que je les partage (Facebook, Google Plus maintenant, et même Flickr) sans qu’elles ne transitent par mon ordinateur. Et mon ordinateur — enfin le fameux disque dur externe qui est mort, là — c’est quand même ma “master copy” de toutes mes photos. Je gère le tout avec Lightroom, qui gère également la publication sur Flickr, Facebook, et Google Plus. Vu que Auto Backup met automatiquement toutes mes photos sur Google Plus, je préférerais par exemple que Lightroom aille les “chercher” là-bas pour les importer dans son catalogue.

L’autre souci, c’est que beaucoup des photos que je prends avec mon iPhone sont vouées à finir leur vie dans Evernote. Photos de tickets, de documents, de livres que je lis… Pas besoin que ça finisse dans Lightroom ni que ça y passe. Jusqu’à maintenant, j’importais de temps en temps les photos de mon téléphone dans Lightroom (avec le câble), puis je triais celles qui allaient dans Evernote, les glissais-déposais dans l’application, et déplaçais les fichiers originaux dans un dossier “dans Evernote”. Comme ça, la prochaine fois que j’importe les photos de mon iPhone dans Lightroom, celui-ci ne me propose pas de les réimporter.

En zieutant les nouveautés de IFTTT (depuis la dernière fois que j’avais regardé), je me dis que je pourrais avoir sur mon iPhone un album Evernote, et une règle IFTTT qui envoie dans Evernote toute photo mise dans cet album. Malheureusement, ma recette ne semble pas fonctionner. Problème d’IFTTT? d’Evernote? d’iOS7? Allez savoir.

Bref, après toutes ces explorations je me dis que je vais rester à mon ancien système un peu manuel, même s’il provoque des doublons de photos partagées sur Facebook et Google Plus.

Alors que je réfléchis à ces questions sur Facebook, un ami m’aiguille sur Hazel. Hazel vous permet d’établir des règles pour votre Mac afin de faire un peu d’ordre dans vos fichiers. Par exemple, toute image qui se trouve dans le dossier téléchargements depuis plus d’un jour sera déplacée dans mon dossier photos. Tout .dmg trainant là depuis plus d’une semaine sera balancé. Vous pouvez tester gratuitement Hazel pendant 14 jours avant de l’acheter (et le prix est raisonnable). Moi, une heure après, je l’aime déjà.

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[en] Backups, backups.

Je suis régulièrement un peu estomaquée de réaliser combien mon entourage est vulnérable à la perte de données. Quelques suggestions.

Smartphone

Tout d’abord, synchronisez votre smartphone avec votre ordinateur. C’est trop con de perdre ses contacts avec son téléphone quand on pourrait en avoir une copie sur son ordinateur.

iCloud c’est bien joli (et c’est déjà ça) mais à moins de payer, ça ne suffit pas à sauvegarder toutes vos données. 5Gb d’espace sur iCloud… maintenant tout le monde ou presque a bien plus de données mobiles que ça. Sauvegardez donc votre smartphone sur votre ordinateur. Voici comment le faire sur un disque externe si c’est nécessaire (ça l’est pour moi, avec un iPhone de 64Gb bien plein et un disque dur de MacBook Air de 256Gb bien plein également).

Ça peut aussi vraiment valoir la peine (pour un iPhone) d’activer Find my iPhone, qui permet de le bloquer à distance en cas de perte. Attention cependant, ne l’activez pas sans réfléchir pour votre ordinateur, c’est un peu plus délicat côté conséquences possibles.

Ordinateur

Il vous faut des sauvegardes tant locales que distantes. Si vous en êtes encore à vous envoyer vos documents par e-mail ou bien à les mettre sur une clé USB, c’est le moment de vous mettre à la page. Avec Mac, il y a un truc qui s’appelle Time Machine. Achetez un disque dur externe, et utilisez-le Ça marche assez tout seul, faut juste penser à brancher le disque externe de temps en temps.

Une sauvegarde locale c’est déjà bien, mais ce n’est pas suffisant. Si quelqu’un vous cambriole et prend tout ce qu’il y a d’électronique chez vous, vous êtes mal. Ou si une autre catastrophe touche votre domicile… Bref, sans être catastrophiste, c’est relativement facile de se prémunir contre la perte de toutes ses données si ça devait arriver.

Pour vos documents, une solution assez simple peut être de tous les mettre dans Google Drive. J’ai fait ça récemment. Du coup je paie pour avoir un peu plus de stockage. Ça veut aussi dire que mes documents me sont accessibles depuis n’importe où. On peut aussi utiliser Dropbox pour ça. Ou Copy. Ou…

Mais il y a mieux. En plus de ça, utilisez CrashPlan. CrashPlan vous permet de faire une sauvegarde distante sur leurs serveurs (c’est payant) ou bien chez des amis. C’est là que c’est intéressant. Mettez-vous à deux ou à trois, achetez chacun un gros disque dur externe, et faites vos sauvegardes (encryptées bien sûr) les uns chez les autres avec Crashplan.

C’est vraiment trop bête de risquer de perdre ses données parce qu’on se fait voler son téléphone ou que son disque dur meurt.

3e #back2blog challenge (6/10), avec: Brigitte Djajasasmita (@bibiweb), Baudouin Van Humbeeck (@somebaudy), Mlle Cassis (@mlle_cassis), Luca Palli (@lpalli), Yann Kerveno (@justaboutvelo), Annemarie Fuschetto (@libellula_free), Ewan Spence (@ewan), Kantu (@kantutita), Jean-François Genoud (@jfgpro), Michelle Carrupt (@cmic), Sally O’Brien (@swissingaround), Adam Tinworth (@adders), Mathieu Laferrière (@mlaferriere), Graham Holliday (@noodlepie), Denis Dogvopoliy (@dennydov), Christine Cavalier (@purplecar), Emmanuel Clément (@emmanuelc), Xavier Bertschy (@xavier83). Follow #back2blog.

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Today is Backup Awareness Day! [en]

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Two months ago, on February 24th, I hit the wrong “Drop” button in PhpMyAdmin, resulting in the immediate deletion of the blog you’re reading. I didn’t know when I had last backed it up.

The story ends well, though it cost me (and others) many hours (days, actually) of work to get the whole of Climb to the Stars back online again.

I’ve always been careless about backups. Like many of you, probably. We can afford to be careless because accidents don’t happen very often, and as with Black Swans, we are under the mistaken belief that having been safe in the past will keep us safe in the future. Not so. As I like to repeat, the first time a disaster happens, well, it had never happened till then.

So, I’ve decided to declare the 24th of each month “Backup Awareness Day”. Here’s what it’s about:

  • Back up your files.
  • Back up your website.
  • Blog about the importance of backing up (sharing tips, stories, advice).
  • Tell your friends to back up.
  • Help your friends back up.
  • Put in place automatic backup systems.

Bottom-line: decrease the number of people who never back up, or back up so infrequently they’ll be in a real mess if things go wrong.

Now, perfectionism is the biggest enemy to getting things done. Backup Awareness Day does not mean that you have to do all this. Here are a few ideas to get your started (better a bad backup than no backup at all):

  • If Time Machine (or any other regular backup system you use for your computer) has been telling you it hasn’t done a backup in ages, stop what you’re doing right now and plug it in.
  • If you use WordPress, when was the last time you went to Tools > Export to make a quick backup? It’s not the best way to do it, but in my case, it saved CTTS.
  • Do you use something like Mozy to have a remote backup of your most important files? Time to sign up, maybe.
  • Are you working on important documents that exist only on your computer, which is never backed up? At the minimum, pick up a thumb drive and copy them onto it — or send yourself an e-mail with the files as attachment, if your e-mail is stored outside your computer (Gmail, for example).
  • Do you have an automatic backup set up for your database or website? Set some time aside on Backup Awareness Day to figure out cron.
  • When did you make the last dump of your MySQL database? Head over to PhpMyAdmin, or the command line (it’s mysqldump --opt -u user -p databasename > my-dirty-backup.sql)
  • Do you have the backup thing all figured out? Write a post for your readers with a few tips or tutorials to help them along. (Tag your posts “backupawarenessday” — I thought about “BAD” but that wasn’t really optimal ;-))

I’m hoping to develop the concept more over the coming months. If you have ideas, get in touch, and take note of Backup Awareness Day for the month of May: Sunday 24th!

(Now stop reading and go do a few backups.)

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