Is This Why I Stall? [en]

[fr] Peut-être j'ai besoin d'un dé pour être plus active quand j'ai trop de choix.

I am not very good at prioritising. Well, not always good at it. If there is an emergency, if we’re under pressure, if hard decisions need to be made, I can be decent to good at it, depending on the circumstances.

Ciel

I am not good at prioritising my wants and desires, actually. Here is the second edge to my sword of freedom. What do I want to do today? What should I start with? Nobody is tapping their foot waiting for something from me (except my accountant, that is), nobody is forcing me to do anything, I can choose.

And I want to do many things. Too many. It’s already noon, but here is what I’d like to do with my Sunday:

  • go for a walk
  • write blog posts
  • continue sorting/tidying clothes so I can get rid of my chest of drawers and move my third cupboard to its new place
  • cook so I have food ready for the week
  • do some accounting (!)
  • go to the cinema

I can’t do all that. And choosing one means I don’t get to do the others. Cake, having it, eating it. It sounds silly, but it’s an emotionally difficult place for me. So I put off the decision by flipping through Facebook, for example.

And if I’m not careful, it will soon be too late to do any of these things I wanted.

Feuilles 3

So today I did things differently. I figured I probably had time for two of these things. So I numbered them. And I rolled a die. Twice.

I went for a walk by the lake. I took photos there. The weather was splendid, windy and sunny and changing. I didn’t have time for accounting, but I wrote this blog post and roughly sorted my photos (FB) instead.

Octobre 2016 au bord du lac

I’ll do the accounting tomorrow.

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Bien utiliser son temps hors de l'urgence [fr]

[en] How do you deal with making good use of your time when there is no urgency or looming deadlines?

Ça, c’est mon challenge de l’été. Il n’y a pas d’urgence, pas d’huile sur le feu. C’est le moment de penser un peu long terme (et je le fais) et donc de s’attaquer à des choses comme:

  • cette série de ebooks que je pourrais écrire
  • me lancer dans la production de contenus e-learning (dieu sait qu’il y a de la matière)
  • bosser sur mon site web “pro” (je suis en train de le faire, mais en-dehors de mes séances avec Fabienne je suis un peu molle du genou, par exemple pour la version anglaise)
  • préparer des formations de base et les proposer à gauche et à droite
  • réfléchir à mon positionnement

Et côté perso:

  • trier mes photos (argh!)
  • faire les nettoyages de printemps (je fais, suivant l’impulsion que m’a donnée la visite de Natacha d’adndeco)

You want me to do something? Really?L’été, c’est aussi:

  • regarder pousser les tomates sur mon balcon
  • faire de la voile
  • décrocher et déconnecter en partant en vacances
  • prendre le temps… pour vivre.

Alors là au milieu, je peine un poil à être aussi efficace que je le voudrais. Surtout qu’il y a beaucoup de choses qui flottent un peu dans mon paysage professionnel.

Comment je fais, du coup? J’ai des trucs. Reste à penser à les utiliser, à trouver celui qui va marcher dans cette situation précise, et… le faire.

Limiter mon temps de travail

Ça paraît paradoxal mais c’est un truc qui marche. Plus j’ai de temps, en général, moins je suis efficace. (Ça va avec mon côté un peu procrastinatrice, qui a besoin d’avoir un délai dans le viseur pour se bouger.)

Donc je bloque 2h ou 3h pour travailler. Le reste du temps j’ai congé.

Planifier à plus long terme

S’il n’y a pas d’urgences urgentes, essayer de planifier un peu quand je vais faire “toutes ces choses” que j’ai enfin le temps de faire me montre qu’en fait il n’y a pas tant de temps que ça à disposition.

Je commence par faire une liste de tout ce qui me trotte dans la tête “à faire”, j’organise un peu tout ça en projets/next actions, je sors mon calendrier et je pose des choses. OK, demain je fais ça, après-demain ça… Purée puis ça en fait ça devrait être fait dans 10 jours, donc entre les 5 autres trucs ça va être chaud… Idéalement, sur quelques semaines (plus j’ai un peu de peine encore).

Mettre des délais internes

La brochure pour la nouvelle formation, elle sera faite d’ici mercredi. Hop. Comme ça. Le problème avec ça c’est si on n’a pas tendance à tenir ses engagements avec soi-même. Impliquer une autre personne peut aider (par exemple, je dis à la chef de projet “mercredi prochain je te donne les textes”).

Ça va avec la planification à long terme, parce qu’on commence à placer des choses au moment où on se dit: “OK, je veux lancer les formations e-learning en janvier, donc…”

Tomates du balconFaire des tomates

Histoire de ne pas glander durant son temps de travail, la méthode pomodoro peut aider à rester concentré. “Je fais 4 pomodoro par jour” par exemple.

Rendre tout ça ludique

La “gamification”, c’est pas que pour les applications sociales. On peut aussi l’utiliser pour rendre certaines tâches moins ennuyeuses. Je me souviens de cet exemple que j’avais lu quelque part étant ado: pour faire le ménage, un couple se répartissait les tâches. Je fais l’aspi, tu nettoies la salle de bains. Une alarme est réglé sur 20 minutes (par exemple). Chaque fois qu’elle sonne, c’est la course pour l’éteindre, car le premier arrivé choisit s’il veut garder la même tâche pour le prochain round ou bien échanger.

Quand j’ai du mal à décider par quoi commencer, je mets mes différentes tâches sur des petits cartons. J’utilise une minuterie (15, 20, 30 minutes selon l’humeur et le genre de tâche). Je tire au sort un carton pour la première tranche — quand ça sonne, j’arrête et je tire un nouveau carton. J’ai aussi trouvé de l’inspiration pour cette idée dans le “Weekly Home Blessing” de Flylady.

Vous avez des trucs, vous? Là, ce que je m’en vais faire c’est un peu de planification “long terme” — je crois que c’est ça qu’il me faut juste maintenant.

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Refaire sa job description [fr]

Je me suis mise à mon compte en 2006 — j’avais déjà des mandats dès début 2005. A l’époque, les blogs pointaient juste le bout de leur nez sur le radar des médias romands. Twitter et Facebook n’existaient pas. On parlait à peine de web 2.0, et j’étais déjà allergique au terme et à toute la hype qui l’accompagnait. (Brigitte m’a d’ailleurs rappelé tout à l’heure que c’est à l’occasion de ma conférence sur le sujet qu’on s’est rencontrées.)

Aujourd’hui, 2013. Tout le monde sait ce qu’est Facebook et Twitter (même s’il reste encore un peu de flou autour des blogs et des wikis). On parle de médias sociaux à toutes les sauces, et quand les entreprises s’y intéressent, c’est la plupart du temps pour y faire le même marketing et la même comm’, mais sur de nouveaux canaux. On ne compte plus les consultants, experts, et agences qui affichent les médias sociaux au centre de leurs activités. Les formations sur le sujet se multiplient (celle que je co-dirige au SAWI était la seule il y a quatre ans).

Il y a quelques années déjà s’est amorcée une réflexion qui est à mon avis en train d’aboutir cet été: dans ce marché qui a tant évolué depuis mes débuts, comment me positionner en tant que professionnelle? Quelle est ma place? Où est l’intersection entre ce que je veux/peux faire, les gens avec qui je veux travailler, et le truc qui fait toujours un peu mal, l’argent?

Après m’être retrouvée étiquetée de façon un peu limitante “Madame Blogs” (ça date), je commence à me sentir un peu à l’étroit avec ces “médias sociaux” (appellation dont je n’étais pas fan non plus quand ça a fait surface).

D’une part, vu le climat “marketing” actuel autour des médias sociaux, ça rend les choses un peu pénibles parfois pour la fille du Cluetrain que je suis. D’autre part, ça bouche tout un pan d’activités que je cherche à développer, autour de l’utilisation des outils numériques pour améliorer sa productivité et rendre son travail moins stressant. Trop souvent, l’email, le smartphone, et même un simple moteur de recherche sont perçus comme des obstacles à ce que l’on cherche à faire, alors que, bien maîtrisés, ils peuvent être des alliés précieux.

En tant qu’indépendant, on est responsable de sa job description. C’est à nous de la faire évoluer (ou non) en fonction de notre propre évolution ou de celle du marché. Ce n’est pas toujours aisé, surtout quand on navigue dans des eaux (numériques! haha!) où il n’existe pas de nom simple et un peu englobant permettant au moins de cerner un tant soit peu le domaine de notre expertise. Je ne suis pas “développeuse”, ni “informaticienne”, ni vraiment “coach”. Je ne donne pas des cours de “bureautique” (enfin oui, mais ce n’est pas limité à ça) et “médias sociaux” est à la fois trop large et également limitant.

En fait, je coince sur deux trucs: mon “domaine” et mon “profil”.

Ce que j’appelle mon profil, c’est relativement simple: en plus des mandats où j’ai un rôle clair de consultante ou de formatrice, j’ai aussi (et je cherche à développer) des mandats où je fais une sorte d’hybride formation-coaching-conseil que je ne sais jamais trop comment appeler.

Mon domaine d’expertise “technique” c’est plus épineux, je trouve:

  • les médias sociaux (sans le pan marketing) à usage plutôt individuel qu’institutionnel
  • la bureautique et les logiciels genre Lightroom, iMovie…
  • le web et les moteurs de recherche
  • WordPress comme outil de blog ou de CMS, y compris dans les aspects techniques (+ suffisamment de HTML/CSS/PHP/MySQL pour aider quelqu’un qui débute à s’y lancer/retrouver)
  • des outils pas principalement sociaux comme Evernote, Prezi, Google Docs, Dropbox
  • la gestion des comptes, des mots de passe, des backups, des documents
  • l’e-mail
  • … (je dois en oublier, et je zappe exprès les “soft skills” et les tas de “petits trucs” genre les raccourcis clavier et autres bons conseils)

Je travaille depuis quelques temps avec Fabienne Bogádi (coworkeuse à l’eclau et rédactrice/traductrice extraordinaire) à compléter mon nouveau site professionnel (le design, c’est la non moins extraordinaire Corinne Stoppelli qui s’en est chargée). Et ça commence à prendre forme. Et j’essaie d’intégrer ces nouveaux développements de ma job description, par exemple dans cette page. Mais c’est pas tout simple 🙂

Idées de génie (et clients potentiels) bienvenus!

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Comment respirer avec ses mails en 5 étapes [fr]

[en] Five steps to feeling on top of your e-mail, with the new Gmail inbox.

Cet après-midi, j’ai aidé une amie à reprendre le contrôle de sa boîte de réception. Voici une marche à suivre (sous Gmail) pour vous aider à faire de même.

1. activez la nouvelle boîte de réception

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La nouvelle boîte de réception va trier pour vous vos e-mails, séparant les pubs, les messages provenant des réseaux sociaux, les mailing-listes, et les alertes automatiques.

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Ce qui est très sympa avec cette nouvelle boîte de réception c’est que le compte des mails à traiter n’inclut pas ceux des colonnes secondaires. Gmail vous indique en tête de colonne qu’il y a des nouveaux mails, mais dès que vous allez regarder, le compte disparaît. Gmail trie vos mails de façon à ce que ceux que vous avez besoin de traiter se trouvent dans la boîte principale. Tous les autres, c’est “pour info”.

2. créez des filtres

Si un e-mail n’est pas à sa place (en particulier s’il est dans votre boîte primaire alors qu’il ne devrait pas y être), déplacez-le sous l’onglet approprié. Gmail vous propose immédiatement de filtrer ainsi les autres mails de ce correspondant.

Des fois, c’est plus compliqué. Beaucoup de gens envoient des “newsletter” sauvages depuis leur boîte mail normale, par exemple (au lieu d’utiliser un service comme MailChimp). Comment faire le tri entre leurs mails-newsletters collectifs et les mails qui nous sont destinés?

Deux schémas courants:

  • la personne adresse l’e-mail-newsletter à elle-même, avec tout le monde en copie cachée
  • la personne n’adresse l’e-mail directement à personne, juste avec des copies cachées

Deux solutions:

  • le premier cas est simple: on spécifie dans le filtre que ce sont les e-mails de cette personne à elle-même qu’il faut filtrer
  • deuxième cas, un peu plus délicat: on peut indiquer qu’on filtre les e-mails de cette personne qui ne nous sont pas adressés.

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On peut demander à Gmail de faire passer un mail directement à l’archivage (sans passer par la boîte de réception), lui appliquer un label, ou le rediriger dans une des colonnes de la nouvelle boîte de réception.

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Où commencer? Avec votre boîte de réception principale. Commencez en haut, et à chaque fois que vous rencontrez un mail qui devrait en fait aller dans une autre colonne ou bien carrément passer direct à l’archivage, faites un filtre pour lui.

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3. archivez sans classer

Une grande part du stress de l’e-mail provient de cette boîte de réception sans fond, qu’on ne vide jamais, qui se remplit sans cesse, qui contient un mélange de choses traitées, à traiter, passées, et présentes. Si on est du genre à penser qu’il faut trier et classer ses mails, c’est encore pire: c’est une tâche sans fin.

La nouvelle inbox de Gmail ainsi que les filtres permettent d’en ralentir le remplissage. Il faut maintenant prendre soin du vidage.

La boîte de réception ne devrait contenir que deux types de mails:

  • les mails qu’on n’a pas encore regardés, et qui sont peut-être à traiter
  • les mails ouverts auxquels on n’a pas encore répondu ou sur lesquels on doit agir (= à traiter)

On ne voit donc dans sa boîte de réception que des chose qui requièrent une action de notre part. Il est complètement inutile de laisser trainer dans sa boîte de réception des vieilleries dépassées, des mails informatifs déjà lus, des e-mails auxquels on a déjà répondus.

Si on travaille sur un bureau, on garde la surface de la table relativement libre pour les affaire courantes. Le reste, ça va dans les tiroirs ou les armoires.

Il y a toutes les chances que les mails plus vieux que quelques semaines aient “disparu” de votre champ de vision. Soyons honnêtes, vous n’allez pas les traiter, sauf si on vous relance (= un nouveau mail) ou si vous y pensez à cause d’un événement extérieur. Ils n’ont donc plus rien à faire dans votre boîte de réception. Il faut donc les archiver, mais non les trier (si vous devez remettre la main dessus, une recherche sera bien plus efficace que de longues fouilles dans un système de libellés ou de dossiers bien trop complexe).

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Sélectionnez tous les messages plus vieux qu’une certaine date, et appuyez sur le bouton Archiver.

Pour ceux qui restent, sélectionnez tous les messages de la page, puis déselectionnez sélectivement (Cmd/Ctrl+clic) ceux qui doivent rester dans votre boîte de réception car vous devez encore les traiter. Archivez.

4. archivez sans merci au quotidien

Quand vous ouvrez votre inbox, la première chose à faire est de régler leur sort aux nouveaux mails: les déplacer dans les autres colonnes si c’est là qu’ils appartiennent, créer un filtre s’il y a lieu, y jeter un oeil.

  • Si une fois le mail lu il n’y a plus rien à faire, archivez-le immédiatement.
  • S’il demande une réponse courte et simple, répondez immédiatement.
  • Envoyez toujours vos mails à l’aide du bouton “Envoyer + Archiver” — une fois que vous avez répondu à un mail, c’est à votre interlocuteur de jouer, il n’a donc plus aucune raison d’encombrer encore votre champ de vision quand vous ouvrez votre boîte mail.

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Encore une fois: ne perdez pas de temps à classer vos mails. Vous les retrouverez suffisamment facilement grâce à la recherche. Et avec le temps économisé en classement, vous pouvez vous permettre de perdre de temps à autre une dizaine de minutes pour retrouver un e-mail bien caché.

De temps en temps, faites inbox zero: traitez tout ce qui reste à traiter dans votre boîte de réception, et reportez sur votre liste de tâche les e-mails qui résistent. Quant aux colonnes “secondaires”, il suffit de temps en temps de tout sélectionner et d’archiver, car vous aurez déplacé dans la boîte principale les éventuels mails demandant de l’attention de votre part au fur et à mesure.

5. et les libellés?

Les libellés peuvent être utiles si vous devez grouper des e-mails qui ne sont pas faciles à regrouper grâce à une recherche. Par exemple, tous les mails concernant le projet X. Mais attention: si les mails de votre projet X contiennent systématiquement certains mots-clés (=> recherche facile) ou proviennent toujours des deux mêmes interlocuteurs (recherche facile aussi), ne vous fatiguez pas à les libeller!

Associés aux filtres, les libellés permettent aussi de classer automatiquement certains types d’e-mails pour pouvoir faire des recherches parmi eux facilement.

Plus utile (et toujours avec les filtres), ils aident à rendre visibles certains e-mails dès leur arrivée. On peut donner une couleur de fond à un libellé, et donc “marquer” les e-mails d’un client important, ou qui nécessitent d’être particulièrement réactif.

De façon générale: utilisez peu de libellés, et triez très peu à la main.

Votre boîte mail vous fait-elle étouffer? Cette méthode vous est-elle utile? Faites-vous autrement pour éviter de vous sentir dépassé par votre courrier électronique?

3e #back2blog challenge (5/10), avec: Brigitte Djajasasmita (@bibiweb), Baudouin Van Humbeeck (@somebaudy), Mlle Cassis (@mlle_cassis), Luca Palli (@lpalli), Yann Kerveno (@justaboutvelo), Annemarie Fuschetto (@libellula_free), Ewan Spence (@ewan), Kantu (@kantutita), Jean-François Genoud (@jfgpro), Michelle Carrupt (@cmic), Sally O’Brien (@swissingaround), Adam Tinworth (@adders), Mathieu Laferrière (@mlaferriere), Graham Holliday (@noodlepie), Denis Dogvopoliy (@dennydov), Christine Cavalier (@purplecar), Emmanuel Clément (@emmanuelc), Xavier Bertschy (@xavier83). Follow #back2blog.

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My Journey Out of Procrastination: Getting Thrown Off and Getting Unstuck [en]

[fr] Je continue ma série d'articles sur mon voyage pour me libérer de la procrastination. Deux méchanismes importants que j'ai compris: premièrement, que j'ai tendance à me décourager dès que je fais une petite entorse à une "bonne résolution" ou une nouvelle "bonne habitude" que je me suis fixée. Du coup, je m'entraine à faire de petites entorses et à reprendre l'habitude en question, pour ne pas me retrouver démunie quand la vie me bombarde d'imprévus comme elle a tendance à le faire. Deuxièmement, j'ai identifié que quand je suis bloquée, c'est souvent que je suis stressée, et souvent par une chose précise que j'ai à faire. Identifier cette chose (et identifier que je suis bloquée parce que je suis stressée) suffit en général à me "débloquer" (quand je fais la chose en question).

In this third post about my journey out of procrastination (you might want to read part 1, “Five Principles” and part 2, “Perfectionism, Starting, and Stopping”) I’m going to talk about two things that I noticed happened to me regularly, and which are clearly expressions of the perfectionism and starting/stopping components of procrastination discussed in my last post.

Both are pretty straightforward to understand but it’s worth keeping an eye open for them. I think change is a lot about paying attention to things that didn’t seem all that important in the first place.

When I was a teenager, I switched from using exercise books at school to individual sheets of paper. I did that because I had noticed that as soon as I had an “off” day and was a bit sloppy in my exercise book, I would lose all motivation to continue making the effort to take clean notes (I was a pretty sloppy kid in general). The link to perfectionism is obvious here, right?

Now, way past my teenager years, I still get thrown off easily when I’m on a roll. For example, if I decide to do something every day and I skip a day, I tend to give up. I try to keep my flat clean, but as soon as it starts becoming a little messy, I stop making any efforts. I keep track of what I spend, but if I forget for a few days, then it’s “not worth it” anymore. Perfectionism. All-or-nothing.

I hope you can see that this way of functioning is just not viable, as it puts a huge strain on never making any mistakes or skipping a class. You end up either not trying because you know you won’t be able to live up to the “no fault” standards, or trying and failing, which just proves once more how hopeless you are. And you procrastinate. You don’t put in place habits which will help you stop procrastinating the changes you want to make in your life.

One way I’ve found around this is to do things imperfectly on purpose. For example, I got an exercise bike this summer and I do 30 minutes on it every morning. “Every morning” is the rule, but in practice, I skip a day every now and again. Once a week, on average. Maybe twice. Sometimes I go for four days without touching the bike. I also have a little routine I’ve built up over time which I do after my cycling: sit-ups, stretching, etc. Most of the time I do it, but not always. Sometimes I only do part of it. Sometimes I skip it entirely and only do the bike.

The dangerous and difficult test was the first time I skipped a day. I’d been using the bike daily for 10 days and was very happy with myself. What would happen if I skipped a day? Would I never touch the bike again? Would I continue like before after my day off? Well, I continued. Then I went on vacation for a week. I didn’t use the bike on the first day (I was too tired), but I did on the second day.

Now, this might sound in contradiction with my enthusiasm about putting habits into place and having morning/evening routines that you stick to. But habits and routines, in my opinion, are fragile if they are not resilient to disruption. If you have an exercise habit that you stick to every day no matter what, what’s going to happen to it when you end up in bed with the flu, and it takes you two weeks to be functional again? Will you really pick it up again? Or will you drop it?

It’s not because I skip a day (or two, or three, or a week) that I’m going to give up.

I know that I’m not good at coping with unexpected stuff, and changes. I’ll be in a phase where I have a good life rythm, a good balance, and then something happens that stresses me out and forces me to change my schedule completely for two days, and it’ll take me weeks (if not months) to get back on my feet again to where I was before.

So I want to make sure that my life habits, my “processes”, those that keep me from accumulating a backlog of procrastination-friendly material, are disruption-proof. I think I first got this idea from Merlin Mann’s “Back to GTD” series: yes, you’ll fall off the wagon, but you can climb back on. It’s one of the things I like with GTD (and my partial implementation of it): it’s not very difficult to start doing it again once you’ve stopped.

Maybe exercising is not the best example to use, as nothing “piles up” (except guilt, breathlessness, and a waistline) if you don’t exercise — but it’s a very good case study for me of how, six months later, I am still doing something I decided to do regularly, even if I am prevented from doing so every now and again.

This is actually an excercise in starting and stopping. You learn to interrupt your habit, and pick it up again. Interrupt, start again. At first, you make the interruption easy: on purpose, just once. You become good at starting again. That means that if for some reason you have to stop, then you can start again. (Am I repeating myself?)

For example, I learned that with my exercise bike, if I’m feeling tired or haven’t done it for a few days, I just aim to pedal for 30 minutes. Never mind if I’m below my usual heart-rate. Never mind if I don’t perform well. I just spend 30 minutes on the bike, and I’m off the hook. And although I have now (gradually!) built this wonderful post-bike routine, well, I’m not going to let the size of it discourage me: if I feel a bit under the weather or lazy, I remember that the important thing here is the bike, and it’s ok if that’s all I do. The rest is optional.

The second thing I noticed I was often faced with was the fact that I fall into this “rut” of not-doing, and at some point “manage” to do something, and I become unstuck. Once that first thing was done, the rest followed. For a very long time the process seemed a little magical, because as you know if you suffer from procrastination, when you’re stuck in there, it can really seem (and be) impossible to simply do something. At some point I started figuring out how to get unstuck — and more importantly, how I got stuck.

One of the important things I understood was that when I’m stressed, I get depressed. When you’re depressed, by definition, you have no energy to do things. So, once I’d understood that, I very quickly started asking myself, when I felt in the rut, “what is stressing me?” — and often, the answer was “something I need to do”. One trick I sometimes use is the “cringe list”: write down a list of all the things that are on my conscience and that make me cringe so much when I think about them that I do everything I can not to think about them.

The next step, after identifying the source of my stress, is to actually do something about it, which in many cases (gasp!) means doing the thing I dread the most. But knowing it’s going to get me unstuck often helps — and if it’s not enough, I have a few tricks up my sleeve (like buddy-working or 15 minute timer dashes) to help me. Sometimes the “thing I need to do” seems unrelated to the other things stuck in the procrastination queue. For example, I have a whole lot of work to do, but what’s blocking me is that I need to clean the flat or go shopping before. You’ve probably been there already ;-).

“How do I get stuck” is a trickier question. Usually, it’s because when things are going well, I relax, and stop paying as much attention to how I manage my life (and things, and todos). This allows weeds to start growing in the backyard. Put clearly, I start letting things slip a little, and only “do something about it” once it gets bad enough and I’m stuck. This means that when things are going well, I still need to stay focused on keeping up with what I need to do: it doesn’t work magically, it requires effort all the time.

I have noticed that taking a moment at the beginning of each day to look at what I need to do and make sure I can do the most urgent things helps me not have these “OMG I’d forgotten this really important thing I must do!” moments. Weekly planning helps even more, and my ambition for 2010 is to go beyond that: less fire fighting, being more proactive. I’m aware we’re soaring above simple procrastination issues here, but it’s important to see all the ramifications and how “procrastination” as an identified problem sits with all sorts of other “life organisation” topics.

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LeWeb'09: Timothy Ferriss [en]

Live notes from LeWeb’09. They could be inaccurate, although I do my best. You might want to read other posts by official bloggers, in various languages!

Presentation about building following. Building a global phenomenon with less than 10K$.

There is a heavy price to pay for achieving consensus. The initial title of 4HWW was “drug dealing for fun and profit”. Walmart told him the title was vetoed (rejected all over the place). Used Google Ads, bidding on search terms related to the content of the book. Used a dozen of prospective titles and subtitles in the ads, and saw which got the best clicks.

Objective end 2006: 20’000 earlyvangelists for his book in 2 weeks. If you have 10K sales in a week, you have a high probability of hitting a list, but you can easily be knocked off the list, so he wanted 2 weeks.

3 Tipping points: indirect, direct, meta.

  1. 43folders. Podcast with Brian Oberkirch at SXSW, by chance. First indirect exposure that triggered more similar coverage. Rather than target the high-traffic blogs, but target the thought leaders who are read by the high-traffic ones.
  2. Scobleizer. Had a huge impact: “I’m going on a trip and taking this book with me.”
  3. Micro Persuasion. The launch and the books popularity became newsworthy.

Pitching feature articles? Probably not going to happen.

Another principle: sell around the product (phenomenize, polarize, and communitize).

A few findings: blog post on the shortness of life (intro to Seneca). People are addicted to new. Current hits rather than all-time. “Copy” is the most underestimated element you can test, e.g. Topics rather than Categories.

Twitter, Slinkset, Evernote. Collects stuff on Evernote, then sends it to Twitter via Slinkset.

Video is interesting because it takes less time to produce. There is a value in adding text. Value in what you don’t say or show.

*steph-note: all this talk about micro-improving to make things more efficient is not really my cup of tea — I mean, I know it’s important, but that’s not my way of functioning. Apologies if my notes are a bit flakey.*

Gyminee. Too many clickable elements above the fold.

Posterous. Another example, they weren’t really answering the question “how will I use it”.

How not to pitch, a book by Tucker Max.

Plan big, test assumptions, and start small.

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There is Work and Work [en]

We freelancers know it: there are many kinds of work. Non-freelancers probably know it too, but let’s stick to the freelance way of life for the sake of this article.

There is work that gets you paid. There is work that doesn’t get you paid, but that you need to do in order to get the work that will get you paid.

There is also work that you have decided to do and planned, and work that you just happen to do.

I’ve been thinking a lot about the last distinction lately.

Three years ago, I had a big client project and was going through a slow procrastinative summer. At one point, I decided to stop worrying and embrace my summer days: I would work from 9am to noon and then would be free to do whatever I wanted.

It worked really well. I made quick progress on the project and got to enjoy my summer.

This year, I’m having a slow summer too. The weather is nice, people are on holiday, I’m learning to sail, and I’m not swamped with work (I am busy with lots of things, though, I think that’ll never change). And honestly, when I look at my productivity certain most days, I might not be working less if I had decided to do the 9-12.

Deciding to work 9-12 does not mean that I stop myself from working in the afternoons. It means that I don’t have to work in the afternoons. And this is where the work you plan and the work that just happens comes in.

I rediscovered this when I started working in my coworking space, eclau: office hours started to be devoted to “things I had to do” for work, and sometimes, in the evenings or week-ends, I would do some light work that I felt like doing (work that doesn’t feel like work). Blogging, for example. Fooling around online. Sometimes, even doing my accounting because I felt like it. But nothing because I felt I ought to do it.

So, next year, I’m thinking of trying the 9-12 during the summer months. Work well three hours, then do something else or allow myself to be completely unproductive in the afternoon.

Hell, why wait until next year? I’m starting tomorrow.

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How I Get Organized [en]

[fr] Comment je m'organise, quels outils et méthodes me conviennent. Ces temps, un doux mélange de GTD et de FlyLady, avec des petites cartes éparpillées sur mon bureau pour garder en vue mes tâches prochaines, une minuterie réglée sur 15 minutes pour les gros projets ou les choses qui n'avancent pas, Buxfer pour mes finances et une certaine régularité dans mon rythme de vie.

index cards 2.0 These days, for the first time in a long time, I feel on top of things. I’ve caught up with almost all the backlog I accumulated by being sick for a month and deleting my blog by mistake. So, I thought I’d jot down some notes on how I get organized.

To my shame, I’ve never 100% implemented GTD (particularly the daily/weekly reviews), but reading the book and putting one or two systems in place has been very helpful to me. Over the last two years, I’ve used index cards (very briefly), mindmaps, iGTD, Things, more mindmaps, notebooks, and currently, more index cards. And Evernote. Here are a few words about each method.

  • index cards, version 1: when I started implementing GTD and read the book in 2006, I put all my stuff on index cards and pinned them on cork boards. It didn’t last long, I think it was just physically too cumbersome.
  • iGTD: iGTD was nice, and I used it for quite some time. I had a hard time figuring out my contexts (and sub-contexts). I had an eye-opening moment when I realised that planning tasts in project mode was really helpful (for Going Solo, for example).
  • notebooks: when things became too stressful before Going Solo, I took a notebook and listed all the stuff I needed to take care of on a page. When things were done, I crossed them out. When new things were added, I added them. When the page was too messy, I copied over what was left of the list to a clean page. This worked really really well for me — I still do it at times.
  • Things: I really liked Things. Compared to iGTD, it didn’t suffer from feature creep. I liked the way it organised things by tags. But for some reason (maybe because it’s an application on the computer?) I stopped using it (again, when things got too “urgent” in my life — after SoloCamp last autumn).
  • mindmaps: I used mindmaps at two points in my life, and one was actually before reading GTD. I like the fact that I can organise my tasks in “sectors”, and fold away branches I’m not concentrating on right now. One thing I would tend to do with my mind map is have a branch called “next” to help me focus on immediate stuff.
  • index cards 2.0: what’s been working for me these last few weeks is tiny index cards on which I write stuff I mustn’t forget or need to take care of. I put these on my desk (because I now work at my desk, a big change from the last years). And on my desk, I can pull out the 3-6 things I’m going to do today (some rocks, some pebbles), and basically spread them out and group them any way I like (it’s often quite intuitive rather than officially organised — though the separation between “now” and “later” stands).
  • Evernote: I use Evernote for some of my lists, which tended up to clutter up any kind of system I used to keep track of all my next actions: books to buy, films to see, shopping lists. I also use Evernote to capture stuff I need to add to my desk of index cards.

All these tools work for me, to varying extents, and in varying situations. The system I use now (index cards 2.0, evernote, and some notebook-lists) works well for “immediate” stuff, but it’s missing someday/maybe items.

Now, aside from the tools, here are some elements of my method — some combination of GTD and FlyLady. Here are my main take-aways:

  • thinking in terms of next actions has really helped me differentiate between projects and to-do items (GTD)
  • having an inbox on my desk (a big big basket) to collect incoming stuff and an A-Z storage system with hanging folders (GTD)
  • separating “processing time” from actual “doing time” (GTD again)
  • using the power of 15 minutes (a day! with a timer!) to make progress on daunting projects or stuff I just can’t get started on (cleaning the flat, processing the GTD-inbox to zero, stuff I’m so behind on I can’t even think of it) (FlyLady)
  • putting in place routines to give some structure to my days (an office and alarms on my iPhone help) — including not working all the time! (FlyLady)

Another element I’m really proud of is that I finally have all my finances under control. Last autumn, things were looking pretty grim, between the state of my bank account, the number of bills I had to pay, and no work lined up. My brother patiently helped me keep my head out of water (“so, here’s what’ll come in, in which bills it’ll pay”) during the end of last year, and when eclau opened, I started keeping track of all income and expenses related to it all by myself (a Google spreadsheet can do wonders to get started). Early this year, I opened a Buxfer account and am using it to track all my income and expenses (professional and personal). The wonderful thing about Buxfer is that they have an iPhone-ready site, so I can log my expenses literally the minute I spend the money. This means I’m never (or rarely) behind in doing my accounting.

I think this shows that one should never be afraid to ask for help in getting organised or getting some parts of one’s life under control — and I’d put buddy-working under that same heading. It’s often much easier to do things with other people’s company and support, rather than try to do everything alone.

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Why the Fifteen-Minute Timer Dash Works [en]

[fr] Utiliser une minuterie pour avancer dans des tâches difficiles fonctionne car cela nous recentre sur le processus, alors que nous sommes en général paralysés par le résultat. Il ne s'agit pas de finir, d'avoir fait, mais de faire.

FlyLady coaches you to unclutter and clean your flat, 15 minutes at a time. It works, because 15 minutes is a short enough amount of time that anybody can afford to take 15 minutes off to do something important, but it’s also long enough that you can actually get stuff done during that time.

There is another reason, though. Many people stuck in the procrastination gut (myself included, pleading guilty) suffer from what I’d like to call goal paralysis. What’s important is the result. Have it done, finished, over with. Produce something visible. We all know we’re in an excessively result-driven culture. And we’re losing the process… in the process.

We lose sight of the pleasure we can have to just do things. Or, even if we don’t derive pleasure from doing them… we forget about doing them, and focus only on having done them. But the first step out of procrastination is doing, not having done.

The timer puts you back in the process. It’s not about finishing in 15 minutes, it’s actually not about finishing at all, it’s about doing some of it.

The timer also works because it has an end. It chimes. When you’re done, you’re done. Many people who have trouble getting started also have trouble stopping once they do get started. It’s the two faces of the same coin: if you know you’ll get sucked up in whatever you start doing, lose yourself in it, isn’t it smart to not start? It is. With the timer, you have a protection about that too.

The only problem is now to become “unstuck” enough to reach for that timer…

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Blogging Like Cleaning the Flat [en]

[fr] Bloguer, c'est comme ranger l'appart avant de commencer à préparer ses examens ou se lancer dans un gros projet. C'est une chose "non-prioritaire" que je fais pour moi, qui me remet en mode "faire", et qui me déstresse (une chose de moins à faire qui me culpabiliserait).

Many years ago, I understood that a first step to getting “back on track” when I was feeling overwhelmed by a huge deadline or lots to do (exams when I was a student, for example) was to clean my flat. Then I could get to work.

That is still true for me nowadays. And there is something else: blogging.

If you look back to this month’s archives, you’ll see that the only posts I’ve written (aside from the few last ones) are short stories (that’s good, I’m working on my fiction writing skills) and a few updates about my broken site (less good, it’s still broken).

Nothing else, because I’m swamped with urgent things to do, and blogging is a “when I have time” thing. (I know, in my line of work, it shouldn’t.)

Both blogging and flat-cleaning are things that I should do but don’t get around to doing because there are many other things higher on my priority list. In a strange way, it makes it easier to do them: there is less pressure. Plus, they are just for me, not for somebody else. You don’t care if my flat is a mess or not. And as for writing, well, I’ve said time and time again that the main reason I blog is for myself.

So, cleaning the flat or writing a few posts like I’ve done today could seem like “not doing what’s important”, but it does chip away at the stuff nagging at the back of my brain, and gets me in “doing” mode. That means that all of a sudden, I find it much easier to do the umpteen things I’ve been stuck not doing, and I feel better. 🙂

Related: I’ve found that at times, making lists of what I’m not going to do (today, before a trip) helps a lot — rather than a long list of stuff I need to do. Specially when it’s impossible to do it all. “Won’t-do” lists FTW!

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