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Comment respirer avec ses mails en 5 étapes [fr]

[en] Five steps to feeling on top of your e-mail, with the new Gmail inbox.

Cet après-midi, j’ai aidé une amie à reprendre le contrôle de sa boîte de réception. Voici une marche à suivre (sous Gmail) pour vous aider à faire de même.

1. activez la nouvelle boîte de réception

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La nouvelle boîte de réception va trier pour vous vos e-mails, séparant les pubs, les messages provenant des réseaux sociaux, les mailing-listes, et les alertes automatiques.

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Ce qui est très sympa avec cette nouvelle boîte de réception c’est que le compte des mails à traiter n’inclut pas ceux des colonnes secondaires. Gmail vous indique en tête de colonne qu’il y a des nouveaux mails, mais dès que vous allez regarder, le compte disparaît. Gmail trie vos mails de façon à ce que ceux que vous avez besoin de traiter se trouvent dans la boîte principale. Tous les autres, c’est “pour info”.

2. créez des filtres

Si un e-mail n’est pas à sa place (en particulier s’il est dans votre boîte primaire alors qu’il ne devrait pas y être), déplacez-le sous l’onglet approprié. Gmail vous propose immédiatement de filtrer ainsi les autres mails de ce correspondant.

Des fois, c’est plus compliqué. Beaucoup de gens envoient des “newsletter” sauvages depuis leur boîte mail normale, par exemple (au lieu d’utiliser un service comme MailChimp). Comment faire le tri entre leurs mails-newsletters collectifs et les mails qui nous sont destinés?

Deux schémas courants:

  • la personne adresse l’e-mail-newsletter à elle-même, avec tout le monde en copie cachée
  • la personne n’adresse l’e-mail directement à personne, juste avec des copies cachées

Deux solutions:

  • le premier cas est simple: on spécifie dans le filtre que ce sont les e-mails de cette personne à elle-même qu’il faut filtrer
  • deuxième cas, un peu plus délicat: on peut indiquer qu’on filtre les e-mails de cette personne qui ne nous sont pas adressés.

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On peut demander à Gmail de faire passer un mail directement à l’archivage (sans passer par la boîte de réception), lui appliquer un label, ou le rediriger dans une des colonnes de la nouvelle boîte de réception.

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Où commencer? Avec votre boîte de réception principale. Commencez en haut, et à chaque fois que vous rencontrez un mail qui devrait en fait aller dans une autre colonne ou bien carrément passer direct à l’archivage, faites un filtre pour lui.

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3. archivez sans classer

Une grande part du stress de l’e-mail provient de cette boîte de réception sans fond, qu’on ne vide jamais, qui se remplit sans cesse, qui contient un mélange de choses traitées, à traiter, passées, et présentes. Si on est du genre à penser qu’il faut trier et classer ses mails, c’est encore pire: c’est une tâche sans fin.

La nouvelle inbox de Gmail ainsi que les filtres permettent d’en ralentir le remplissage. Il faut maintenant prendre soin du vidage.

La boîte de réception ne devrait contenir que deux types de mails:

  • les mails qu’on n’a pas encore regardés, et qui sont peut-être à traiter
  • les mails ouverts auxquels on n’a pas encore répondu ou sur lesquels on doit agir (= à traiter)

On ne voit donc dans sa boîte de réception que des chose qui requièrent une action de notre part. Il est complètement inutile de laisser trainer dans sa boîte de réception des vieilleries dépassées, des mails informatifs déjà lus, des e-mails auxquels on a déjà répondus.

Si on travaille sur un bureau, on garde la surface de la table relativement libre pour les affaire courantes. Le reste, ça va dans les tiroirs ou les armoires.

Il y a toutes les chances que les mails plus vieux que quelques semaines aient “disparu” de votre champ de vision. Soyons honnêtes, vous n’allez pas les traiter, sauf si on vous relance (= un nouveau mail) ou si vous y pensez à cause d’un événement extérieur. Ils n’ont donc plus rien à faire dans votre boîte de réception. Il faut donc les archiver, mais non les trier (si vous devez remettre la main dessus, une recherche sera bien plus efficace que de longues fouilles dans un système de libellés ou de dossiers bien trop complexe).

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Sélectionnez tous les messages plus vieux qu’une certaine date, et appuyez sur le bouton Archiver.

Pour ceux qui restent, sélectionnez tous les messages de la page, puis déselectionnez sélectivement (Cmd/Ctrl+clic) ceux qui doivent rester dans votre boîte de réception car vous devez encore les traiter. Archivez.

4. archivez sans merci au quotidien

Quand vous ouvrez votre inbox, la première chose à faire est de régler leur sort aux nouveaux mails: les déplacer dans les autres colonnes si c’est là qu’ils appartiennent, créer un filtre s’il y a lieu, y jeter un oeil.

  • Si une fois le mail lu il n’y a plus rien à faire, archivez-le immédiatement.
  • S’il demande une réponse courte et simple, répondez immédiatement.
  • Envoyez toujours vos mails à l’aide du bouton “Envoyer + Archiver” — une fois que vous avez répondu à un mail, c’est à votre interlocuteur de jouer, il n’a donc plus aucune raison d’encombrer encore votre champ de vision quand vous ouvrez votre boîte mail.

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Encore une fois: ne perdez pas de temps à classer vos mails. Vous les retrouverez suffisamment facilement grâce à la recherche. Et avec le temps économisé en classement, vous pouvez vous permettre de perdre de temps à autre une dizaine de minutes pour retrouver un e-mail bien caché.

De temps en temps, faites inbox zero: traitez tout ce qui reste à traiter dans votre boîte de réception, et reportez sur votre liste de tâche les e-mails qui résistent. Quant aux colonnes “secondaires”, il suffit de temps en temps de tout sélectionner et d’archiver, car vous aurez déplacé dans la boîte principale les éventuels mails demandant de l’attention de votre part au fur et à mesure.

5. et les libellés?

Les libellés peuvent être utiles si vous devez grouper des e-mails qui ne sont pas faciles à regrouper grâce à une recherche. Par exemple, tous les mails concernant le projet X. Mais attention: si les mails de votre projet X contiennent systématiquement certains mots-clés (=> recherche facile) ou proviennent toujours des deux mêmes interlocuteurs (recherche facile aussi), ne vous fatiguez pas à les libeller!

Associés aux filtres, les libellés permettent aussi de classer automatiquement certains types d’e-mails pour pouvoir faire des recherches parmi eux facilement.

Plus utile (et toujours avec les filtres), ils aident à rendre visibles certains e-mails dès leur arrivée. On peut donner une couleur de fond à un libellé, et donc “marquer” les e-mails d’un client important, ou qui nécessitent d’être particulièrement réactif.

De façon générale: utilisez peu de libellés, et triez très peu à la main.

Votre boîte mail vous fait-elle étouffer? Cette méthode vous est-elle utile? Faites-vous autrement pour éviter de vous sentir dépassé par votre courrier électronique?

3e #back2blog challenge (5/10), avec: Brigitte Djajasasmita (@bibiweb), Baudouin Van Humbeeck (@somebaudy), Mlle Cassis (@mlle_cassis), Luca Palli (@lpalli), Yann Kerveno (@justaboutvelo), Annemarie Fuschetto (@libellula_free), Ewan Spence (@ewan), Kantu (@kantutita), Jean-François Genoud (@jfgpro), Michelle Carrupt (@cmic), Sally O’Brien (@swissingaround), Adam Tinworth (@adders), Mathieu Laferrière (@mlaferriere), Graham Holliday (@noodlepie), Denis Dogvopoliy (@dennydov), Christine Cavalier (@purplecar), Emmanuel Clément (@emmanuelc), Xavier Bertschy (@xavier83). Follow #back2blog.

Similar Posts:

E-mail and Dirty Dishes [en]

[fr] Cet article fait le tour de ma méthode pour gérer le flux d'e-mail qui assaillit quotidiennement ma boîte de réception ainsi que le flux de vaisselle sale qui remplit inexorablement l'évier. Deux choses qui a priori n'ont rien à voir, mais qui au fond peuvent faire l'objet du même processus.

I’m a rather disorganised person. I know it comes as a surprise to many of my readers, because my online presence is reasonably organised (in the highly disorganised digital space we live in) and also probably because my writing is, well, pretty structured or something.

I’m a reformed perfectionist (in some areas). I’m somebody who read A Perfect Mess with glee, because it validated a conclusion I’d reached myself over the years: find the sweet spot between too much mess and too much order.

A few years ago I wrote a blog post titled Keeping The Flat Clean: Living Space As User Interface, after I realised that usability principles and accessibility apply to living space too, not only to websites (nothing revolutionary for the world, but it was for me). This kind of thinking has never left me.

So, what does keeping one’s inbox empty and taming the dirty dishes have in common? It hit me the other day.

It’s about keeping some constantly filling “bucket” from overflowing. It’s about having a process to deal with what comes in on a regular basis, and seeing the bottom every now and again.

Over the last year or so, I haven’t been too bad with e-mail. Here are my seven tricks:

  1. turn off notifiers but check regularly
  2. reply immediately to “small stuff” that doesn’t require much brain power
  3. archive, archive, archive: stuff I’ve dealt with, as well as bacn (I create filters for bacn)
  4. stay on top of the “longer” stuff I need to reply to, at max a few days after getting it
  5. identify the stuff I “should” spend time replying to but for some reason I won’t, and deal with it accordingly instead of letting it rot in the inbox for six months before giving up
  6. if things go out of control, I still try to keep up with what’s incoming so it doesn’t get more out of control, and take stabs at archiving/processing the backlog (in that way, my inbox hovered around a stable 300-400 messages in it for most of last year)
  7. if things are too out of control, I don’t hesitate to do a radical “inbox to zero” (my way).

Result:

  • my inbox regularly goes down to zero (about once a week or so)
  • there are usually between a couple and a dozen e-mails in my inbox
  • people are happy because I’m responsive to their e-mails
  • I’m happy because I’m on top of my e-mail (“empty inbox” has a very interesting psychological effect).

Caveats?

  • I’m not regularly active on any mailing-lists, and filter them all out
  • my estimation is that approx 100 messages a day reach my inbox, bacn included
  • I have to “deal” with 30-40 message a day, probably, once you substract what has been filtered out.

So, what about the dishes? I’ve actually been really bad at keeping up with my dirty dishes over the last year (and cleaning in general, ack). A few weeks ago when I was sick, I decided to take control of my kitchen again, if only so that mess in the kitchen would not:

  • depress me
  • get in the way of preparing food and eating regularly.

So, I did the kitchen equivalent of “emptying the inbox to zero” to get a fresh start (warning: this goes a little beyond dishes). Taking inspiration on my inbox mastery, here’s what I did:

  • put all the clean dishes away (they tend to pile up on the draining board)
  • washed all the dirty dishes, and put them away a little later once they had dried
  • cleared the kitchen table of all the junk that was on it and cleaned it
  • did the same thing with one of the working surfaces and the stove

That was my “kitchen to zero” state. The process for keeping things that way is pretty basic:

  1. make sure I see the bottom of my sink regularly (every day if possible, in the evening so it’s clean in the morning — no rigid rule, but an objective I try to meet regularly)
  2. make sure the draining board is regularly empty
  3. near-to-zero tolerance for anything remaining on the kitchen table and working surface once I’m done eating/cooking

It’s been working well so far. Here’s what I think are the three keys that my systems for e-mail and washing dishes have in common:

  1. go for emptiness: seeing the bottom is important, psychologically
  2. flexible “keep the spirit” approach rather than rigid rule: keeps me from feeling “failure guilt” when I slip a bit, and provides living space (life does not fit in rigid rules)
  3. contingency plan for when I drop off: I know I’ll drop off at times, but I know how to get “back on track” when I do (GTD taught me that was vital)

I’m interested in hearing if you use similar methods, or different ones, and what you think of my “three keys” to a successful system. Does it work for you, or not?

Similar Posts:

Inbox to Zero in no Time [en]

[fr] Un moyen radical (et quasi instantané) pour atteindre le fameux et très convoité inbox zero.

So, having trouble keeping your inbox count down? Piling up in the hundreds, the thousands, even? I have a totally foolproof method to bring your inbox count down to [the coveted zero](http://www.43folders.com/izero). It’s been tested in GMail, but I’m sure it works in other e-mail clients too.

The best part of it is how fast it works. The result is guaranteed.

Are you ready for it? Just follow these two simple steps:

– click on “Select All”
– press the “Archive” button

There! You’re done! Inbox to zero in now time at all. It works — or you can have your money back.

Now, for the slightly more serious part.

I really did this, this summer if I remember correctly, during a conference. I mean, I wasn’t going to go through all that piled up e-mail anyway. Most of the e-mails were obsolete — when stuff is really important, people e-mail again, and again, or call you, or tweet you, or catch you on IRC or at an event.

Once your inbox actually is at zero, it’s much easier to keep it to zero. Archive without mercy. Answer easy stuff as soon as you see it (I do that to the point some people have told me my e-mails have become a bit curt, so I’m trying to add a bit of cream in again — but the basic principle remains: do it now). My inbox sometimes goes up to 40 or 50 if I stay away from the computer, but then I bring it back down again, over a few days. If I haven’t seen zero in some time, it’s time to deal with those two things lying at the bottom of my inbox for the last 10 days — or decide that I won’t, and archive them.

Sometimes, I feel I can’t keep up anymore, or don’t want to “deal”, so I archive.

Does that sound like I’m mistreating my e-mail? Sure. But so is letting it pile up in your inbox for weeks, months, and years.

Similar Posts:

Delicious! A Great Bookmarks Manager [en]

Delicious is an online bookmark manager. It makes it very easy to add and categorize bookmarks, as well as share them with other users. You can also extract your bookmarks from delicious and integrate them in your blog to create a linklog. When I say ‘easy’, I really mean it!

Now, why on earth didn’t I start using delicious ages ago, when I first stumbled upon it? Maybe it didn’t look pretty enough, and didn’t flaunt its features loudly enough for me?

A couple of days ago I paid delicious another visit. See, somebody on #joiito mentioned my Keeping the Flat Clean post, and I suddenly found there was a bunch of people from delicious visiting that article. I thought: “My, people are actually using this thing!” and signed up for an account.

So… what does delicious do? It allows you to easily add pages you visit to your bookmarks, using intelligent bookmarklets (two clicks and no typing to add a link if you want to be minimalist). This is already easier than what I have to do to add links to my LinkBall.

You can categorize your bookmarks very easily by typing words in the “tag” field of the bookmarklet. No need to define categories — delicious takes care of it all for you. You can then view your bookmarks by category or (and this is where it gets interesting) all the bookmarks marked with a same tag. Each bookmark in your list is one-click editable, and each bookmark in somebody else’s list is one-click copyable. For each link, you can also view a list of all the users who have bookmarked it.

Does it stop there? No. All the bookmark lists (by user or by tag) are available in RSS and can be subscribed to within delicious. As a user, you have an Inbox which aggregates the feeds you have subscribed to. You may subscribe to a “user feed” or a “tag (category) feed”. On top of that, bookmark lists are available in plain html, and many users have contributed various hacks which can help you integrate your bookmarks with your weblog. (Update 02.06.04: one thing you shouldn’t do, though, is simply include that HTML feed with a PHP include or an iframe, as this will cause the delicious server to be hit each time somebody views your page.)

If you aren’t a user of delicious yet, you need to go and register right now.

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