Comment respirer avec ses mails en 5 étapes [fr]

[en] Five steps to feeling on top of your e-mail, with the new Gmail inbox.

Cet après-midi, j’ai aidé une amie à reprendre le contrôle de sa boîte de réception. Voici une marche à suivre (sous Gmail) pour vous aider à faire de même.

1. activez la nouvelle boîte de réception

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La nouvelle boîte de réception va trier pour vous vos e-mails, séparant les pubs, les messages provenant des réseaux sociaux, les mailing-listes, et les alertes automatiques.

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Ce qui est très sympa avec cette nouvelle boîte de réception c’est que le compte des mails à traiter n’inclut pas ceux des colonnes secondaires. Gmail vous indique en tête de colonne qu’il y a des nouveaux mails, mais dès que vous allez regarder, le compte disparaît. Gmail trie vos mails de façon à ce que ceux que vous avez besoin de traiter se trouvent dans la boîte principale. Tous les autres, c’est “pour info”.

2. créez des filtres

Si un e-mail n’est pas à sa place (en particulier s’il est dans votre boîte primaire alors qu’il ne devrait pas y être), déplacez-le sous l’onglet approprié. Gmail vous propose immédiatement de filtrer ainsi les autres mails de ce correspondant.

Des fois, c’est plus compliqué. Beaucoup de gens envoient des “newsletter” sauvages depuis leur boîte mail normale, par exemple (au lieu d’utiliser un service comme MailChimp). Comment faire le tri entre leurs mails-newsletters collectifs et les mails qui nous sont destinés?

Deux schémas courants:

  • la personne adresse l’e-mail-newsletter à elle-même, avec tout le monde en copie cachée
  • la personne n’adresse l’e-mail directement à personne, juste avec des copies cachées

Deux solutions:

  • le premier cas est simple: on spécifie dans le filtre que ce sont les e-mails de cette personne à elle-même qu’il faut filtrer
  • deuxième cas, un peu plus délicat: on peut indiquer qu’on filtre les e-mails de cette personne qui ne nous sont pas adressés.

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On peut demander à Gmail de faire passer un mail directement à l’archivage (sans passer par la boîte de réception), lui appliquer un label, ou le rediriger dans une des colonnes de la nouvelle boîte de réception.

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Où commencer? Avec votre boîte de réception principale. Commencez en haut, et à chaque fois que vous rencontrez un mail qui devrait en fait aller dans une autre colonne ou bien carrément passer direct à l’archivage, faites un filtre pour lui.

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3. archivez sans classer

Une grande part du stress de l’e-mail provient de cette boîte de réception sans fond, qu’on ne vide jamais, qui se remplit sans cesse, qui contient un mélange de choses traitées, à traiter, passées, et présentes. Si on est du genre à penser qu’il faut trier et classer ses mails, c’est encore pire: c’est une tâche sans fin.

La nouvelle inbox de Gmail ainsi que les filtres permettent d’en ralentir le remplissage. Il faut maintenant prendre soin du vidage.

La boîte de réception ne devrait contenir que deux types de mails:

  • les mails qu’on n’a pas encore regardés, et qui sont peut-être à traiter
  • les mails ouverts auxquels on n’a pas encore répondu ou sur lesquels on doit agir (= à traiter)

On ne voit donc dans sa boîte de réception que des chose qui requièrent une action de notre part. Il est complètement inutile de laisser trainer dans sa boîte de réception des vieilleries dépassées, des mails informatifs déjà lus, des e-mails auxquels on a déjà répondus.

Si on travaille sur un bureau, on garde la surface de la table relativement libre pour les affaire courantes. Le reste, ça va dans les tiroirs ou les armoires.

Il y a toutes les chances que les mails plus vieux que quelques semaines aient “disparu” de votre champ de vision. Soyons honnêtes, vous n’allez pas les traiter, sauf si on vous relance (= un nouveau mail) ou si vous y pensez à cause d’un événement extérieur. Ils n’ont donc plus rien à faire dans votre boîte de réception. Il faut donc les archiver, mais non les trier (si vous devez remettre la main dessus, une recherche sera bien plus efficace que de longues fouilles dans un système de libellés ou de dossiers bien trop complexe).

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Sélectionnez tous les messages plus vieux qu’une certaine date, et appuyez sur le bouton Archiver.

Pour ceux qui restent, sélectionnez tous les messages de la page, puis déselectionnez sélectivement (Cmd/Ctrl+clic) ceux qui doivent rester dans votre boîte de réception car vous devez encore les traiter. Archivez.

4. archivez sans merci au quotidien

Quand vous ouvrez votre inbox, la première chose à faire est de régler leur sort aux nouveaux mails: les déplacer dans les autres colonnes si c’est là qu’ils appartiennent, créer un filtre s’il y a lieu, y jeter un oeil.

  • Si une fois le mail lu il n’y a plus rien à faire, archivez-le immédiatement.
  • S’il demande une réponse courte et simple, répondez immédiatement.
  • Envoyez toujours vos mails à l’aide du bouton “Envoyer + Archiver” — une fois que vous avez répondu à un mail, c’est à votre interlocuteur de jouer, il n’a donc plus aucune raison d’encombrer encore votre champ de vision quand vous ouvrez votre boîte mail.

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Encore une fois: ne perdez pas de temps à classer vos mails. Vous les retrouverez suffisamment facilement grâce à la recherche. Et avec le temps économisé en classement, vous pouvez vous permettre de perdre de temps à autre une dizaine de minutes pour retrouver un e-mail bien caché.

De temps en temps, faites inbox zero: traitez tout ce qui reste à traiter dans votre boîte de réception, et reportez sur votre liste de tâche les e-mails qui résistent. Quant aux colonnes “secondaires”, il suffit de temps en temps de tout sélectionner et d’archiver, car vous aurez déplacé dans la boîte principale les éventuels mails demandant de l’attention de votre part au fur et à mesure.

5. et les libellés?

Les libellés peuvent être utiles si vous devez grouper des e-mails qui ne sont pas faciles à regrouper grâce à une recherche. Par exemple, tous les mails concernant le projet X. Mais attention: si les mails de votre projet X contiennent systématiquement certains mots-clés (=> recherche facile) ou proviennent toujours des deux mêmes interlocuteurs (recherche facile aussi), ne vous fatiguez pas à les libeller!

Associés aux filtres, les libellés permettent aussi de classer automatiquement certains types d’e-mails pour pouvoir faire des recherches parmi eux facilement.

Plus utile (et toujours avec les filtres), ils aident à rendre visibles certains e-mails dès leur arrivée. On peut donner une couleur de fond à un libellé, et donc “marquer” les e-mails d’un client important, ou qui nécessitent d’être particulièrement réactif.

De façon générale: utilisez peu de libellés, et triez très peu à la main.

Votre boîte mail vous fait-elle étouffer? Cette méthode vous est-elle utile? Faites-vous autrement pour éviter de vous sentir dépassé par votre courrier électronique?

3e #back2blog challenge (5/10), avec: Brigitte Djajasasmita (@bibiweb), Baudouin Van Humbeeck (@somebaudy), Mlle Cassis (@mlle_cassis), Luca Palli (@lpalli), Yann Kerveno (@justaboutvelo), Annemarie Fuschetto (@libellula_free), Ewan Spence (@ewan), Kantu (@kantutita), Jean-François Genoud (@jfgpro), Michelle Carrupt (@cmic), Sally O’Brien (@swissingaround), Adam Tinworth (@adders), Mathieu Laferrière (@mlaferriere), Graham Holliday (@noodlepie), Denis Dogvopoliy (@dennydov), Christine Cavalier (@purplecar), Emmanuel Clément (@emmanuelc), Xavier Bertschy (@xavier83). Follow #back2blog.

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Lettre signature: pas d'accusé de réception [fr]

[en] I just learned that the signature lettre I sent to France (a client who isn't paying me) will not allow me to know if it's been received or not: tracking stops at the border. I should have sent a letter with a delivery receipt. Guess all I have to do now is send the letter again.

Vilaine surprise tout à l’heure à la poste: une lettre signature, envoyée vers la France, ne me donne pas la possibilité de savoir si le destinataire a signé pour la recevoir. (J’ai un client français qui ne paie pas et reste muet face à mes mails, donc avant de sortir l’artillerie lourde je désire quand même avoir l’assurance qu’il a bien eu de mes nouvelles.)

Une lettre signature, en Suisse, permet maintenant de savoir si elle a été reçue par le destinataire. Si le destinataire est en France, par contre, le suivi s’arrête à la frontière. J’étais un peu surprise: le principe de la lettre signature n’est-il pas de pouvoir savoir si le destinataire l’a effectivement reçue? Eh non. La lettre signature permet simplement de faire des recherches si elle n’arrive pas à destination.

Pour être certain que votre mauvais payeur hors de Suisse a bien reçu votre ultime sommation, il vous faut donc demander un accusé de réception, qui coûte trois francs de plus.

Super. Je vais pouvoir aller renvoyer ma lettre.

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Trackback? Qu'est-ce que c'est? [en]

Une petite explication du trackback pour les néophytes. Un trackback, c’est un moyen automatique de mettre un commentaire sur le billet de quelqu’un d’autre, pour dire qu’on a écrit un billet qui en parle. Facile!

[] Une petite explication du trackback pour les néophytes. Un trackback, c'est un moyen automatique de mettre un commentaire sur le billet de quelqu'un d'autre, pour dire qu'on a écrit un billet qui en parle. Facile!

Bon, alors, ces fichus trackbacks qu’on voit partout et dont tout le monde parle et qu’on a toujours pas compris, c’est quoi à  la fin? A la demande générale (les lémaniques concernés se reconnaîtront), une petite explication bien basique comme je les aime.

Imaginez que j’écris un billet qui vous inspire réflexion, au point que vous fassiez un billet en rapport sur votre propre weblog, au lieu de bêtement laisser chez moi un commentaire que vos lecteurs à  vous risquent bien de ne jamais voir. Vous faites un lien vers mon billet pour donner le contexte. Mais depuis chez moi, aucun moyen de savoir que vous avez écrit une réaction très pertinente à  ce que j’avais pondu!

La méthode classique, c’est de laisser quand même un commentaire chez moi, disant “hé, j’ai écrit un truc à  propos de ce que tu racontes ici, voilà  le lien”, et hop, le tour est joué. Seulement, à  la longue, ça devient un peu lassant de faire ça, et on voudrait bien un machin automatique qui le fasse à  notre place: le trackback.

Vous l’aurez donc à  présent compris, le trackback, c’est un bidule qui vous permet de mettre automatiquement (sans vous lever de votre bureau) un commentaire chez moi qui dit “hé, j’ai écrit un truc en rapport, venez voir!”

OK, bon, mais comment ça marche? Ce qu’il faut savoir d’abord, c’est qu’en principe, c’est votre “machine à  trackback” qui va parler avec ma “machine à  trackback”, et ils vont régler tout ça entre eux. La “machine à  trackback”, elle est en général intégrée à  l’outil de blogging qu’on utilise: Movable Type bien sûr, ou bien encore DotClear et WordPress, sans oublier les solutions “hébergées” TypePad et U-blog. Depuis peu, le système de commentaires HaloScan inclut également les trackbacks. Et depuis belle lurette, Primitive, tout en français, vous permet d’ajouter des trackbacks n’importe où.

Votre “machine à  trackback” va envoyer un message à  la mienne (un “ping”) en indiquant le nom de votre weblog et son adresse, le permalien de votre billet, et un extrait de ce que vous avez écrit. Il envoie ce message à  une certaine adresse (le fameux “TrackBack URL for this entry” que vous avez surement déjà  croisé dans la blogosphère), qui est en fait celle de ma “machine à  trackback”, agrémenté du numéro de mon billet. Mais tout ça, vous n’avez pas besoin de le savoir ni de le comprendre, vu que nos “machines à  trackback” s’en occupent très bien toutes seules.

Bon alors, comment on fait, concrètement? On admettra que vous avez déjà  une “machine à  trackback” installée. (Si vous voulez en installer une, ça c’est les règles avancées, et ce n’est malheureusement pas couvert par ce petit billet.)

La première chose à  faire, donc, c’est de cliquer sur le lien “commentaires” de mon billet pour dénicher l’adresse de trackback à  utiliser. (Pour ce billet, c’est http://, vous l’avez trouvée?)

Ensuite, il faut dire à  votre “machine à  trackback” d’envoyer le ping à  la mienne. Avec Movable Type, par exemple, cela signifie simplement que lorsque vous publiez votre billet, vous devez coller mon adresse de trackback dans le champ “URLs to Ping”. C’est tout. Le trackback apparaîtra comme un commentaire associé à  ce billet, avec un lien vers votre propre billet. Essayez!

Une chose intéressante est que les parties “envoyer” et “recevoir” de la “machine à  trackback” sont indépendantes. On peut tout à  fait envoyer des trackbacks sur d’autres sites sans pour autant les avoir activés sur le sien. Les sites utilisant Primitive, par exemple, fournissent un formulaire permettant d’envoyer un trackback. Ce formulaire peut en fait être utilisé pour envoyer des trackbacks, même si vous ne possédez pas votre propre “machine à  trackbacks”.

En guise de conclusion, un sujet de réflexion: quand envoyer un trackback? Uniquement lorsque j’ai fait un billet qui lie un autre billet, ou bien déjà  quand j’en fais un qui a un lien avec d’autres billets? Par exemple, j’ai écrit un petit compte-rendu de la troisième LBN, comme l’ont fait d’autres, mais je n’ai pas mentionné les adresses de leurs comptes-rendus dans mon billet (certains n’étaient pas écrits).

To trackback or not to trackback? That is the question.

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