Comment respirer avec ses mails en 5 étapes [fr]

[en] Five steps to feeling on top of your e-mail, with the new Gmail inbox.

Cet après-midi, j’ai aidé une amie à reprendre le contrôle de sa boîte de réception. Voici une marche à suivre (sous Gmail) pour vous aider à faire de même.

1. activez la nouvelle boîte de réception

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La nouvelle boîte de réception va trier pour vous vos e-mails, séparant les pubs, les messages provenant des réseaux sociaux, les mailing-listes, et les alertes automatiques.

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Ce qui est très sympa avec cette nouvelle boîte de réception c’est que le compte des mails à traiter n’inclut pas ceux des colonnes secondaires. Gmail vous indique en tête de colonne qu’il y a des nouveaux mails, mais dès que vous allez regarder, le compte disparaît. Gmail trie vos mails de façon à ce que ceux que vous avez besoin de traiter se trouvent dans la boîte principale. Tous les autres, c’est “pour info”.

2. créez des filtres

Si un e-mail n’est pas à sa place (en particulier s’il est dans votre boîte primaire alors qu’il ne devrait pas y être), déplacez-le sous l’onglet approprié. Gmail vous propose immédiatement de filtrer ainsi les autres mails de ce correspondant.

Des fois, c’est plus compliqué. Beaucoup de gens envoient des “newsletter” sauvages depuis leur boîte mail normale, par exemple (au lieu d’utiliser un service comme MailChimp). Comment faire le tri entre leurs mails-newsletters collectifs et les mails qui nous sont destinés?

Deux schémas courants:

  • la personne adresse l’e-mail-newsletter à elle-même, avec tout le monde en copie cachée
  • la personne n’adresse l’e-mail directement à personne, juste avec des copies cachées

Deux solutions:

  • le premier cas est simple: on spécifie dans le filtre que ce sont les e-mails de cette personne à elle-même qu’il faut filtrer
  • deuxième cas, un peu plus délicat: on peut indiquer qu’on filtre les e-mails de cette personne qui ne nous sont pas adressés.

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On peut demander à Gmail de faire passer un mail directement à l’archivage (sans passer par la boîte de réception), lui appliquer un label, ou le rediriger dans une des colonnes de la nouvelle boîte de réception.

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Où commencer? Avec votre boîte de réception principale. Commencez en haut, et à chaque fois que vous rencontrez un mail qui devrait en fait aller dans une autre colonne ou bien carrément passer direct à l’archivage, faites un filtre pour lui.

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3. archivez sans classer

Une grande part du stress de l’e-mail provient de cette boîte de réception sans fond, qu’on ne vide jamais, qui se remplit sans cesse, qui contient un mélange de choses traitées, à traiter, passées, et présentes. Si on est du genre à penser qu’il faut trier et classer ses mails, c’est encore pire: c’est une tâche sans fin.

La nouvelle inbox de Gmail ainsi que les filtres permettent d’en ralentir le remplissage. Il faut maintenant prendre soin du vidage.

La boîte de réception ne devrait contenir que deux types de mails:

  • les mails qu’on n’a pas encore regardés, et qui sont peut-être à traiter
  • les mails ouverts auxquels on n’a pas encore répondu ou sur lesquels on doit agir (= à traiter)

On ne voit donc dans sa boîte de réception que des chose qui requièrent une action de notre part. Il est complètement inutile de laisser trainer dans sa boîte de réception des vieilleries dépassées, des mails informatifs déjà lus, des e-mails auxquels on a déjà répondus.

Si on travaille sur un bureau, on garde la surface de la table relativement libre pour les affaire courantes. Le reste, ça va dans les tiroirs ou les armoires.

Il y a toutes les chances que les mails plus vieux que quelques semaines aient “disparu” de votre champ de vision. Soyons honnêtes, vous n’allez pas les traiter, sauf si on vous relance (= un nouveau mail) ou si vous y pensez à cause d’un événement extérieur. Ils n’ont donc plus rien à faire dans votre boîte de réception. Il faut donc les archiver, mais non les trier (si vous devez remettre la main dessus, une recherche sera bien plus efficace que de longues fouilles dans un système de libellés ou de dossiers bien trop complexe).

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Sélectionnez tous les messages plus vieux qu’une certaine date, et appuyez sur le bouton Archiver.

Pour ceux qui restent, sélectionnez tous les messages de la page, puis déselectionnez sélectivement (Cmd/Ctrl+clic) ceux qui doivent rester dans votre boîte de réception car vous devez encore les traiter. Archivez.

4. archivez sans merci au quotidien

Quand vous ouvrez votre inbox, la première chose à faire est de régler leur sort aux nouveaux mails: les déplacer dans les autres colonnes si c’est là qu’ils appartiennent, créer un filtre s’il y a lieu, y jeter un oeil.

  • Si une fois le mail lu il n’y a plus rien à faire, archivez-le immédiatement.
  • S’il demande une réponse courte et simple, répondez immédiatement.
  • Envoyez toujours vos mails à l’aide du bouton “Envoyer + Archiver” — une fois que vous avez répondu à un mail, c’est à votre interlocuteur de jouer, il n’a donc plus aucune raison d’encombrer encore votre champ de vision quand vous ouvrez votre boîte mail.

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Encore une fois: ne perdez pas de temps à classer vos mails. Vous les retrouverez suffisamment facilement grâce à la recherche. Et avec le temps économisé en classement, vous pouvez vous permettre de perdre de temps à autre une dizaine de minutes pour retrouver un e-mail bien caché.

De temps en temps, faites inbox zero: traitez tout ce qui reste à traiter dans votre boîte de réception, et reportez sur votre liste de tâche les e-mails qui résistent. Quant aux colonnes “secondaires”, il suffit de temps en temps de tout sélectionner et d’archiver, car vous aurez déplacé dans la boîte principale les éventuels mails demandant de l’attention de votre part au fur et à mesure.

5. et les libellés?

Les libellés peuvent être utiles si vous devez grouper des e-mails qui ne sont pas faciles à regrouper grâce à une recherche. Par exemple, tous les mails concernant le projet X. Mais attention: si les mails de votre projet X contiennent systématiquement certains mots-clés (=> recherche facile) ou proviennent toujours des deux mêmes interlocuteurs (recherche facile aussi), ne vous fatiguez pas à les libeller!

Associés aux filtres, les libellés permettent aussi de classer automatiquement certains types d’e-mails pour pouvoir faire des recherches parmi eux facilement.

Plus utile (et toujours avec les filtres), ils aident à rendre visibles certains e-mails dès leur arrivée. On peut donner une couleur de fond à un libellé, et donc “marquer” les e-mails d’un client important, ou qui nécessitent d’être particulièrement réactif.

De façon générale: utilisez peu de libellés, et triez très peu à la main.

Votre boîte mail vous fait-elle étouffer? Cette méthode vous est-elle utile? Faites-vous autrement pour éviter de vous sentir dépassé par votre courrier électronique?

3e #back2blog challenge (5/10), avec: Brigitte Djajasasmita (@bibiweb), Baudouin Van Humbeeck (@somebaudy), Mlle Cassis (@mlle_cassis), Luca Palli (@lpalli), Yann Kerveno (@justaboutvelo), Annemarie Fuschetto (@libellula_free), Ewan Spence (@ewan), Kantu (@kantutita), Jean-François Genoud (@jfgpro), Michelle Carrupt (@cmic), Sally O’Brien (@swissingaround), Adam Tinworth (@adders), Mathieu Laferrière (@mlaferriere), Graham Holliday (@noodlepie), Denis Dogvopoliy (@dennydov), Christine Cavalier (@purplecar), Emmanuel Clément (@emmanuelc), Xavier Bertschy (@xavier83). Follow #back2blog.

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LeWeb'08: The Revenge of E-mail (Panel) [en]

[fr] Quelques notes et réflexions autour de l'e-mail.

I arrived partway through this panel, and thought it was interesting. Here are a few notes followed my some of my rambling thoughts on the topic. (I’ll jump on the occasion to point you out to my friend Suw Charman’s work on “the e-mail problem“.)

The challenge for e-mail marketing is not getting through spam, but getting into the inbox (Nick Heys, Emailvision). I (Steph) had an interesting conversation a few months ago with Hervé Bloch, country manager Switzerland for Emailvision. I’m convinced there is a space for commercial e-mail communication which is respectful, not spammy, and actually adds value. My conversation with Hervé clearly contributed to me thinking that.

Nick Heys says the bottom line is trust: don’t send irrelevant stuff, respect the person’s decision, make sure it’s opt-in&

Olivier Mathiot says the opening rate has plummeted (15% opened today). People open e-mails when they know the sender and trust the content.

Catherine Barba notes that e-mail subjects are often very bad — Robert Scoble adds that there is the same problem with post titles: few bloggers know to write good titles (for viewing in FriendFeed or Technorati).

Strategy from the public: separate accounts (I do that — one for signing up, one for human beings. I have to admit that over the last year I’ve been using my “good” address more and more to sign up for stuff& need to think about that).

Robert mentions that he gets more and more “business” stuff through DMs, which is disastrous because he can’t sort them, forward them, copy other people on the response.

Somebody in the audience mentioning that teenagers have on average 7 e-mail addresses (I find that surprising, to be honest). He says that e-mail is being used to define personas, and separate things out, and that’s where we’re going. I think he misses the point that teenagers do not behave like adults (you can’t draw conclusions about adult behavior by studying teenagers), that putting up barriers between different parts of your life is characteristic to that phase in life, and that ultimately, it is not necessarily a healthy thing when done in an extreme way.

My experience is that we are caught in between two movements: one that tends to separate out parts of our lives, and one that tends to bring our whole life together (integration). We are somewhere in the middle of that tension between two extremes, and neither of those extremes are viable: complete openness and transparency doesn’t work (we do need some privacy) and complete separation between aspects of our lives, taken to the extreme, is split personality disorder.

I do use two (or more) e-mail addresses, but it’s quite clear that over time, their usage tends to seep one into the other. I know from people who use separate addresses for work and personal exchanges that it breaks down for them too.

One completely underused “tool” (or rather, feature) of e-mail is filters. Particularly amongst non-techy people (and possibly techies too), I find that those who are most overwhelmed with their e-mail also do not use filters at all. Filters help you prioritise, keep “for possible future reference but not that interesting now” e-mails out of your inbox, and are pretty easy to set up.

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Paypal Scam Nearly Got Me [en]

How I almost got scammed by people masquerading as PayPal. Remember to always type https://paypal.com in your browser, and never to click links!

I consider myself pretty web-savvy and spam/hoax-aware. Today I very nearly got fooled into giving my PayPal information to some shady characters.

This morning I got an e-mail from PayPal — or so I thought. It looked nice and branded, no spelling or grammar mistakes, security warnings telling me not to give my password or anything to anybody, and even a link inviting me to go and see PayPal’s Security Tips page. It was just asking me to login on the site and check my data there (that’s what I understood then, re-reading it now, it says they will verify the information I have entered, which is much more fishy).

I had already made a mental note of one of the PayPal warnings, which is to not trust any other site than https://www.paypal.com/ (I’m not linking it so as not to encourage you to click on links which seem to point there — you’ll understand why in a minute). Now, remember this was early morning for me (don’t you also check your e-mail in the morning?). I clicked on the login link, and noticed the browser was sending me to a website identified by an IP address (194.183.4.23 in this case). I stopped everything, and clicked the nice blue link that said https://www.paypal.com/us/cgi-bin/cmd=profile-update. The login page looked furiously like the real PayPal login page, and I was about to login with no second thoughts when I noticed the name in the browser bar was http://www.ssl2-paypal.com/support/update.html — not the link I had clicked on!

I had seen this address before, in another “PayPal” e-mail I had got a couple of weeks back. Already then they had managed to fool me, even though the e-mail was less well crafted than this time. I smelled a rat, so finally typed https://paypal.com/ in my browser and logged in there. Nothing special happened.

I dug out the previous e-mail, slightly worried now. You see, although I had been suspicious about this first e-mail, I do remember that I had logged in somewhere. But to this moment I’m not sure if I logged into the fake website or if I had the sense to point my browser to the real PayPal website myself before logging in. I think I did, I hope I did, and in any case I just checked my account for fraudulous activity and changed my password. The first e-mail was really bad, but I was convinced enough that it came from PayPal to forget about it, just making a mental note that their copywriting was really really poor.

This made the second scam e-mail seem all the more real: when I got it, I thought “oh, so that last e-mail must really have been a fake, this is what a real one looks like.” Poor unsuspecting me.

At this point, I still thought the second e-mail was a “real” one, but that the ssl2-paypal people had someway managed to hack a redirect on the official PayPal site. I hadn’t looked at the e-mail source yet, see?

Anyway, I decided to report the first e-mail I had received.

Coming back home at the end of the day, I had an automated response from PayPal regarding my complaint. It again stated all the security measures to take, in particular the one about always typing https://paypal.com in your browser. And I thought: “you doofuses, you had better stop putting clickable links in your e-mails if you want people to get used to typing the address!”

I was going to respond to them with a more politically correct comment in that direction when I went to have a second look at the e-mail (which, I remind you, I still thought legitimate) I had got in the morning. And that is when I realised that the beautiful blue link was in fact a fake link, disguised as a real one. You can put anything in the href attribute of an achor tag — the catch here is that their link looks a lot like the blue links e-mail reading programs create when they encounter plain-text URL’s.

So, there we go. I was nearly caught by those not-that-dumb spammers. Remember the golden rule:

Always TYPE the address in your browser, don’t CLICK on links in PayPal or other e-mails.

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