Huit conseils de survie pour indépendants [fr]

J’écris beaucoup en anglais sur des sujets qui touchent les indépendants, dans la catégorie Being the Boss et aussi, dans une moindre mesure, Life Improvement. Aujourd’hui, j’ai envie d’offrir à mes lecteurs francophones indépendants quelques conseils de survie. J’aurais bien fait de les suivre à mes débuts, et je suis bien consciente qu’on n’apprend jamais mieux qu’à travers ses propres erreurs, mais parfois, parfois, les expériences d’autrui peuvent être précieuses.

Sans plus attendre, lançons-nous donc.

1. Barricader votre temps personnel

Surtout en début de carrière indépendante, à plus forte raison si l’on a transformé en métier une passion, il est facile de se laisser griser par la liberté des horaires et l’impression que “le travail n’est plus du travail”. Le problème de la plupart des indépendants, c’est qu’ils travaillent trop. Fatigue, stress, ou même burn-out les attendent au contour.

Préservez jalousement votre temps personnel: pour dormir, manger, vous détendre, et fréquenter famille et amis. Même si c’est frustrant au départ, fixez-vous des règles: pas de travail le week-end, ou le dimanche, ou après 19h. Ou pas de travail le matin si vous avez travaillé le soir. Plus tard, avec l’expérience, vous apprendrez quand vous pourrez faire des exceptions sans trop en souffrir. Mais pour commencer, soyez stricts.

2. L’agenda de votre client n’est pas plus important que le vôtre

La liberté d’horaire qui va avec beaucoup de métiers indépendants est très agréable et pratique, mais cela ne signifie pas que vous devez à tout prix offrir la flexibilité maximale à vos clients. Si vous avez l’habitude de concentrer vos rendez-vous sur certaines journées (une pratique que je recommande) et que vous y tenir nécessite de ne voir le client que dans deux semaines, ce n’est pas votre entière responsabilité. Si votre client annule un rendez-vous et veut du coup vous voir sur une de vos plages de temps personnel, apprenez à être ferme.

En donnant la priorité à l’agenda de votre client, vous cédez à son urgence, et mettez le petit doigt dans l’engrenage d’une forme d’esclavage.

Cela ne veut pas dire qu’il ne faut jamais faire d’exceptions. Mais faites d’abord l’expérience d’être intransigeant, pour être ensuite libre dans vos exceptions.

3. Etre plus cher, quitte à perdre quelques clients

La plupart des indépendants que je connais travaillent trop et ne gagnent pas assez d’argent. Souvent, simplement parce qu’ils ne sont pas assez chers. Il vaut mieux perdre des mandats parce qu’on est trop cher (et croyez-moi, si vos prix sont justes vous serez régulièrement “trop cher” pour quelqu’un) que d’accepter des mandats trop gros pour des tarifs trop bas et travailler à perte ou pour 20.- de l’heure, à ne plus s’en voir les mains.

“Gérer” un client (du premier contact, voire des efforts marketing engagés pour l’attirer, jusqu’au paiement final) c’est aussi du travail, et même si vous ne pouvez pas le facturer, vous devez en tenir compte lorsque vous calculez vos tarifs pour rentrer dans vos frais. Ce sont vos frais fixes, si on veut — le “coût d’acquisition” du client.

4. Faire payer des acomptes

Face au client qui est souvent une entreprise, l’indépendant est en position de faiblesse. Si quelque chose va de travers, c’est en général l’indépendant qui casque (comprenez: il ne se fait pas payer, ou cède à la pression de faire du travail supplémentaire pour le même montant). Le client court très peu de risques de payer pour du travail qui n’est pas fait, comme le travail est généralement facturé après-coup. Bien sûr, l’indépendant peut engager des poursuites si son client ne paie pas, mais il n’a pas à disposition l’appareil judiciaire ou les ressources financières (ou le temps!) pour mener ce genre d’opération jusqu’au bout. Sans compter que les sommes à investir dépassent souvent largement celles qui sont dûes.

Afin de partager un peu les risques, il faut faire payer un acompte au client avant de démarrer le travail. 50%, c’est bien — au minimum 30%. L’intérêt de l’acompte est double: d’une part, il vous donne de quoi payer une facture ou deux pendant que vous travaillez sur le mandat (que le premier indépendant n’ayant jamais connu de problèmes de liquidités s’annonce!), et d’autre part, il permet de trier les clients. Un client qui refuse de payer un tel acompte n’est probablement pas un client avec lequel vous désirez travailler — ce qui nous amène au point suivant.

5. Repérer au plus tôt les “clients difficiles” et ne pas travailler avec

Un client qui commence par mettre en question vos tarifs ou vos compétences, refuse de régler un acompte, annule un rendez-vous ne va pas magiquement se transformer en client modèle pour la suite de votre relation. Si ça démarre mal, il y a de fortes chances pour que ça continue mal et que ça finisse également mal, et que vous ayez eu avantage, en fin de compte, à ne pas travailler pour le client en question. Un client qui commence par être difficile continuera généralement à l’être.

Ayez donc l’oeil vif et alerte lors de vos premiers contacts avec un nouveau client, pour les signes avant-coureurs de problèmes à venir. S’il fait des problèmes pour payer votre acompte, par exemple, il y a fort à parier qu’il fera des problèmes ailleurs aussi.

Le cadre de travail, c’est nous, en tant qu’indépendants, qui le posons. Ce n’est pas au client de dicter les termes — mais si vous le laissez faire, il le fera, parce que quelqu’un doit bien diriger les opérations. Ayez donc un cadre de travail, un processus, que vous expliquez au client et auquel vous vous tiendrez. C’est rassurant aussi bien pour lui que pour vous.

Et renoncez sans regrets aux clients qui s’annoncent trop difficiles.

6. Avoir des traces écrites

En parlant de cadre de travail, ayez des traces écrites de vos accords avec vos clients (on dira que l’e-mail, c’est suffisant dans la plupart des cas). Les discussions se font souvent par téléphone ou en face-à-face, et dans ce cas, dites au client que vous allez lui envoyer un petit mail récapitulatif de votre accord. Terminez celui-ci par quelque chose comme “merci de bien vouloir me confirmer par retour de mail que tout ceci est en ordre pour vous”.

Il n’est pas inutile non plus d’avoir un document “générique” détaillant vos conditions, que vous pouvez joindre à un tel envoi. Versement d’acompte, conditions de paiement, d’annulation, ce qui est inclus ou non dans la prestation, et même, si c’est pertinent pour votre situation, la petite phrase “je décline toute responsabilité en cas de XYZ”.

La plupart de vos clients ne vous causeront jamais de problème. Mais pour celui qui le fera, ce serait quand même dommage de ne pas s’être couvert un minimum. Et le faire par écrit dans un document “générique” me paraît une bonne solution pour ne pas froisser le client normal, bien-pensant, et honnête.

7. Engager un comptable

A moins d’être un pro de la compta vous-même, engagez un comptable. Oui, ça fait des frais, mais que de soucis en moins! Les comptes de votre entreprise seront en ordre, votre déclaration d’impôts aussi, et en cas de contrôle fiscal, c’est un professionnel qui s’en sera occupé, ce qui ne peut que faire bonne impression.

Si votre comptable est trop cher pour que vous lui confiez la tâche de faire toutes les écritures, regardez si vous pouvez trouver quelqu’un d’autre à qui déléguer cette tâche (y compris le classement ordré de vos quittances).

Et si vous le faites vous-même, faites-le à mesure! (Oui je sais, c’est pénible et en général on n’arrive pas à tenir, c’est pour ça que je recommande de confier cette tâche à quelqu’un d’autre.)

8. Facturer à mesure

Entre le moment où l’on facture et le moment où l’argent arrive sur votre compte en banque, il peut s’écouler du temps. Il est donc impératif de ne pas attendre d’avoir besoin d’argent pour envoyer vos factures! (Rigolez, ça paraît stupide, mais je l’ai fait longtemps et j’en connais d’autres dans ce cas.) Dès que le mandat est terminé, la facture part.

Un autre avantage à faire payer des acomptes: j’envoie personnellement souvent mes factures avant d’avoir effectué le travail, précisant les conditions de paiement (acompte de 50% dès réception de la présente, solde à payer x jours après la fin du mandat ou la date de la conférence ou de la formation). Comme ça ma part est faite.

Comme vous le voyez, ces conseils concernent l’hygiène de vie de l’indépendant (et sa santé mentale sur le long terme!) plutôt que des questions pratiques sur le réseautage, la négociation, l’établissement des tarifs, ou l’organisation du travail. Ces derniers points sont importants également, mais les compétences dans ces domaines sont complètement inutiles si on ne tient pas le rythme. (C’est tout lié, c’est sûr, mais il faut bien hierarchiser un peu.)

J’espère qu’ils pourront être utiles à certains!

Sortons nos agendas [fr]

[en] If you're in the Lausanne or Geneva area, here are a whole bunch of dates to jot down so that you don't miss any of the fun!

Ceux qui me suivent sur Twitter (ou activement ailleurs, comme Facebook) auront remarqué que je redonne un coup de gaz à l’événementiel, ces temps. Voici un petit récapitulatif des dates annoncées aux quatre coins du web, et d’autres encore. Sortez votre crayon ou votre trackpad (suivant quel forme a votre agenda) et prenez note! Cliquez les liens pour plus d’informations.

J’ai oublié quelque chose? Au plaisir de vous voir bientôt, en tous cas!

Update, 28.09.09: Pascale me fait gentiment remarquer que je n’ai pas mentionné la conférence Paris-Web, qui aura lieu à Paris les 8-9-10 octobre. Effectivement, ce n’est pas très “local” comme info, mais pour les geeks qui sauteraient volontiers dans le TGV, je ne peux que vous recommander de vous y rendre!

Invitée de deux First de Rezonance: 15 septembre et 6 octobre [fr]

[en] On 15th September and 6th October, I'm invited to participate in two panel discussions where I will present the work done with the eclau coworking space.

J’ai le grand honneur d’avoir été invitée comme intervenante à deux First organisés par Rezonance:

Les First sont des conférences libres et gratuites — je vous encourage vivement à y participer. C’est l’occasion d’assister à des présentations et débats sur des thèmes d’actualités et de rencontrer ensuite des personnes intéressantes de la région autour d’un apéro. Pour s’inscrire, il suffit de créer un compte (gratuit) sur le site rezonance.ch, ce qui est de toute façon une bonne idée (Rezonance est un réseau social professionnel genre LinkedIn, mais suisse romand et assez orienté entreprenariat).

De quoi vais-je parler? De l’eclau, principalement. De Going Solo, également, lors de la deuxième date.

Je pense que ce qui sera particulièrement intéressant pour moi le 15 septembre, c’est de parler du fait que l’eclau n’a pas du tout été créé dans un état d’esprit “expressément solidaire” à la base — mais que l’entraide et la solidarité qui y règnent sont le produit naturel d’une formule coworking qui privilégie les rapports humains et la diversité.

Le 6 octobre, j’espère avoir l’occasion de montrer les ponts qui existent entre Going Solo et l’eclau (l’idée de la liste Coworking Léman est née à Going Solo, et c’est cette liste qui a permis les premières étapes de la mise sur pied de l’Espace Coworking Lausanne) et aussi de discuter les différences entre entreprenariat et indépendance.

Ce ne sont pas mes premiers First: il y a trois ans environ, j’avais été invitée au First consacré à L’Age de Peer avec Alban Martin (charrette, il faut vraiment que je finisse ce bouquin, je commence à avoir la honte!) — pour ceux que le sujet intéresse, je signale en passant le First du 4 septembre, “Copyright vs. Community” à l’ERACOM à Lausanne.

Ah oui, et pendant qu’on est dans les agendas: ne ratez pas l’émission Scènes de Ménage sur la TSR1 mercredi 16 septembre vers 20h05 — on y parle des bureaux en open space, avec à la clé un sujet sur l’eclau, tourné en mai dernier.

Maker Days and Manager Days [en]

A few months ago I wrote an article called Office vs. Errand Days, where I explained that I had started grouping my errands on certain days and making sure that I had meeting-free office days on others.

I’ve just finished reading Paul Graham’s excellent essay Maker’s Schedule, Manager’s Schedule, and realized that what I have been doing is separating my days into “manager’s schedule days” and “maker’s schedule days”.

As a freelancer, I am both: I’m the manager who meets people, has speculative meetings, receives new clients or gets interviewed by journalists. But I’m also the maker: a whole bunch of what I get paid for has to be done quietly in the office. And a whole bunch of what I need to do to get paid work also happens in the office.

So, if I’m not careful, I let the manager’s schedule take over my week, I’m super-busy but I don’t really get any paid work done, or proper prospecting.

So, here’s to grabbing my calendar again and making sure I put enough “maker days” into each of my weeks. And here’s to saying “no” firmly but gently when asked to interrupt one of my “maker days”. Even if I’m the person I need to say no to.

Sortez vos agendas pour juin [fr]

[en] Not much writing, but a few dates. The next Bloggy Friday, eclau apéro and breakfast, my birthday barbecue. And where to sign up if I know you and you want a chance to go out on the lake with the boat.

C’est un peu la panne d’écriture ces temps-ci, non? Trois billets entamés mais pas finis, le soleil qui brille et m’incite plutôt à rester sur mon balcon avec le chat et un bon bouquin, le lac et la montagne qui m’appellent… Envie de faire autre chose que m’asseoir devant mon ordinateur, et de laisser au repos les divers combats qui souvent me poussent à prendre mon clavier.

En attendant, je vous invite à sortir vos agendas et à noter:

  • le Bloggy Friday du 5 juin à Lausanne (c’est vendredi!)
  • côté eclau, p’tit déj le 10 et apéro le 16
  • pour ceux de mes lecteurs qui sont aussi mes amis (en gros, si je vous connais aussi ;-)): mon traditionnel barbecue d’anniversaire aura lieu cette année le 11 juillet (plus d’infos suivra) et si vous voulez profiter des sorties en bateau, c’est par ici (une place de dispo entre autres le 12 juin pour descendre à Genève avant le Bol d’Or)

N’oubliez pas de bien profiter des longues et chaudes soirées de cette époque de l’année!

Une série de dates [fr]

[en] A few dates for local events around eclau.

Ce vendredi, 24 avril, c’est Backup Awareness Day. Publiez un article sur votre blog pour encourager vos lecteurs à faire leurs sauvegardes, aidez vos amis à le faire, et faites vos propres sauvegardes (ordinateur + sites!).

Vendredi 1er mai: Bloggy Friday à 20h, comme d’hab! (Je ne serai peut-être pas là, mais qu’à cela ne tienne…)

Lundi 4 mai: Website Pro Day 4 à l’eclau. On se retrouve dans un même espace physique pour une même mission: se consacrer à la mise à jour ou au dépoussiérage de notre site web professionel (ou de notre présence en ligne professionnelle). Inscrivez-vous ici sur Facebook.

Vendredi 15 mai: P’tit déj de l’eclau, ouvert à tous, il suffit de s’annoncer.

Mardi 16 juin: prochain apéro de l’eclau, notez déjà la date! (Apéro dînatoire, dès 18h.)

Office vs. Errand Days [en]

[fr] Ma solution pour rester un peu en contrôle de mon agenda: bloquer des journées entières de travail au bureau sans rendez-vous, et concentrer tout ce qui implique sorties, courses, cours, meetings, rencontres sur d'autres journées. Etre ferme, avec soi-même tout d'abord.

These last weeks have been pretty hectic. Large amounts of stress (work and personal), slipping deadlines, contemplation of possible big changes ahead… I had the feeling that I was spending each of my days running around and not having the time to do any of all the hyper-urgent things I needed to deal with.

Now things are much calmer. I caught up with my deadlines (boy, were they running away fast!) and am much more relaxed. So, of course, it’s easy to figure out solutions that make things better and talk about them when things are better but… who knows, maybe these solutions did actually help me 😉

Actually, “this solution”: concentrate meetings and errands on given days. Book whole days in the office. Be firm with yourself. I actually put huge “booked!” meetings in my calendar. And I don’t make exceptions. Because when you start making exceptions, even with very good reasons, it’s the beginning of the end — and before long your whole week is just riddled with appointments and meetings, like a piece of old Emmental cheese.

Monthly/Weekly Calendar Improved [en]

[fr] Une amélioration du planning que je me suis fabriqué. Les semaines sont verticales (plus logique vu que le temps file verticalement durant un jour). Il y a une version française en PDF.

Screenshot of calendar days. I barely started using the calendar I created for myself that I’ve already made some major interface changes: most significant being that I’ve shifted the weeks from horizontal to vertical view. You still get four months on a single sheet of paper, but you have to hold it the other way.

The reason for this is that time inside a day flows vertically (morning things at the top of the day box, evening things at the bottom). It makes more sense for me to have the next morning straight below the current day’s evening. This means I lose an “at a glance” view of “all my mornings this week” or “all my evenings this week” — but I’m glad to sacrifice that for some temporal continuity, and an easier view of “my next Tuesday afternoons”.

I’ve also revised the six little lines used to fill up the days: two large ones for a.m. and p.m. (marked as such), one fine one for lunch and supper, and another not-so-thick one for evening. On my version of the calendar, I’ve also pre-filled regular weekly commitments (judo, singing, etc). The screenshot shows you what it looks like.

Here is the new version of this calendar (version française). If you want to edit stuff, get the Open Office 2 version.

Weekly/Monthly Planner [en]

[fr] Un agenda mensuel fait sur mesure (4 mois sur une page recto-verso).

When my iBook last broke, I found myself yet again withough my Calendar (I was using iCal religiously). I did two things: I started using Google Calendar, and I bought myself a very small and thin paper planner (my handbag tends to be in a permanent burst-at-the-seams mode).

Yesterday, I decided I needed more writing space on my planner, so I made myself a custom monthly planner [14K PDF] (get it in Open Office 2 format [8K]if you want to play with it). It’s still a 0.1 alpha version so it can certainly be muchly improved.

It holds two months on each page, so by printing back and front you get four months on one sheet of paper. Keep the first column for weekly stuff and notes. Write the days of the weeks in the top row (month in the first cell). Add date (just the day!) in the corner of each square. There are six lines in each day to make it easier to organise stuff (two for morning, two for afternoon, two for evening, or however you please).

If you download it and make improvements, be sure to share them with us!