Comment respirer avec ses mails en 5 étapes

[en] Five steps to feeling on top of your e-mail, with the new Gmail inbox.

Cet après-midi, j’ai aidé une amie à reprendre le contrôle de sa boîte de réception. Voici une marche à suivre (sous Gmail) pour vous aider à faire de même.

1. activez la nouvelle boîte de réception

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La nouvelle boîte de réception va trier pour vous vos e-mails, séparant les pubs, les messages provenant des réseaux sociaux, les mailing-listes, et les alertes automatiques.

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Ce qui est très sympa avec cette nouvelle boîte de réception c’est que le compte des mails à traiter n’inclut pas ceux des colonnes secondaires. Gmail vous indique en tête de colonne qu’il y a des nouveaux mails, mais dès que vous allez regarder, le compte disparaît. Gmail trie vos mails de façon à ce que ceux que vous avez besoin de traiter se trouvent dans la boîte principale. Tous les autres, c’est “pour info”.

2. créez des filtres

Si un e-mail n’est pas à sa place (en particulier s’il est dans votre boîte primaire alors qu’il ne devrait pas y être), déplacez-le sous l’onglet approprié. Gmail vous propose immédiatement de filtrer ainsi les autres mails de ce correspondant.

Des fois, c’est plus compliqué. Beaucoup de gens envoient des “newsletter” sauvages depuis leur boîte mail normale, par exemple (au lieu d’utiliser un service comme MailChimp). Comment faire le tri entre leurs mails-newsletters collectifs et les mails qui nous sont destinés?

Deux schémas courants:

  • la personne adresse l’e-mail-newsletter à elle-même, avec tout le monde en copie cachée
  • la personne n’adresse l’e-mail directement à personne, juste avec des copies cachées

Deux solutions:

  • le premier cas est simple: on spécifie dans le filtre que ce sont les e-mails de cette personne à elle-même qu’il faut filtrer
  • deuxième cas, un peu plus délicat: on peut indiquer qu’on filtre les e-mails de cette personne qui ne nous sont pas adressés.

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On peut demander à Gmail de faire passer un mail directement à l’archivage (sans passer par la boîte de réception), lui appliquer un label, ou le rediriger dans une des colonnes de la nouvelle boîte de réception.

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Où commencer? Avec votre boîte de réception principale. Commencez en haut, et à chaque fois que vous rencontrez un mail qui devrait en fait aller dans une autre colonne ou bien carrément passer direct à l’archivage, faites un filtre pour lui.

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3. archivez sans classer

Une grande part du stress de l’e-mail provient de cette boîte de réception sans fond, qu’on ne vide jamais, qui se remplit sans cesse, qui contient un mélange de choses traitées, à traiter, passées, et présentes. Si on est du genre à penser qu’il faut trier et classer ses mails, c’est encore pire: c’est une tâche sans fin.

La nouvelle inbox de Gmail ainsi que les filtres permettent d’en ralentir le remplissage. Il faut maintenant prendre soin du vidage.

La boîte de réception ne devrait contenir que deux types de mails:

  • les mails qu’on n’a pas encore regardés, et qui sont peut-être à traiter
  • les mails ouverts auxquels on n’a pas encore répondu ou sur lesquels on doit agir (= à traiter)

On ne voit donc dans sa boîte de réception que des chose qui requièrent une action de notre part. Il est complètement inutile de laisser trainer dans sa boîte de réception des vieilleries dépassées, des mails informatifs déjà lus, des e-mails auxquels on a déjà répondus.

Si on travaille sur un bureau, on garde la surface de la table relativement libre pour les affaire courantes. Le reste, ça va dans les tiroirs ou les armoires.

Il y a toutes les chances que les mails plus vieux que quelques semaines aient “disparu” de votre champ de vision. Soyons honnêtes, vous n’allez pas les traiter, sauf si on vous relance (= un nouveau mail) ou si vous y pensez à cause d’un événement extérieur. Ils n’ont donc plus rien à faire dans votre boîte de réception. Il faut donc les archiver, mais non les trier (si vous devez remettre la main dessus, une recherche sera bien plus efficace que de longues fouilles dans un système de libellés ou de dossiers bien trop complexe).

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Sélectionnez tous les messages plus vieux qu’une certaine date, et appuyez sur le bouton Archiver.

Pour ceux qui restent, sélectionnez tous les messages de la page, puis déselectionnez sélectivement (Cmd/Ctrl+clic) ceux qui doivent rester dans votre boîte de réception car vous devez encore les traiter. Archivez.

4. archivez sans merci au quotidien

Quand vous ouvrez votre inbox, la première chose à faire est de régler leur sort aux nouveaux mails: les déplacer dans les autres colonnes si c’est là qu’ils appartiennent, créer un filtre s’il y a lieu, y jeter un oeil.

  • Si une fois le mail lu il n’y a plus rien à faire, archivez-le immédiatement.
  • S’il demande une réponse courte et simple, répondez immédiatement.
  • Envoyez toujours vos mails à l’aide du bouton “Envoyer + Archiver” — une fois que vous avez répondu à un mail, c’est à votre interlocuteur de jouer, il n’a donc plus aucune raison d’encombrer encore votre champ de vision quand vous ouvrez votre boîte mail.

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Encore une fois: ne perdez pas de temps à classer vos mails. Vous les retrouverez suffisamment facilement grâce à la recherche. Et avec le temps économisé en classement, vous pouvez vous permettre de perdre de temps à autre une dizaine de minutes pour retrouver un e-mail bien caché.

De temps en temps, faites inbox zero: traitez tout ce qui reste à traiter dans votre boîte de réception, et reportez sur votre liste de tâche les e-mails qui résistent. Quant aux colonnes “secondaires”, il suffit de temps en temps de tout sélectionner et d’archiver, car vous aurez déplacé dans la boîte principale les éventuels mails demandant de l’attention de votre part au fur et à mesure.

5. et les libellés?

Les libellés peuvent être utiles si vous devez grouper des e-mails qui ne sont pas faciles à regrouper grâce à une recherche. Par exemple, tous les mails concernant le projet X. Mais attention: si les mails de votre projet X contiennent systématiquement certains mots-clés (=> recherche facile) ou proviennent toujours des deux mêmes interlocuteurs (recherche facile aussi), ne vous fatiguez pas à les libeller!

Associés aux filtres, les libellés permettent aussi de classer automatiquement certains types d’e-mails pour pouvoir faire des recherches parmi eux facilement.

Plus utile (et toujours avec les filtres), ils aident à rendre visibles certains e-mails dès leur arrivée. On peut donner une couleur de fond à un libellé, et donc “marquer” les e-mails d’un client important, ou qui nécessitent d’être particulièrement réactif.

De façon générale: utilisez peu de libellés, et triez très peu à la main.

Votre boîte mail vous fait-elle étouffer? Cette méthode vous est-elle utile? Faites-vous autrement pour éviter de vous sentir dépassé par votre courrier électronique?

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5 Responses to Comment respirer avec ses mails en 5 étapes

  1. Merci pour le tuto! “De façon générale: utilisez peu de libellés, et triez très peu à la main.”

    Personnellement, je trie pratiquement rien à la main, mais j’ai plein de libellés, de couleurs différentes, des règles pour classer automatiquement le tout. Peut-être parce que j’ai plusieurs comptes email, ça me permet de regrouper les messages par compte. Et comme la fonction Recherche est si puissante sur Gmail, on retrouve tout ce qu’on veut dans les archives, même bien des années plus tard! Il en faut, des agents us pour lire tout ça ;-)

  2. Intéressant, je vais regarder comment cela peut s’intégrer à ma façon de faire actuelle.

    De mon côté, j’ai appris qu’il fallait faire la différence entre trier et traiter. Grâce à cela, et avec les 5 boîtes de courriels de gmail, j’ai intégré la matrice d’Eisenhower (important et urgent).

    Je trie rapidement chacun de mes courriels en moins de 1 à 2 minutes et j’obtiens le fameux zéro index. Ensuite, je passe en mode traitement en priorisant ainsi:

    1- important et urgent 2-important et non-urgent 3-urgent et non-important 4-non-urgent et non-important 5-en attente

    Je décris le reste dans mon billet: 5 étapes pour reprendre le contrôle de votre boîte de courriels.

    Selon moi les 2 méthodes sont compatibles, la tienne automatisant certaines étapes de la mienne.

  3. Marie-Jo says:

    De bons conseils qu’on lit depuis 10 ans et qui restent valables. Le problème c’est que les outils n’évoluent pas. Celui que j’utilise depuis de nombreuses années est fantastique pour lier contact, emails, événements dans l’agenda mais faiblard pour la synchronisation entre plusieurs appareils. Très bon aussi pour l’archivage des mails grâce à un format .msg lisible même par un notepad. Les nouvelles apps comme Gmail sont bien plus médiocres en liaisons et en gestion des contacts. Mais plus rapides pour la catégorisation et meilleures en recherche. Leur usage, en revanche, est essentiellement axé online. Merdique pour ceux qui veulent ou doivent travailler offline (dans le train) tous les jours. En d’autres mots, en 15 ans chacun a investi bcp de temps et d’argent pour bien peu de bénéfices concrets. Franchement ça me gonfle. A la place de tout ce “hype” sur le cloud, je préfèrerait des petits pas en avant discrets, efficaces et concrets. A partir d’une analyse minutieuse de l’existant et de ses lacunes.

  4. Luca Palli says:

    Presque pas croyable vu mon “amour”, mais je n’avais pas remarqué que la nouvelle boite de réception était disponible!

    Après seulement quelques heures d’usage je la trouve intéressante, mais c’est encore trop tôt pour une évaluation définitive.

    J’appliquai déjà la plus part des autres conseils, mais de façon presque inconsciente, les retrouver documentés et expliqués est fort utile.

  5. Alors justement, moi je dirais que Gmail fait évoluer l’e-mail, là…

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